檔案整理精選(九篇)

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第1篇：檔案整理范文

一、科技檔案分類的目的

1、實現科技檔案的系統化和科學管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或專題目錄）。

3、為科技檔案的統計和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應力求保持科技檔案之間的有機聯系。

內容相近的科技檔案，只能在同一大類或屬類中出現，而不應在不同的類中出現。

2、分類要符合檔案形成專業或形成單位科技活動的特點。

由于不同專業和不同類型的單位，其生產、技術活動的性質、任務和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機械、冶金、化工、紡織專業系統之間；工業建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡單化地采用同一種方法。

3、在一個專業系統或一個單位內部，同一種科技檔案，在同一層次內的分類標準應該一致。

只有標準一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。但是對于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標準允許有所不同。分類的結果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應力求按專業系統實現標準化。

專業系統分類的標準化，有利于科技檔案向科技專業檔案館移交，實現科技檔案管理的現代化，也便于同一專業系統內科技檔案工作人員之間的業務交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數量的多少來決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過程中，科技檔案數量多的應分得細一點，數量少的應分得簡略些。在同一單位內，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項目為單元劃分科技檔案的類別。它適用于基本建設檔案。

2、型號分類法：以各個型號的產品或設備為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于機械產品檔案和設備檔案。

3、課題分類法：以各個獨立的研究課題為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業分類法：按科技檔案反映的專業性質分類。

5、地域分類法：根據科技檔案內容所反映的地域特征劃分類別，如測繪檔案。

6、時間分類法：按照科技檔案內容反映的時間特征進行分類。

在實際分類中，往往是幾種分類方法相結合，才能得出一個較好的分類方案。例如，機械設備檔案，一般采用型號分類法，但如果機械設備很多，我們可以先根據設備的使用性質（專業）進行分類，然后在同一使用性質范圍內再按型號分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表。科技檔案分類表是用來組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據和標準。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內，使每一卷科技檔案都有對號入座的位置，查找時只要說出有關的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應以專業系統的分類為指導。

2、分類方案應當有足夠的容量，能包容本單位庫藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應當是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學、合理，分類方案應相對穩定。

㈡科技檔案分類方案的結構

一個完整的科技檔案分類表，主要內容包括：說明和分類表兩部分。

1、說明：分類所依據的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經過等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現，是許多類目依照一定的原則組織起來的一個科學體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個屬類，每一屬類又可分為哪幾個小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據。

在分類方案中，類目的設置一般是以科技檔案所含的內容來作為分類標準的，因為這是科技檔案最主要的東西，是它的本質屬性。

在分類表中，每一個類目應分別給以一定的代號，代號可以用字母也可以用數字，由字母和數字組成的代號稱為混合號碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫藏科技檔案的內容構成和形成特點。

2、根據科技檔案分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標準和分類方法。

3、設置科學、合理的類目體系，以文字敘述和圖表的形式表示出來。

類目體系確定后，應給每個類目以固定的代字或代號，并用文字敘述或圖表的形式將類目體系表達出來。

4編寫分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個案卷應歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫房內分類排架的位置。

3、確定案卷的類號

確定每一個案卷所屬類目的過程也是給這個案卷以分類號的過程。但是分類號不等于就是案卷的排架號，因為同一類號下還有眾多的案卷，如果沒有適當的方法把它們區分開來，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來。因此，有了分類號還得編制案卷排架次序號碼，分類號加上排架號就是案卷的索取號。

科技檔案的編號

一、什么是科技檔案的編號（定義）

科技檔案的編號，是指科技檔案案卷的編號。它是科技檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號。（是科技檔案分類號和案卷順序號的組合體）

二、科技檔案編號的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號的編制要求

1、要反映科技檔案系統整理后的科學秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致。

2、科技檔案號由代字和代號組成。

3、編號應力求簡明，不要過于繁雜。

要編號簡明，首先要做到分類簡單，其次是類號表示簡化，否則難以使編號簡明。

4科技檔案號是一個獨立的號，一個科技檔案號只能代表一個案卷，同一個檔案號不能代表兩個以上不同的案卷。

四、科技檔案號的結構

科技檔案案卷檔號的結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號

科技檔案文件的檔號結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號——件號

1、全宗號的編制方法

全宗號是一個進館單位所有檔案（即全宗）的代號，由檔案館給出，如果不屬進館單位，全宗號可以省略。

2、實體分類號的編制方法

科技檔案的實體分類號由實體分類方案中的類目代號和項目代號（即產品、工程、課題、設備的代字或代號）兩部分組成。如果不用項目代號，也可直接用實體分類方案中的代號。各類目代號之間通常用“．”隔開。

3、案卷順序號的編制方法

科技檔案案卷順序號是指該案卷在其分類的最后一級類目下的排列順序號，從“1”開始依次順延。案卷號與分類號之間通常用“—”隔開。

4、件號的編制方法

件號是案卷內每一份文件的排列次序，每卷從“1”開始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號：按分類登記的排列次序號，每類從1開始。

⑵檔案號：即“檔號”。科技檔案案卷的編號（見案卷封面）。

⑶案卷題名：（見案卷封面）

⑷頁(件)數：科技檔案案卷內文件的頁數或件數，裝訂案卷為“頁數”，不裝訂案卷為“件數”。

⑸歸檔年度：該項目檔案歸檔時的年度。

⑹密級：（見案卷封面）

⑺保管期限：（見案卷封面）

第2篇：檔案整理范文

關鍵詞：歸檔文件 整理 方法

歸檔文件整理是檔案工作的基礎，為適應檔案管理現代化的需要，提高工作效率，根據國家檔案局《機關檔案工作業務建設規范》、《歸檔文件整理工作原則》、《歸檔文件整理工作指南》有關規定，從改革我國傳統的文書立卷歸檔的方法出發，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規定，為歸檔文件整理工作提供了技術依據，確定了文書檔案的整理方法。

1、主要內容和適用范圍

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等具體要求。

2、文書檔案的含義

文書檔案是企業單位黨委、行政、工會、共青團組織及各業務職能部門在管理活動中形成的具有保存價值的紙質和電子文件材料。它是以文字、圖表的形式作出的真實歷史記錄，是企業單位檔案的重要組成部分。在維護文書檔案完整性的同時，要解決好文書檔案與科技檔案文件材料交叉問題，凡針對一個工程項目、一個科研課題、一臺設備和一種產品所形成的文書材料，應歸入科技檔案；文書和科技檔案人員要緊密配合，互相協作。

3、歸檔文件整理目的

機關或單位在工作活動中形成的反映活動面貌的歷史記錄（文件材料），當它們完成了傳達辦事意圖的使命之后，還具有記載事實為今后的工作和歷史研究備作查考的作用，因此，需要加以整理保存。

3.1、文書部門將辦理完畢或辦理告一段落的零散的單份文件，對其中有查考保存價值的進行整理，這就是文書部門歸檔工作。

3.2、某一問題或某一項工作活動形成的文件資料，是文書檔案整理的基本保管單位。

4、文書檔案整理的意義

4.1、對機關檔案工作的意義：①緩解機關檔案工作壓力；②節省機關的財力物力；③理順機關檔案工作職能。

4.2、對檔案館工作的意義：①便于檔案館控制檔案進館質量；②有利于檔案館向社會開放。

4.3、對檔案管理現代化的意義：①為以計算機技術為中心的現代科學技術在檔案管理工作中的有效應用鋪平道路；②促進機關文檔一體化管理的實現；③為設計合理的電子文件整理方法打下基礎。

5、文書歸檔工作的要求

5.1、歸檔文件齊全完整

根據歸檔范圍由文書部門或者業務部門收集齊全，并進行整理，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理，任何單位或個人都不得據為己有或者拒絕歸檔。

5.2、分類科學性

分類，主要是指能全面、準確地反映機關各項活動情況和相互聯系，能正確體現企業、單位生產建設、工作特點和黨的路線、方針、政策的貫徹執行情況。根據本機關各職能部門的職責任務、業務分工、按年度―問題進行分類。上級普發性和有關單位文件，可適當分級，采用以作者特征或以問題特征整理作短期或作資料保管。

6、文書歸檔整理規程

6.1、“件”的確定“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。如果正文與附件或來文與復文數量較多太厚不易裝訂時，也可各為一件，但件號要相連，以便查閱。

6.2、整理原則

遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。跨年度的請示歸在批復或復文年度為一件，沒有批復或復文的在請示年度為一件。

6.3、質量要求

歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

6.4、整理方法

①裝訂。歸檔文件應按件裝訂，裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。②分類方法。鑒于企業檔案管理特點和機構職能變化頻繁，宜采用年度―問題―保管期限的分類方法，取消案卷級管理的年度―問題（結合機構）的分類方法。③排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級類目，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。④編號。歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并設置問題項。全宗號：根據實際情況用單位簡稱。年度：文件形成年度，采用四位阿拉伯數字標注公元紀年，如2012。保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱。即永久、定期（分30年、10年）。件號：文件的排列順序號。根據不同的保管期限分設件號。在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注，也稱室編件號。⑤編目：依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。題名：文件標題，沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“[]”號。日期：文件形成的時間。應以發文單位蓋章處的日期為準，法規文件以公布日期為準，決議、決定以會議通過的日期為準，批轉、批復、轉發的文件，以批轉、批復、轉發的日期為準。以八位阿拉件數字標注年月日，如2013年1月1日，采用20130101。頁數：每一件歸檔文件的頁數，凡有圖、文、公章、文件處理簽的頁面為一頁。歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、問題等項目。⑥裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

6.5、歸檔文件填寫必須使用炭素或蘭黑墨水。有保密要求的歸檔文件，必須由文件責任者加蓋“密級章”，絕密、機密、秘密三種蓋其中相應的一種。

總之，要堅持以便于保管利用，才能更好地實現歸檔文件整理的目的。不足之處，請批評指正。

第3篇：檔案整理范文

關鍵詞：檔案整理；技術；分析

檔案在形成過程中對檔案進行必要的整理是非常重要的，這樣能夠更好的對檔案進行使用，在檔案整理方面也是存在著不同的技術，對不同的技術進行必要的分析，才能更好的找到解決整理過程中存在的問題，同時也能促進檔案整理技術得到更好的發展。檔案整理技術得到發展也能對檔案形成過程進行優化，同時也能保證檔案的保護工作。

1 元數據檔案整理技術

元數據檔案整理技術是西方檔案整理的一種技術，同時也是電子商務平臺出現以后一種非常先進的技術，在進行檔案整理的時候能夠更好的對計算機網絡進行利用，同時也能更好的在技術方面得到發展。在這種特殊的情況下，電子政務系統不僅能夠更好的促進電子文件的生成，同時也能提供電子文件的實體信息和數據，這樣能夠對電子文件生成進行環節的制定，同時，也能提供隱含的環節，能夠保證在這個過程中數據的數據得到更好的利用。在電子政務平臺中發展檔案整理系統，這樣能夠在電子政務的支持下，實現元數據的采集，同時也能將檔案的歷史進行整理，這樣能夠使電子文件實現更好的結合。將電子文件實體進行集合，同時也能對檔案歷史聯系進行記錄，將兩種物質實體進行獲得，能夠構成電子檔案的實體。元數據檔案處理技術是一種非常科學和自動化程度很高的檔案整理技術，這樣能夠形成檔案，也能保證檔案得到更好的保護。

元數據檔案整理技術在電子政務系統中得到了很大的發展，同時在西方和我國都在這個平臺中進行應用的，因此，這樣也使得很多的人認為元數據檔案整理技術只有在電子政務系統中才能得到更好的利用，但是，真實的情況并不是如此，元數據檔案整理技術不僅能夠在電子政務系統中得到更好的利用，同時也能在電子銀行的電子商務系統中得到應用，這樣能夠促進元數據檔案整理技術的發展。人們在工作和生活中為了更好的方便生活和工作建立了很多的電子管理平臺，因此，這樣就使得元數據檔案管理技術能夠在很多的電子管理系統中得到應用，同時也能更好的建立檔案整理技術。元數據檔案整理技術不僅是一個實用性非常好的技術，同時在進行檔案整理的時候應用的范圍也是非常廣的。

元數據檔案整理技術對傳統的檔案整理技術進行了變革，同時，對傳統檔案實體整理技術也進行了更新，因此，元數據檔案整理技術成為了文件實體處理和檔案歷史聯系整理的重要分離技術，同時在進行檔案整理的時候也能不受到電子文件實體的干擾，這樣能夠更好的促進檔案整理進入到多元發展的時代。同時，檔案整理原則也從原來的來源原則發展到了主體和年代多維的歷史原則。元數據檔案整理技術在發展過程中能夠更好的實現檔案整理的多元化發展，同時，在發展過程中也實現了檔案物質實體的雙重構成。

2 非元數據檔案整理技術

在檔案整理技術中，非元數據和元數據是兩個相對的檔案整理技術，在對檔案進行整理的時候，在元數據檔案整理技術之外的數據都是非元數據檔案整理技術的范疇，因此，在對非元數據檔案整理技術進行分析的時候，要對傳統的檔案整理技術進行發展，這樣才能更好的在檔案整理技術方面得到發展，同時也能發展非元數據整理技術的發展。在非元數據整理技術中，包含著以件為單位的檔案整理技術、雙套制檔案整理技術和不同載體的混合檔案整理技術，這樣能夠更好的促進檔案整理技術的發展，同時也能促進檔案管理水平的提高。檔案實體整理和檔案歷史聯系整理在一定程度上是相互分離的，同時，在整理技術方面也是非常特殊的。在檔案整理技術發展過程中能夠更好的從紙質檔案整理完成電子檔案的整理，同時也可以從電子檔案整理完成紙質紙質檔案的整理。在對非元數據檔案整理技術進行分析的時候，存在著一個共同的特點，就是在進行檔案整理的時候實現了將檔案實體整理和檔案歷史聯系整理進行分離的技術。非元數據檔案整理技術在發展過程中，實現了檔案歷史聯系的多元化，同時在整理原則方面也得到了很大的發展，但是，非元數據整理技術在發展過程中也存在著一些問題，對出現的問題進行分析才能更好的促進非元數據檔案整理技術的發展，能夠實現檔案整理技術的發展，同時也能形成檔案信息，這樣能夠保證人們對檔案進行更好的利用。

3 兩種典型檔案整理技術的比較

雖然非元數據和元數據檔案整理技術的技術環境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術具有著相同的內在結構，完全可以用同一的《檔案整理結構的模型》來認識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有了相同的檔案整理結構，所以它們才具有了共同特征。所以非元數據和元數據檔案整理技術這兩種看似非常不同的檔案整理技術，其實是同一檔案整理結構的兩種不同技術表現形式。為什么會產生這兩種不同的檔案整理技術形式，或者說，西方為什么采用元數據檔案整理技術，而中國為什么要采用非元數據檔案整理技術，而這是相同的檔案整理原理為適應不同國家檔案實踐條件而產生必然結果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現階段提出的“文件中心”，與之相應的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯的檔案實踐和“立卷人――檔案室――檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學理論。原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術的中介，由于技術離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進的技術并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。

在自動化和計算機技術應用的程度上，元數據顯然要高于非元數據檔案整理技術。但在中國發展元數據檔案整理技術，有著諸多檔案界自身無法克服的現實障礙，但只要我們放棄部分元數據檔案整理技術的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現“文檔一體化”、能脫離電子政務環境、不用制定也不依賴“檔案元數據集”的條件下，創造出一種可應用于文書和科技檔案、并適用于紙質文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術。所以不要簡單化地根據計算機技術的應用程度，來論檔案整理技術的長短。

4 結束語

經濟和社會在不斷發展過程中，人們對檔案信息的重視程度越來越高，在當今社會，人們對信息掌握的越多就能獲得更多的發展機會，同時也能更好的在市場中得到長久的發展。在信息使用方面對檔案中的信息進行使用是非常重要的。因此，在檔案形成過程中，數據檔案處理技術的發展是非常重要的，這樣能夠更好的保證檔案數據的形成。同時在進行檔案數據整理的時候，選擇何種整理技術要根據實際情況出發。在對檔案整理技術進行選擇的時候，不僅僅會對檔案理論和相關的技術進行影響，同時對檔案事業的發展也是有很大的影響的。

第4篇：檔案整理范文

關鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理

檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發展中發揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據，也是反映城市管理水平的重要指標之一。

1 城管檔案的重要性

城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規律，為城市管理工作的發展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發展形勢下，其重要性越發突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發展方向的最重要的數據信息來源與依據。

2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題

目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執法的部門，是由原事業單位“城管辦”、“聯合執法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。

歸檔整理是檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環節。

在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規則》中有著明確的規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。

3 歸檔整理問題的成因分析

任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。

檔案管理是一項專業性較強的工作，而檔案整理環節，尤其是檔案的分類，是最能體現其專業性的地方。目前，城管系統內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態，遠未達到專業化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發展造成了重要影響。

城管檔案管理專業人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業指導。如專業人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發來有效規范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發生。

4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法

4.1 加強檔案管理專職專業人員的設置與引進

專職與專業人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業人才的基本條件。而對于專業檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰略層面出發來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業人才投身到城管事業，才能為城管檔案管理的長遠發展打下堅實的人力資源基礎。

4.2 加強現有檔案管理人員的專業技能培訓

加強對現有檔案管理人員專業技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業人士進行指導講座。

4.3 制定科學合理的檔案分類方案

檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。

科學合理的檔案分類方案，需要專業的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規則順理成章的進行。

5 結束語

檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。

參考文獻

第5篇：檔案整理范文

對于電力企業而言，電網基建檔案的整理，主要是指從項目立項，到施工建設，再到最后的竣工應用，在此過程中所形成的、需整理立卷，而且具有保存價值的圖紙、文字和聲像等文件材料。基建檔案作為檔案組成的重要內容，其反映的是電網建設工程項目管理的真實情況，并且為單位事業發展提供了重要的參考依據和基礎條件。電網建設基建工程建設是一項不斷發展的基礎工作，根據基建工程建設規律收集、整理以及保存起來的齊全、準確以及完整的基建檔案資料，成為基建工程管理、技術人員的知識成果，并且對提高電力企業的發展水平，具有非常重要的作用。電網建設基建檔案中記錄了電網工程建設全過程；同時，也真實地反映了電網工程項目管理的真實面貌，而且基建檔案比電網工程實體更長的壽命，準確、規范的基建檔案成為電網工程運維、管理以及應用和改擴建的重要憑證與依據。

2電網建設基建檔案整理中的問題

2.1基建檔案管理意識差，對電網建設基建檔案重要性缺乏認知

在實踐中可以看到，對電網建設基建檔案整理工作的重要性認識不夠，加之基建工程施工建設過程中的人員流動性非常大，人員結構不穩定，導致基建檔案資料管理工作與實際情況嚴重脫節，甚至因基建檔案資料整理不全面、流向不明確而導致電網工程參建部門之間難以進行有效的溝通和交流。對于電網建設基建檔案整理工作而言，其專業性要求比較高，檔案管理人員因不了解專業技術知識、實踐能力差，而導致電網建設基建檔案資料的收集、整理以及歸檔不完整、不及時。

2.2檔案收集不完整、系統性不高

在電網工程項目施工建設過程中，人們的視線總是集中在施工質量、施工進度以及安全可靠性方面，嚴重忽視了基建檔案材料的收集與歸檔。對于電網建設工程而言，通常其施工工期比較長，而且工程量也非常大，頻繁的人員調整，使施工工期、施工質量以及生產安全成為重點，嚴重忽略了施工單位的文件資料收集和歸檔問題，導致部分施工單位為了應用方便而不移交。同時，由于電網工程施工單位存在著交叉作業的方式，負責文件、收集檔案材料的人員多為兼職性質，綜合素質、業務技能參差不齊，因其所移交的檔案材料不規范、不齊全而導致電網工程檔案成套性原則被分割。因此，也就無法保證檔案資料的完整性、準確性。

3電網建設基建檔案整理策略

3.1加強領導重視，提高員工對檔案整理工作重要性的認知

在電網工程施工建設過程中，應當制定相關文件、檔案材料的收集與管理機制，并且制定領導責任制度。在電網建設過程中，一旦領導調整，均需嚴格按照檔案法、檔案管理條例以及檔案整理規范等，及時呈送檔案資料，及時交接檔案工作。同時，還要加大宣傳和培訓力度，全面提高兼職檔案管理人員的綜合素質和業務技能。如可以邀請專家對兼職檔案人員進行教育和培訓，使他們掌握收集電網建設中的相關文件材料，使電網建設基建檔案的成套性不被人為破壞，并且保持單項工程項目檔案之間的聯系性；對檔案管理人員進行實地培訓、實地交流，采取取長補短的方式，使他們互相促進，提高整體檔案管理工作的水平。

3.2建立和完善基建檔案整理和管理制度

從某種意義上來講，電網建設基建檔案資料的完整性、準確性，直接關系著建設單位的發展，單位領導、管理人員以及檔案管理人員，應當重視檔案資料工作，與施工、監理單位簽訂合同時，將形成和積累的檔案資料在竣工后按時移交檔案資料，并將其寫進合同之中，對雙方權利和義務進行明確。在此過程中，可采取相應的經濟措施，比如決算財務會簽等，來確保電網建設基建檔案質量。

3.3查缺補漏、以點帶面

第6篇：檔案整理范文

一、我國檔案整理實踐與理論的演變過程

縱觀我國檔案管理工作的歷史，主要可以分成三個重要的階段，首先是到1980年左右為第一個階段，這一階段的檔案管理工作主要是以手工整理為主，檔案管理工作還屬于按部就班，具有一定的保存載體，工作人員的工作內容就是對這些檔案信息進行保管。檔案信息的公開程度不是很發達，導致公眾對于檔案信息的了解程度甚少。但是這一階段的檔案管理工作卻做到了對檔案信息實體加強保護力度，一些檔案信息還保存完整，很少遭到破壞。經過多年的改進和研究，檔案信息的管理工作也在逐漸完善，檔案信息管理工作也朝著更加先進更加開放的方向發展。但是從整體來看，這一階段的檔案管理工作主要是以信息的開發和管理為工作的重點。其次，從20世紀80年代到90年代中期為檔案管理的第二階段。這一階段的檔案工作和第一階段相比較存在著明顯的區別，進步程度較大。其中最為明顯的特點就是采用了計算機技術等先進的手段來進行管理，出現了電子檔案。因此，檔案的保存類型也呈現出一定的多樣性，其中包括內容信息，信息結構以及檔案的載體信息等都有所改變。為了便于管理，信息載體除了紙張之外，還包括照片、光盤等等。可見，檔案信息的多樣性和現代化得到了實現。在這一階段出現了檔案實體整理和檔案信息整理并存的階段，所以，這一階段的檔案管理工作給檔案管理工作人員提出了更大的難題。所以，檔案管理工作的重點應該是保證檔案信息的真實性和準確性。這樣才能提升檔案信息的利用率，增強其服務水平。第三，從20世紀90年代到現如今，檔案管理工作由具體的實體保存和信息的開發逐漸轉入了檔案信息虛擬整理和保存的時代。檔案信息的這一特點主要是和現如今的計算機系統以及網絡的形成和發展有著直接的關系，電子文件的數量逐漸增加，檔案管理的理論和實踐都出現了明顯的變化。計算機技術、多媒體技術以及數據庫技術等逐漸成為檔案管理工作的重要工具，這一階段的檔案管理工作已經實現了現代化的發展趨勢。

二、“虛擬整理”技術的產生促進了檔案內容信息開發利用的發展

（一）適應了電子檔案整理的需求

電子文件的出現，計算機讓檔案人員一下子完全喪失了對電子文件進行實體排序的可能和權力。具體地講，電子文件實體在硬盤存儲上的物理排列方式是由計算機及其技術自己控制的，究竟將一份電子文件存放到硬盤的哪一物理位置，是由計算機自己決定的，計算機對此總是遵循它自己的固定邏輯和算法。在電子文件整理過程中，雖然我們不能隨便改變電子文件所在的地址，但能根據文件之間所存在的客觀歷史聯系，通過對文件的排序，反映檔案之間的歷史聯系。這種虛擬整理方法，它是以文件的歷史聯系為依據，對文件進行的非實體排列，僅用一套符號及語法邏輯來記錄和解釋檔案歷史聯系的技術。

電子文件“虛擬整理”技術出現后，檔案界很快地出現了虛擬立卷的技術。具體地說，電子文件的立卷實際操作對象并不是電子文件實體，而是電子文件信息。它并不是組成案卷實體，而是虛擬立卷，并且采用統一的標識來揭示具有有機聯系的一組電子文件。具體做法：由業務承辦人對社會實踐中形成的電子文件的主要內容進行分析，并以此事的主題為名在電子系統中創建一個“文件夾”；給“文件夾”一個惟一的流水號，以便“文件夾”之間可以根據建立時間的先后依次排列；文件形成或收到時，通過標引其歸屬的某個“文件夾”的流水號，就可以將處理同一具體事務過程中形成的所有文件統統歸入同一個“文件夾”中。至此，電子文件的虛擬案卷便形成了，這叫虛擬立卷。但是計算機畢竟只是一種設備，它只能從字面上來判定文件間的關系，這是未必準確的。

（二）對紙質檔案也能進行輔助整理

在檔案的傳統整理中，由于文件實體的限制，只能保留檔案間的一維歷史聯系。“虛擬整理”技術的提出，使得紙質檔案在計算機及其技術的輔助下，也能實現多維的整理。計算機輔助整理是在不破壞實體排序的基礎上，通過對文件材料歷史特征進行著錄，按照不同的原則對紙質檔案的歷史特征進行多維的排序，形成檔案歷史聯系的多維信息系統，以達到更全面地記錄紙質檔案間歷史聯系的目的。

這個系統的核心任務就是利用計算機技術、運用歷史性原則中的來源原則、事由原則以及時間原則對案卷、全宗的歷史特征進行整理，使在傳統手工整理中不能體現的歷史聯系得到完整的記錄。

（三）使元數據技術得到相應利用

元數據不僅能有效地反映文件的真實性、完整性和有效性，而且能有效地組織信息資源并方便對電子文件的查詢和利用，在達到信息整序的同時建立檢索系統，實現智能控制，保持電子文件的有機聯系。可見，在電子文件管理中利用元數據全面記錄文件的背景信息和結構以及形成管理的全過程就顯得非常重要。

三、抓住時機，做好檔案內容信息的開發利用

我國的檔案管理活動經過漫長的發展、演變，終于成長為一種擔負著較大的社會使命、有一定的社會影響力的職業。但是，職業的發展也不是一帆風順的，更是面臨著嚴峻的挑戰，需要通過增強檔案職業的社會使命感，加強檔案職業的教育和培訓，全面提高檔案從業人員的職業能力等方面來對檔案職業進行重新定位。現在我們已經跨入一個嶄新的電子時代，無疑需要檔案人員與時俱進，面對電子文件的挑戰，如果我們在理論上能做出科學可行的回應，那么我們就可能抓住了這個絕妙的時機，來提高我們的地位。

第7篇：檔案整理范文

檔案整理是檔案管理的一項基礎工作，主要包括區分全宗、全宗內檔案分類、案卷目錄編制、案卷封面編目等。其類型分為局部調整、系統排列和編目、全過程整理三大類，通過分門別類劃分能有效提高檔案存儲安全性。

2農村公路管理部門檔案整理現狀

2.1沒有充分現實公路檔案整理現狀

公路交通部門在解決三農問題過程中提出建設農村公路網建設，可以說這是一項促進農村經濟發展的重要措施。而農村公路建設項目中如工程監理、勘察設計等全部單位工程都應通過招投標及簽訂合同等步驟后才能投入建設。因為農村公路建設關系到農村千家萬戶，民眾都給予了強烈的關注。然而在把農村公路建設中每年都會有大批量群眾前往市農村公路管理部門查詢自己所在農村公路建設資金籌措、里程、建設、質量管理等情況，因此對查詢體制進行完善十分有必要。農村牧區公路是農村公路重要的公益性基礎設施，但由于受資金限制等因素影響，目前還無法圓滿解決農村公路養護與管理，只有準確分析和正確認識農村公路建設情況才能避免出現只建不養和公路損壞嚴重等情況。

2.2缺少相應的法律制度

近年來隨著國民經濟的大幅度提升，交通建設也逐漸覆蓋到農村地區中。公路檔案作為農村道路建設的資料參考依據，其整理方式就不同于教學檔案、人力資源檔案等事。檔案作為記錄歷史發展過程的形式，它的可信性和真實性為其他文獻提供有效依據。自從進入法制社會后，我國在檔案管理方面還缺乏可靠的法律制度，毫無疑問為后續農村公路檔案整理工作設置了路障，更不利于農村經濟發展。

2.3整理檔案設施落后

自我國改革開放以來，相關部門一直不重視農村公路檔案整理工作，甚至在處理現有的檔案整理不規范行為都缺乏執行力度，多存在口頭批評情況。與此同時大部分農村公路檔案建設硬件設施都相對落后，依舊以手工記錄為主，但手工記錄會隨著時間流逝而慢慢淡化，一旦丟失，將會造成極大的損失。因此農村公路管理部門應先解決檔案硬件設施和人才缺失問題，增強檔案整理監督力度，提高檔案整理效率。

3加強農村公路管理部門檔案整理措施

3.1正確認識農村公路檔案整理

我國農村公路無論從養護管理力量還是技術能力都只能簡單滿足干線公路，根本無法兼顧農村牧區公路。而檔案部門作為收集整理公路建設信息資料的主要組織，應及時了解我國農村公路近年來檔案信息情況，充分認識及了解農村公路檔案整理現狀，并有序安排相關工程文件材料的整理和歸檔等工作。農村公路管理部門應合理劃分檔案管理人員，實施專人檔案負責制度，由此保證檔案安全新以及出現突發事件的可追究性。根據我國農村公路發展和建設情況對其養護管理等方面存在問題進行分析，并提出如何完善公路檔案管理的意見，盡可能將農村公路發展和小康社會建設策略相持平，從而為農業及農村經濟發展創設良好的交通環境。

3.2引進農村公路檔案整理與人才

農村公路檔案作為真實反映農村公路建設情況和宣傳農村公路建設的主要素材，對其檔案整理工作進行加強完善十分重要。近年來隨著農村公路檔案事業的快速發展，工作人員也改變傳統思想理念，逐漸工作重點轉向為建設新農村提高檔案服務層面。但是農村公路檔案整理還存在的硬件設施落后及缺少技術型人才等問題仍然成為影響農村檔案整理工作的主要因素。因此就需要全面跟蹤管理農村公路建設質量，積極引進優秀檔案整理人才，優化農村公路管理部門檔案整理人員結構，不斷加強對檔案整理體系監督。此外農村公路工程建設投資力度相對較大，資金可能來自多個渠道，整個工程建設周期長，因此就要求農村公路檔案整理具有階段性、復雜性、廣泛性等特點，在分析檔案整理現狀時應與其特點進行有效結合，由此一來才能推動農村公路檔案管理可持續發展。

3.3實施檔案整理信息化

目前大部分檔案工作人員在高速發展的網絡信息環境下都充分認識到創建檔案信息的重要性，更有利于提升檔案整理工作效率和強化檔案信息化意識，推動檔案整理工作順利開展。一般實施檔案整理信息化要從以下幾個方面著手：首先完善檔案信息硬件設備，如電腦、服務器、交換器、打印機、掃描機等，組織檔案整理工作人員接受信息化系統軟件使用培訓，工作人員熟悉新系統軟件并投入應有一段時間后可根據實際情況提出意見或建議。其次運用數字化技術管理檔案目錄和檔案內容，可以說數字化也是目前檔案管理作為基礎的方式。及時匯總并整理公路管理各個部門提交的數據、圖片及視頻資料，可先從信息資料源頭創建統一的數據資料，在這個過程中應避免出現重復整理情況，提高檔案管理工作效率。第三針對互聯網可以查詢到的檔案資料設定加密措施，根據絕密區、機密、秘密、內部、公開等依次排列，有利于公路管理部門建設資料不被泄漏并采用實名登記式管理已公開信息查詢者，即根據不同查詢對象提供不同資料，進一步保證檔案資料安全性。此外農村公路管理部門應定期組織檔案管理工作人員接受各項技能培訓，督促其明確自身責任，更督促其重視自身專業知識提升，從而為今后發展創造有利條件。

4結語

總之，隨著社會不斷發展，信息化也成為當下社會最明顯的標志，檔案整理工作也應從傳統方式逐漸過渡到信息化管理。對于農村公路管理檔案部門來說，應根據檔案管理實際情況及時向國家申請設施更新經費，保證能通過檔案情況真實反映農村公路工作，從而推動農村公路管理健康穩定發展。

參考文獻

[1]鄧玉芳.農村公路管理部門檔案的整理與分析現狀[J].黑龍江史志,2015(13).

第8篇：檔案整理范文

【關鍵詞】新視角 檔案整理

【中圖分類號】G272 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）24-0199-01

檔案整理是企事業單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學習經驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應新技術、新文化帶來的影響。

一 目前檔案整理工作存在的問題

1.檔案整理缺乏認識

由于部分單位對檔案整理工作的認識不足，缺乏足夠的人力財力投入，導致檔案整理工作一直沒有落到實處。主要體現在以下幾個方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業素質，不能高質量、高效率地完成歸檔的任務，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業素質，但是由于上級缺乏重視，引起員工對工作的忽視，出現工作不認真，態度不端正的情況。（2）檔案整理從業人員年齡結構不合理，偏向老齡化，缺乏專業技能培訓，導致業務水平低下，檔案的搜集、歸檔、數字化、裝訂等任務均不能有效完成，甚至出現遺漏、誤收等現象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調閱為一體，沒有很好的區分，對檔案館的服務性產生了影響。

2.檔案整理意識薄弱

對單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質導致其不容易出成績，不受外界重視，甚至被認為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財力的投入。種種不良意識導致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認識，部分單位還對資料歸檔工作產生了抵觸情緒，這些都嚴重制約了檔案整理工作的有效有序進行。

3.檔案整理缺乏方法

由于前文提到的因素，檔案整理人員對自己的工作產生了認識偏差，他們認為檔案整理不重要甚至不需要進行，只需看好檔案即可；同時單位又缺乏足夠重視，導致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統方法進行，這在飛速發展的社會與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數字化、信息化，也缺少高效實用的整理方法。

4.檔案整理缺乏規范流程

規范的檔案整理工作，應配備統一、科學、標準的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規范沒有體現在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產生嚴重影響。

二 新視角下檔案整理的方法

1.強化檔案整理人員的知識技能培訓

要讓檔案整理跟上時展的腳步，其從業人員就應當接受相應的教育，使工作更科學，方法更先進。首先應配置先進的檔案整理設備，建立檔案信息化系統、檔案查詢網絡、完善檔案快速錄入設施，并教育員工熟練掌握設備的使用與系統的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術的運用，還是從業人員思想與觀念的變革。對于檔案的新載體、新種類、新材料，設備的新技術、新功能、新知識，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應引進年輕的檔案整理人才，實現檔案整理工作的知識化、年輕化、專業化轉換，使檔案整理水平大大提高。

2.新視角下的檔案整理信息化

在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術。信息工業的飛速發展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網絡世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數據庫技術。目前的數據庫技術已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業單位可通過建立檔案數據庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設備，就應投入足夠的資金。首先，單位應認識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現在以下幾點：（1）保存經濟成果，成為日后主張經濟利益的憑證；（2）對企業來說，檔案是質量的證明和追溯的依據；（3）檔案還包含了技術開發的過程與經驗；（4）檔案的整理也是企業單位文化的積累，一本檔案包含了單位發展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關負責人就應保證整理工作有充足的物質保障，要按照國家和行業標準完善檔案整理的相關要求。檔案人員的編制、檔案工作規模、檔案數量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現數字化、信息化、標準化、規范化的檔案整理工作。

三 結束語

綜上所述，從加強從業人員培訓與人才引進，建立完善的電子信息化檔案整理系統，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進行檔案整理工作。

參考文獻

第9篇：檔案整理范文

【關鍵詞】文書檔案；收集；整理

辦公室是每個單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項管理工作的重要組成部分，它真實地收集和記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據。而每個單位的文書檔案管理則有其特定的價值和意義，檔案的收集與整理在衡量k公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。

一、文書檔案的收集與整理工作內容

首先，整理文書檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實性，并具有條理性和實用性。排序時應考慮材料的內容之間的內在聯系，劃分標準，依據標準對文書檔案材料進行排序，類別編碼及頁碼等編號應標記清楚，以方便日后對文書檔案的查閱和檢索。

二、文書檔案收集與整理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的專業素質不足，職業道德缺失。目前，大多數的文書檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使文書檔案的收集與整理工作出現安全隱患，更嚴重導致了文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關工作人員檔案意識不強，沒有主動歸檔的意識。文書檔案缺乏規范化和標準化，進一步拉低了檔案管理工作的效率。

（二）對檔案的重要性認識不到位，檔案管理人員過少。文書檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據統計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的文書檔案管理場所，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏準確的指導。另外，文書檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，隨著單位管理建設的逐步完善，文書檔案事業的規模不斷擴大，檔案的內容愈加豐富，傳統的文書檔案的整理及保管工作模式根本無法滿足當前社會的需要。

（三）對新媒體技術運用不到位，忽視電子信息保密工作。社會逐步進入數字化、信息化階段，信息化技術在各領域各行業中的作用越來越突出。很多單位已經實現數字化的檔案管理，利用現代信息技術對檔案進行歸類管理和儲存，有效地改善了之前文書檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對文書檔案收集與整理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對單位管理來說，是一個極大的隱患。

三、提高文書檔案整理及保管水平的對策

（一）注重文書檔案收集與整理人員的專業素質和政治素養的培養。首先，各單位把文書檔案收集與整理工作納入進一步的工作目標和建設計劃，應把引進專業的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常性地規范化地進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等，可采用邊講邊操作的培訓方式，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。其次，單位文書檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認識充分，一心一意為單位人才管理服務。

（二）加強制度建設，實現規范化管理。文書檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關部門密切配合，單位領導應重視對本單位文書檔案收集與整理工作的管理，聘請專業的文書檔案收集與整理人員。主管文書檔案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理信息化建設制度。為文書檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作。各部門之間密切交流、加強溝通，規范管理工作流程，共同促進文書檔案的收集與整理工作的順利進行。另外，后期的制約與監督措施也是必不可少的，通過對文書檔案收集與整理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不給不法分子可乘之機。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進行。計算機技術進行文書檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書的檔案收集與整理工作配備良好的計算機及其系統，從而提高檔案管理工作的效率。

四、結語

只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業素質和綜合素質過關，對電子檔案實施有力的保護措施，才能保障文書檔案管理工作有條不紊地前進，提升文書檔案收集與整理工作的整體業務素質。

【參考文獻】

[1]張瀅. 淺談文書檔案的收集、整理和利用[J]. 連云港教育學院學報，1999（01）：91-92.