檔案信息化精選(九篇)

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第1篇：檔案信息化范文

信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認為，信息檔案化包括以下幾方面的內容：1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務的呼聲越來越高。國內相關單位數字檔案館工程項目在確定建立其數字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數字化、立檔單位數字檔案的在(離)線接收、專門專業檔案信息收集，還包括各類相關信息(如電子政府的政務信息、社會公眾服務信息、數字圖書館信息、網上信息等)的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴格的標準化和規范化的基礎上由多個部門聯合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標準化、規范化的基礎上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標準化處理。包括對接收的電子文件建立元數據庫，對各種數據庫的數字信息進行儲存格式與載體標準轉換。傳統的數據庫是一類結構化的數據集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規模數據庫(知識庫)很不適應，例如國際互聯網上成千上萬的大型數據庫，由于檢索語言不統一和管理方式各異已經造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術、以求用自然語言進行概念性全網絡搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務。3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應當在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉變及肩負的歷史責任。第二，要向有關領導及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關情況匯報及業務技術咨詢工作。第三，要積極與各行業信息管理部門溝通聯系，在標準規范及智能信息技術方面給予指導監督。第四，建立信息檔案化的實施實體。

二、檔案部門在信息社會中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機構保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學術研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領域，對各行各業均有相當的利用價值，與公民權益息息相關。檔案機構在國家信息化建設中要充實自身的信息基礎建設，建立檔案信息系統及專題資源數據庫，通過信息化、數字化檔案管理與運用，更好地發揮檔案機構建檔與擴散功能，發揮各類檔案信息中心的重要作用。

（二）數字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機構保存的各類檔案信息，其內容涉及政治、經濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業，檔案機構可運用科技手段將館藏的檔案進行數字化處理予以保存管理，從而成為各機構的數字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領域，通過網絡傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數字模擬整合技術處理中心

第2篇：檔案信息化范文

一、研究背景

企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，廣東省企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。

從長遠來看，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展。現代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識到檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。

二、企業檔案信息化資源建設的成果形式

根據目前企業檔案信息資源的主要內容，企業檔案信息化資源建設首先應形成以下成果形式：

（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數據庫；

（二）數字化檔案數據庫；

（三）照片檔案數據庫；

（四）多媒體檔案數據庫；

（五）本企業的發明、專利檔案數據庫；

（六）本企業的資產、資質證照數據庫；

（七）根據企業生產、經營、管理需要構建的專題知識庫。

上述數據庫、知識庫，都屬于對象數據庫，是針對企業檔案資源來建立的，是企業檔案部門的主要管理對象，也是企業檔案部門提供服務的資本和財富，因而是企業檔案信息化資源建設的核心內容。

三、企業檔案信息化建設的原則

企業檔案信息化建設應堅持以下原則：

（一）整體規劃，同步建設

企業要將信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

（二）善用技術，注重管理

企業檔案信息化必須堅持技術與管理并重的原則。以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。

（三）資源為本，服務為上

檔案資源建設是企業檔案信息化建設的基礎和核心，應該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務和重點，以數字檔案館系統信息化建設為基礎，以網絡信息資源采集為必要補充。開展企業檔案信息化建設，必須堅持服務為上的原則，開拓服務領域，創新服務機制，提高服務本領。

四、企業檔案信息化資源建設的主要措施

企業檔案的來源和存在形式不同，在進行企業檔案信息化資源建設時，也應采取不同的措施和方法：

（一）電子文件的歸檔與管理

1.明確電子文件管理系統的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現。電子文件管理軟件的設計應遵循頂層設計的理念，應具備比較完善的功能要求規范。

2.實行電子文件與紙質文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當一個時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。

（二）數字檔案館系統信息化建設

數字檔案館系統項目，是應國家檔案管理工作要求和適應公司十二五信息規劃的形勢下提出的。“十二五”時期，既是企業發展的戰略機遇期，更是企業檔案事業發展的黃金發展期。

數字檔案館系統信息化建設的總體目標定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。

一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。

兩個窗口：企業檔案展示窗口、企業全員服務窗口。

三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。

四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業務協作中心。

（三）網絡信息資源的采集

?W上信息都是已經數字化的信息，而且包含著豐富的內容和知識，特別是與本企業相同或相關的其他企業的網上信息，可以通過互聯網或其他專用網絡進行搜集。為發揮企業檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯網或其他網絡中零散、無序但對企業工作具有一定指導意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統一的標準將信息及其元數據轉入到數據庫中。由于網絡信息資源內容龐雜，真實性、準確性、可靠性難以考證，這就要求企業檔案部門在采集時要嚴格堅持相關性原則，進行仔細的甄選。尤其要注意的是，由于網上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數據及其相關的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。

五、對檔案信息化建設的幾點思考

企業檔案信息化建設是一個動態的系統工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學發展為指導，建立既適應市場經濟需要，又適應現代化要求的一體化管理模式。

（一）領導重視是組織保障

企業領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領導，通過了解檔案工作現狀，明確檔案信息化的建設目標，并為之提供人才、技術、資金保障，才能推動檔案信息化建設的不斷發展。

（二）檔案管理人員的素質是關鍵

企業檔案信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。致力于建設一批德才兼備、精干高效、勇于高拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。

（三）建設獨立的數字資源庫是難點

目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設的重點是數字檔案資源庫，目前，國內大多數的數字檔案資源庫都是以紙質檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎上的可以幾十年穩定不變的獨立實體，通過一定規范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統和目錄進行管理、遷移、保存。

（四）增強保密意識是構筑企業檔案信息化的安全保障

檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與數字檔案信息資源合法化確認標準等，加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件。

第3篇：檔案信息化范文

摘要：本文闡述了檔案信息化建設工作的重要性，結合現實需要和實際工作經驗，分析了當前檔案信息化建設的工作現象。根據現存的問題和實際情況，在相關法律法規的基礎上，提出了如何加強檔案信息化、數字化建設和管理的對策。

關鍵詞：檔案信息化；不足；對策

1、引言

檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的長期發展過程，需要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，加快檔案信息化建設，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。如何進一步加強和完善檔案現代化建設是擺在檔案管理工作人員面前的首要問題。

2、檔案信息化建設的重要性

檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發展和科技創新，具有著越來越重要的作用。檔案信息化建設使檔案管理不再費時費力，檢索查詢方便能夠提高整個部門的工作效率。在我國檔案工作的未來發展中，檔案信息化建設是一個十分重要的趨勢。研究檔案信息化建設的一系列基本理論，對指導我國檔案信息化建設的具體過程具有重要意義。

因此，加快檔案工作落實到現代化生活中，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉，其重要性不容忽視。

3、目前檔案信息化建設存在的不足

（一）缺乏統一標準和規范。

在建設檔案信息化過程中往往容易出現只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設的狀況，以至于投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。各地信息化建設采用的硬件平臺、軟件平臺和應用系統等不相同，形成了信息資源共享技術上的壁壘，無法形成信息互訪機制，難以實現信息資源的共享；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐應建立相同的檔案信息管理系統，研究和制定一套通用的數據規范。

（二）檔案工的信息化意識不強，認識不到位，重視度不夠高。

老檔案工作者不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多。這已是一個普遍存在的共同問題。缺少一批專門從事檔案檔案信息化的建設和治理的信息技術人才。

（三）軟件系統及其應用相對薄弱，重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設，很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用。另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

4、加強檔案信息化建設的對策

(一)統一標準

應建立相同的檔案信息管理系統，研究和制定一套通用的數據規范。①檔案信息著錄的規范化。具體內容有如下：

（1）規范檔案信息著錄。通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。可參考我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，我們的著錄標引工作應以此為標準。

（2）規范檔案信息存儲，研究統一的存儲載體

（3）規范檔案信息管理軟件的開發技術，構建特色數據庫，若干專題的信息資源數據庫，同時引進或直接利用現成的數據庫。

（二）加大培訓力度，實現檔案骨干隊伍建設的新突破

檔案信息化是一種全新的思想觀念，這必然要求檔案工作者改變傳統的思想觀念。檔案工作者需要按照檔案工作現代化的要求，自覺學習和更新知識,運用現代技術和信息技術于檔案管理工作的實踐，不斷創新檔案管理工作。要盡快建立以管理型人才為基礎，復合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，滿足檔案信息化建設的需要。

2010年是我街道簡政強鎮機構改革的關鍵年，9月份佛山市檔案局舉辦了為期10天的檔案業務專業知識培訓班，街道綜合檔案室的檔案員積極參加學習了檔案專業技術和業務知識培訓，通過學習考試，取得了《檔案專業崗位資格證書》，繼而參加了全省檔案專業技術人員繼續教育培訓班（檔案信息化管理），使檔案工作人員適應日趨激烈的競爭，用知識不斷武裝自己的頭腦，并根據工作實際情況，努力用理論指導實踐，解決自己在工作中出現的問題，為今后開展檔案工作打下良好的基礎。

（三）重視信息資源建設

加大信息資源建設，滲透資源信息建設設備相關知識，加強信息化軟件推廣力度，突破原有局限性，尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金預算，做好各項基礎工作，增加人員將歷年檔案的紙質文件一一掃描成為電子文檔，并掛接到科怡文檔管理系統，做到紙質件與電子文檔相對應，從而實現檔案數字化管理。

以大良街道辦積極推進檔案現代化、信息化建設為例。2010年以前，大良街道使用科怡檔案管理系統單機版，隨著數據的不斷增大和業務需求，該產品已不能滿足當前檔案實際工作的需要。因此，針對街道簡政強鎮事權改革后檔案管理現狀，同時也結合本街道檔案工作的實際情況，已將科怡檔案單機版系統升級至網絡版，可延伸到各辦（局）、各行政服務站使用，從而使檔案信息資源共享。

5、結語

總而言之，做好檔案信息化建設工作在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為檔案信息化建設事業服務。通過改善和完善管理，推進對檔案管理的現代化建設，合理開發和利用檔案管理資源，必將轉化為直接的生產力，推動檔案信息化建設的發展，為社會做出更大的貢獻和創造更高的價值。

參考文獻：

第4篇：檔案信息化范文

關鍵詞：檔案 信息化 建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0230-01

在信息化時代，檔案管理工作的對象、任務、性質都發生了較大的變化，各項管理工作已日益向自動化、信息化方向發展，將信息化引入檔案管理已勢在必行。現在大多數檔案部門的管理水平還停留在紙介質的基礎上，這極不適應時代的發展，在信息時代這種傳統的管理方法必然被以計算機為基礎的現代管理手段所替代。[1]利用計算機管理檔案，通過網絡進行信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現代化管理手段改造傳統的管理體制，其目的是通過計算機及互聯網進行收集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實行科學管理，提供有效服務，充分開發和利用檔案信息，最大限度地發揮檔案信息資源的作用，即做到儲存數字化、管理信息化、利用網絡化的檔案工作發展必然趨勢。

因此，加快檔案管理信息化建設是時代所需，是實現資源共享的必然要求。所以，檔案部門應根據自身發展的需要，以高性能檔案信息網為基礎，加快檔案信息化、數字化、網絡化建設，實現信息化增值服務，使其成為檔案信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務，發揮檔案科研先導作用。

1 影響和制約檔案信息化建設的因素

（1）觀念落后，認識不到位。

（2）經費不足，基礎設施不完善。

（3）檔案信息資源缺乏，內容結構單一。

（4）檔案信息化建設中缺少標準和規范，信息建設孤島現象嚴重。

（5）檔案館藏資源大多限于紙質檔案，數字化檔案缺泛質和量。

（6）人才匱乏、人員不足。

2 檔案信息化建設建議及對策

2.1 轉變觀念，提高認識是檔案信息化建設的前提

檔案信息化建設需要用現代化信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式進行重新整合和定位。檔案管理服務的創新模式要求利用計算機技術提高檔案管理的自動化、運用現代管理理念促進檔案工作的現代化、憑借網絡技術促成檔案信息資源的整合與共享，這些都要依托于檔案信息化建設，[2]因此，需要我們檔案工作者轉變觀念，樹立現代意識，推進檔案信息化建設進程。

2.2 加強檔案信息化基礎工作，實現物質保障

一是加強檔案管理信息化硬件的配置，建設能夠滿足文檔一體化、館藏數字化、檔案信息管理、數據存儲遷移轉換及備份、網絡服務等功能所需的硬件設施設備建設，確保檔案信息化建設的運行，并配置高速掃描儀、文件服務器、數據存儲器等。二是建立信息化建設硬件集成和穩定、安全、可靠的局域網，解決檔案管理系統專門的終端接口和系統功能集成等問題。

2.3 加快檔案信息化資源的建設，實現檔案信息資源保障

一是加大電子、紙質檔案的收集、整理、鑒定、歸檔。二是對傳統檔案進行數字化利用現代信息技術，有選擇性的把一些傳統的紙質、照片、聲像檔案數字化，并存儲到計算機中存儲設備中。三是廣開門路，從各方征集各類檔案、精品檔案，特色檔案資源進行充實整合，制定檔案工作目標，把檔案征集工作列入計劃中，規定完成的數量，豐富館藏內容，改變館藏結構為社會提供利用。四是應用計算機技術和網絡技術為基礎的辦公自動化產生的電子文件轉化而來的檔案進行整合，監督、指導。確保電子文件檔案的完整性、真實性、有效性、可讀性。五是對現有檔案資源空間布局和組合方式的調整，使檔案資源的布局更合理、結構更優化，更有利于保存、開發和利用。

2.4 檔案信息化建設中缺少標準和規范，信息孤島現象嚴重

加強建立健全檔案信息化管理標準體系，實現資源共享。信息化建設一直以來，缺乏統一領導、統一規范、統一標準，導致各自應用系統之間信息不能互通、共享，產生大量的信息孤島，系統建設無序發展。因此，一方面需要檔案行政管理部門規范化服務內容，制訂檔案電子信息采集、管理、存儲格式標準執行細則，提出歸檔電子文件存儲要求，使之規范化和標準化。[3]另一方面，需要加快建立與檔案信息建設相關法律法規體系，保障檔案信息化建設與政府電子政務無縫接軌、有機結合，消除法律法規上的盲區和誤區。

2.5 檔案館藏資源大多限于紙質檔案，數字化檔案缺泛質和量

加強電子文件歸檔管理體系建設，實現電子檔案資源整合。是檔案管理部門實現檔案管理信息化或數字館建設的思想基礎和追逐目標，核心是將來自各方面的電子文件（檔案）能夠通過網絡向校檔案館實現實時或定時歸檔。根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，開發統一的操作管理系統，數據庫管理系統、信息安全系統等檔案管理軟件系統，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。檔案部門要加大對傳統檔案進行數字化，嚴格把握質和量。利用現代信息技術，有選擇性的把一些傳統的紙質、照片、聲像檔案數字化，并存儲到計算機中存儲設備中，由于傳統的紙質檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數字化后，可以極大提高檔案的利用效率。

2.6 加強檔案信息化人才隊伍建設，實現人才保障

檔案信息化是知識密集、技術密集的系統工程。“培養”的重點是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識和技能培訓；“選拔”的重點是新人。有計劃地招收懂計算機和網絡的人才，充實檔案干部隊伍，為促進檔案信息化建設提供持久的骨干人才保障。

3 結語

檔案信息化是一個全新的課題，是社會信息化發展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現代化方式轉變、由實體化管理向信息化管理發展的必然選擇，檔案部門和每個檔案工作者都必須積極參與推動檔案信息化建設之中，提高對加快檔案信息化建設重要性的認識，抓住機遇，扎實工作，努力實踐，為加快推進檔案信息化建設做出積極貢獻。

參考文獻

[1] 李愛軍.檔案信息化的現狀及對策分析[J].銅陵學院學報，2006（2）：44-46.

第5篇：檔案信息化范文

檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。不難看出，檔案管理的信息化包含以下幾個方面內容：實現檔案信息的數字化、網絡化，將不同載體的檔案資源轉化為數字化信息，實現檔案資源的合理配置，建立起規范的、標準的、目錄數據庫及技術支撐平臺；檔案信息共享，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案資源的共享化，檔案管理人員需要有較好的知識結構、具有專業的檔案管理知識和一定的計算機操作能力；檔案管理工作必須科學化，能在正確的系統論、管理論的基礎上做出正確的決策。

檔案管理信息化的前提是規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移檀性差；檔案自動化工作尚無統一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案管理工作的信息化。檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立各部門檔案是重要的信息資源這—重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立信息化檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制，提高檔案的服務質量。同時，要以現代科學理論為指導，根據檔案工作的客觀規律和檔案的特點進行合理地組織、計劃和控制，實現管理方法科學化、管理機構高效化、管理形式現代化。

檔案管理信息化，就要加強對電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進行數字化，為保證電子文檔的真實、完整、有效，應制定電子檔案管理方法。計算機技術的應用是檔案管理技術現代化的中心，而計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的，要科學制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成，其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。

檔案管理信息化，必須要確保檔案信息的安全性和完整性。檔案信息的安全包括檔案管理系統軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全。安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監督等多方面著手，以維護計算機系統的物理安全。軟件方面的問題可以通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時要充分考慮到系統的安全性把它作為一個重要的指標。

檔案管理信息化，必須重視檔案業務流程的重組。檔案管理信息化建設是在網絡環境下，通過計算機技術和現代網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，改變原有的手工作業管理模式為自動化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業務流程的重組包括：檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表；檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務；檔案指導、編研工作從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。

第6篇：檔案信息化范文

關鍵詞　醫院；檔案管理；網絡化

中圖分類號G271　文獻標識碼A　文章編號1674―6708(2011)36―0055―01

隨著時代的發展，計算機在辦公自動化領域應用非常廣泛，并且產生了深遠的影響，這對醫院傳統的檔案管理模式提出了挑戰，并且也出現了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對醫院檔案管理不能再停留在傳統的管理基礎上了，必須在管理模式和管理思想方面進行比較全的更新，才能夠適應時代的發展，讓醫院的檔案管理更加快捷、準確。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。

1　醫院檔案實行信息化管理的內容

1.1　人事檔案實現信息化管理

隨著醫院規模的不斷擴大，醫院的醫護人員也在不斷的增加，這個檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準確、迅速地提供人事檔案信息，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向信息化管理轉變，實現人事檔案的動態管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認識問題，還可以實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。

1.2　病歷檔案實現信息化管理

隨著信息化的發展，傳統的病例已經很難適應時代的發展，信息化的病例管理隨之而出，新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，通過計算機網絡實現各個科室的互聯，具有查詢分析功能，并將各類手術及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實現各臨床科室相互之間的資料共享，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，通過計算機的信息化可以幫助臨床醫生不斷提高自身的醫療水平，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

1.3　檔案信息化管理

隨著醫院規模的不斷擴大，醫院就醫人員也隨之增加，這對我們醫院的檔案管理提出了很大的挑戰，日常的檔案管理主要表現在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為了能夠適應當前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計算機記錄下來，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文件，并對文件作出相應的處理，檔案管理人員再根據要求預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。

2　檔案管理信息化實現的建議和方式

2.1　提高人員素質

檔案管理人員的技能及素質的提高，這對醫院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業的檔案管理工作的知識，并且還要有相當強的計算機信息化基礎知識，這就需要我們醫院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質，加強檔案管理人員的專業知識的培訓和進修，通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，充分發揮檔案信息化管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。

2.2　需要領導的重視

檔案管理工作是醫院的一個重要組成部分，它是醫院作出正確決策的一個重要參考依據，這就需要醫院在各方面給予相關的支持，隨著信息化的不斷發展，傳統的檔案管理已經不能適應時代的發展，這就需要我們在檔案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫院領導給予的支持，領導不僅要改變傳統的觀念，調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有各級領導的大力支持，才能夠讓醫院的檔案信息化建設取得成功。

2.3　網絡設備先行是基礎

檔案管理信息化必須要有硬件基礎設施作支撐，購買先進的信息化設備，建立醫院局域網，提高檔案管理的安全性。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設成醫院的一個重要信息中心，購買電腦等信息服務器，依托醫院的其他網絡設施，構建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。通過這些硬件及軟件的建設，可以提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。

參考文獻

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[4]楊玉紅．淺談醫院檔案管理[J]．中國實用醫藥，2010(1)．

第7篇：檔案信息化范文

做好保密工作是檔案信息化管理工作中的一個重大問題。就目前來看，兩大因素導致電子檔案信息存在隱患：一是檔案管理的相關部門沒有建立起安全的管理體系，檔案管理工作人員缺乏對相關信息的保密意識。二是技術方面存在一定的問題。國際互聯網是一個開放的系統，在確保信息保密等問題上具有很多先進的技術，例如難以攻破的防火墻、高端加密技術等等，但在具有攻擊性強、破壞性大的黑客面前，便無濟于事。這就使得電子檔案信息存在極大的安全隱患，我們要加倍重視此類問題，在電子檔案信息保密技術上不斷地創新保密手段，管理方面也要嚴格禁止秘密信息在網上公開。

二、促進檔案信息化建設的有效策略

（一）及時地更新檔案管理觀念隨著信息化時代的到來，檔案信息化建設要及時地轉變陳腐的“重視管理，忽視利用”的思想，不斷提高檔案管理人員的思想認識，改變檔案管理被動服務的意識，開發多方面的有效信息，為使用者提供更加方便、快捷的服務，切實加快檔案信息化建設的步伐。

（二）獲取相關領導及部門的支持檔案信息化建設是一項龐大而復雜的工程，涉及創新技術、更新觀念、完善體制等多方面的改革。檔案信息化建設過程中，首先需要工作人員做好電子檔案信息整理工作，并將此過程中發現的問題及需求及時傳遞給相關領導，以便有效地解決問題，提高工作效率。同時，要爭取得到相關部門的支持，充分利用網絡、會議、報刊等進行有效地宣傳，以引起信息部門、其他有關部門以及領導的重視，充分認識到檔案信息化建設的重大意義，努力獲取相關部門以及上級領導的重視與支持，為此項工作打好堅實的基礎。根據國家檔案局頒發的檔案信息化建設實施綱要，各部門應及時制定檔案信息化建設實施細則，讓檔案信息化建設的實踐活動有據可依，促使檔案信息化建設圓滿完成。

（三）節約成本，一切從實際出發檔案信息化建設需要大量資金的支持，并且涉及到很多方面，特別是館藏檔案數字化處理，既浪費資金又耗費時間。針對這種狀況，在進行檔案信息化建設過程中應遵循實用、經濟的原則，一切從實際出發，根據項目的重要程度，逐步實施。在檔案的目錄信息化和全文信息化的建設過程中，也應實事求是，對館藏檔案進行分類，對于利用價值較高的檔案進行全面的信息化處理，對于利用價值不高或者基本沒有利用價值的館藏檔案可以最后處理甚至不處理，以便縮減信息化建設的成本，使得信息資源有效增值，積極促進檔案信息化建設。

（四）重視檔案信息資源建設檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的宗旨，包括數據庫的建設、檔案目錄及原文信息化和多媒體檔案信息化等工作。其核心任務有三個方面：第一，加強館藏檔案的目錄信息化以及全文信息化，以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外，還要盡快做好已有館藏檔案信息的分類、錄入、歸庫等工作，實現現有館藏檔案文件級目錄機檢。第二，有效利用已有的相關機器設備以及信息化技術，對利用價值高的、易被損壞的、使用頻繁的檔案信息進行信息化處理，以加強對科技、文化、經濟等有較高利用價值的檔案進行保護，有效提高此類檔案的利用率。第三，對從紙質檔案轉化為電子檔案的相關信息要采取科學有效的管理措施和技術處理方法，按照一定的原則進行有序的、規范的整理收集，并加強電子檔案的管理工作，確保整理入庫后的電子檔案與原始檔案保持一致性，保證電子檔案的整體性和有效性。另外，還要探究電子檔案傳輸、接收、管理、檢索等方面的技術方法，為電子檔案入館、有效利用打好基礎，做好充分地準備。這就需要在檔案信息化建設方面有一定的標準和規范。與此同時，還應該重視數據庫的大小，數據庫只有達到一定的規模，才能提高其使用效率，若數據庫規模過小，可使用的數據過少，那么就失去了其使用價值。并且，在創建目錄信息化的時候，要確定并且推廣使用標準的檔案信息化管理系統，以便于各單位之間能夠相互傳輸和接收電子檔案，減少使用過程中出現不必要的麻煩。

（五）完善網絡建設，消除安全隱患網絡是電子檔案信息整理、檢索、傳輸和共享等的基本保障，因此建立并完善網絡系統是檔案信息化建設的重要環節。只有建設高效的信息網絡，才能充分發揮電子檔案信息的作用。電子信息的網絡建設主要由三部分組成：首先是服務于本單位的局域網，其次是為政府服務的政務網，最后是服務于社會的公眾網。局域網及政府網是向已經授權的用戶提供沒有公開的檔案信息，公眾網是向社會大眾提供開放的檔案信息，信息包括目錄和原文兩部分。就目前來看，消除網絡安全隱患在檔案信息化建設中處于重要的地位，網絡安全已經是各個國家在網絡建設過程中最為重視的一個問題。檔案屬于一種重要的信息，應保證其保密性。所以，消除網絡安全隱患是確保電子檔案信息被正常摘錄、傳輸、使用的重要保障，需要相關部門采取有效的措施保證網絡的安全：首先應當實行局域網、政府網、公眾網有效的物理分離；其次應該制定完善的系統管理制度，從系統完善、信息網絡審核、訪問權限設置、密碼保護、檢查監督、獎懲等各個方面制定相關細則，以便更好地進行網絡管理；最后，多項網絡信息技術同時使用，保證電子檔案信息的安全性，充分利用防火墻、訪問權限控制、密碼保護等計算機高端技術，有效制止不法用戶的惡意入侵、電腦病毒的惡意進攻以及黑客對網絡的破壞。

（六）創新網站建設，完善服務機制電子檔案網站建設在檔案信息化建設中有著舉足輕重的地位，它還是一種新的檔案信息化利用及服務的重要方法。電子檔案網站具有信息傳輸速度快、內容廣泛、查找便利、及時性強等特征。電子檔案網站的建設能提高檔案一系列相關工作的效率，提高檔案信息化的服務水準，提升檔案工作的影響力，是幫助開放性檔案館樹立良好形象的有效途徑，還是檔案信息化服務體制的創新方法。加強電子檔案網站建設，需要加強對相關工作人員進行相關的技術培訓，增加高端技術人員以及相關物資的投入。

（七）組建優秀的檔案管理人員隊伍當今社會，信息化發展極為迅速，充分掌握信息化知識的人才在檔案信息化建設和發展過程中有著重要的作用。檔案信息化建設是一個龐大、復雜而艱巨的工程，應該將檔案信息化建設的過程當作挖掘和培養優秀人才、組建優秀團隊的過程，這樣才能更好地建設和完善檔案信息化，促進檔案信息化事業的蓬勃發展。在這個過程中，可以采取三項有效措施：首先是對檔案管理的相關人員進行全面的培訓，努力提高其綜合素質；其次是聘請專家進行講座，不斷更新工作人員所掌握的知識；最后，加強與網絡、電腦等公司的合作，通過這種方式加強檔案工作者的實踐能力。

第8篇：檔案信息化范文

（一）多媒體技術的概述

電子文件信息就是多媒體信息的本質含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現出來的信息。計算機系統中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統。多媒體技術包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現完全的、開放性的計算機管理。

（二）多媒體技術與檔案信息化建設的關系

當前，檔案建設面臨著巨大的機遇和挑戰。隨著經濟建設的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統的檔案管理技術方法以及傳播形式與途徑已經呈現落后的狀態，不能滿足社會發展需要。而多媒體技術擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優點，可以為檔案信息化的建設帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設提供先進的技術和科學的手段，發揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質量有著推波助瀾的作用。

二、多媒體技術在檔案信息化管理中的難題

（一）檔案信息傳輸中的知識產權

實現檔案信息數字化，以及網絡資源的共享是檔案建設的最終目的。然而，網絡傳輸這種新的信息傳播技術雖然打破了傳統的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數字化產品帶來了侵權的風險。檔案是知識產權的表現形式之一，是受到版權保護的。社會的發展讓人們逐漸開始重視知識產權，所以檔案信息化管理工作務必要注重對著作權的保護。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權和所有權人，作品在網絡上進行傳播之前必須取得著作人的授權，否則未經著作權所有人同意任意使用檔案便屬于侵權行為。

（二）檔案規范化管理的原則

只有制定和實施檔案管理的工作規范和標準才能切實的提高檔案管理工作的質量與效率，也是實現檔案信息數字化目的的現實需要。實現檔案信息數字化，必須堅持管理規范化的原則，按照相關的標準對檔案進行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質建設，實現部門、崗位與個人之間的權責關系明確，避免出現檔案保管不完整、不規范及其價值被浪費的情況。

（三）檔案信息安全保障體系的建立

安全保障體系對于檔案信息化的建設有著關鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關的法律規范以及制度不健全。在管理工作中出現缺乏有效的安全技術，健全的管理體制等，給檔案信息化建設帶來不便。而隨著設備和技術軟件的發展，從事黑客等網絡不法事業的相關組織技術也在進步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應該時刻保持警醒，不斷的升級網絡技術、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質，以確保信息數據的安全、保證檔案信息化建設穩定的前行。

三、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

（一）建立檔案信息庫

以現有館藏為基礎，通過計算機網絡技術建立數字化的檔案信息庫，對信息和數據進行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關準備：構建一個檔案管理的多媒體平臺。建設子系統、數據存儲子系統以及數字化處理和數字化信息輸出子系統，完善檔案信息數字化管理系統。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進行控制，需要同步的媒體工作進行同步控制。系統應該滿足操作界面的生成、數據庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應用系統和軟件的運行，提供安全的運行環境。還需要對數字化信息系統中的數據進行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數據庫存儲和處理信息數據的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。

（二）信息系統的檢索程序編制

檔案信息數字化的首要要求就是目錄信息的數字化，檔案目錄數據庫能夠實現檔案資源在數據庫中的條理性，是整個數據庫建設的基本。首先，要建設一個目錄信息的倉庫，完善相關的目錄數據、專題目錄數據以及各類資料文獻的目錄數據的輸入、媒體制作和檢索體系，實現準確快速的查找信息數據。其次，建立檔案的著錄標引和機讀目錄系統。其中檔案的著錄標引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現檔案的著錄標引檢索自動化，首先要輸入大量的數據，以檔案著錄表現出相關信息數據的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規范標準錄入到系統數據庫當中，以特定的模型為連線將它們組織串聯起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數據管理提供相關技術基礎。

四、結束語

第9篇：檔案信息化范文

一、檔案管理應用信息化技術的優點

（一）促進辦公效率大幅度提高。利用計算機的信息處理能力有利于提高檔案管理效率，在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也較為低下。在檔案管理工作中應用計算機軟件，可以明顯加快資料的收集、儲存、分類和統計工作，有利于提高工作效率。

（二）促進檔案文件信息得到充分的交流與共享。在傳統檔案管理工作中，不同單位與不同部門掌握的檔案資料不能實現互通有無，不利用查找文件和信息。在檔案管理工作中應用計算機技術以后，檔案管理工作得到了較快升級，并逐步形成一個完整的系統，同時有利于實現不同單位與不同部門間的信息共享，檔案文件信息可以實現各種方式的查詢，使檔案更好地服務于人民，提高了工作效率。

（三）有助于檔案保存穩定性。檔案電子文件載體材料與傳統紙質載體對比，具有更長的保留時間。如VCD、DVD光碟，U盤，移動硬盤等，這些電子載體都具備一個突出的優點就是易于存取、較快傳遞、容易保存、不受外界環境的影響、不易損壞，穩定性較高。

（四）大大提高了文件傳遞的速度和安全性。檔案管理信息系統依靠計算機網絡，發揮安全認證等技術手段的作用，可以實現快速的傳播，有效保證了文件傳遞的安全性。

二、檔案管理應用信息化技術的方法

（一）把實體管理變為信息管理。在傳統檔案管理過程中，一般情況下依靠紙質、圖片、錄音、錄像等形式保存，都是工作人員手工操作，在管理過程中存在著繁雜的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計、提供等工作，因此檔案工作人員每天都需承擔繁重的工作量，而且不易于操作，操作過程中容易產生失誤。因為每天都要進行大量檔案資料的整理與保管，因此不具備時間對檔案資料進行提煉和加工，很多檔案信息資源不能發揮應有的作用，形成嚴重的浪費現象。當前，大量的現代化管理技術和設備進入檔案管理工作中，特別是隨著計算機、光盤、多媒體技術的引用，有效提高了工作效率，實現檔案管理工作的現代化，逐步淘汰了傳統檔案管理模式。當前，檔案管理工作的核心內容是信息管理，在管理檔案信息資源過程中普遍應用現代化管理手段。利用信息化處理的檔案資源可以實現廣泛傳播，檔案資源只有實現信息化管理，檔案資源才能真正為人民所用，才能展現更大的作用，檔案管理工作才能有力支持我國經濟發展、科技進步與社會繁榮；同時實現信息化管理的檔案資源也可以創造一定的經濟效益與社會效益，一定會促進我國國民經濟的持續性發展。