中職教育中檔案管理問題分析

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【摘要】作為中職教育管理的重要組成部分，檔案管理工作關乎中職生能否順利畢業以及中職教育管理的規范化程度。特別是農廣校中職教育學生群體復雜，管理起來難度更大，實際的檔案管理中很容易出現問題。本文先對中職教育中檔案管理的問題進行了分析，然后針對性提出一些解決對策，希望為新時期國內中職教育檔案管理工作提供一些借鑒。

【關鍵詞】中職教育；檔案管理問題；管理對策

隨著農業現代化建設，迫切需要一大批高素質的農業技術人員來帶動農業產業發展，這使得新時期我國農廣校中職教育中的學生數目不斷增多，增加了檔案管理人員工作的難度。檔案管理主要是對中職教育過程中的教學活動和教研活動內所形成的具有考察價值的材料和數據等資料，其管理質量關乎教育工作能否有序開展，具有很強的研討價值。

1中職教育中檔案管理的問題

1.1檔案管理人員問題

在現階段的中職教育檔案管理中，影響檔案管理成效的一個重要因素為檔案管理人員問題，具體表現為檔案管理人員整體素質偏低。農廣校中職教育主要面向于成年農民群體，教育教學條件比較差，相應的檔案管理人員素質整體偏低。特別是其中有許多檔案管理人員沒有接受過檔案管理的系統化學習，甚至沒有接觸或了解過最基本的檔案管理業務。比如，檔案管理人員的責任心比較差，無法對文件進行及時、準確地整理；資料收集和整理毫無條理；檔案管理資料不完整，存在比較嚴重的丟失或資料損壞問題，對檔案的真實性和完整性帶來了不利影響。

1.2檔案管理制度問題

鑒于中職教育中對檔案管理不夠重視，使得許多檔案管理人員在進行檔案管理過程中存在無法及時收集和整理資料，檔案管理內容不全面以及檔案文件裝訂不規范，借閱和保管制度不完善，保密制度不健全等問題。歸根結底，造成這種情況的一個重要問題在于檔案管理制度不健全。此外，雖然部分中職教育檔案管理中制定了一些管理制度，但是在實際的落實過程中存在執行不到位等問題，這也極大地影響了檔案管理工作的效果[1]。

1.3檔案管理方法問題

在中職教育檔案管理當中，許多院校沒有配備專門的檔案室，僅僅在文秘工作的辦公室內配備幾個檔案柜。由于辦公室人員眾多，容易對檔案設施及檔案資料進行磨損，這樣不僅不規范，也無法滿足檔案管理的保密性原則。此外，在檔案管理方法上，檔案管理人員在歸類、整理、保存和查詢檔案的時候，也沒有引入智能化管理系統，這也在一定程度上影響了檔案管理的效果。

2中職教育中檔案管理問題的解決對策

2.1重視檔案管理人員教育培訓

為了提升中職教育檔案管理人員的整體素質，就需要強化檔案管理人員教育培訓，這是確保檔案管理工作有序進行的重要保障。首先，針對檔案管理人員，要做好選拔工作，確保他們具備很強的責任心、政治素質和思想意識，對學校工作流程以及職教辦學規律進行充分熟悉，確?？梢园凑找幷聛黹_展檔案管理，這是確保檔案管理人員能勝任檔案管理工作的先決條件。其次，要強化對檔案管理人員自身業務素質的教育培訓，做好檔案業務的統籌管理工作。比如，中職院校定期要組織全體檔案管理人員開展教育培訓，向他們灌輸一些先進的檔案管理理念和方法，使他們更好勝任有關的檔案管理工作。最后，要強化檔案管理人員的繼續教育，改善他們的工作條件和薪酬待遇，確保他們可以以身作則，不斷提升自身的綜合素質。特別是針對中職教育中的新型檔案管理人員，定期開展檔案管理的基本技能培訓；針對那些有多年管理經驗的檔案管理人員，要定期向他們灌輸一些新的檔案管理知識與方法，確?？梢詮恼w上提升中職教育檔案管理的整體素質，確保更好地開展中職教育檔案管理工作[2]。

2.2健全檔案管理制度

為了確保檔案管理工作有序開展，就必須要對現有的檔案管理體系進行改進和健全，確保檔案管理人員在開展檔案管理工作期間可以做到有據可依。隨著數字化技術和信息化技術的發展，檔案管理人員必須要本著與時俱進的原則，加快構建適宜新時期檔案管理工作需求的檔案管理體系，對傳統檔案管理資料的收集方法進行改進和創新。除了重視對紙質檔案資料進行收集和管理外，還要統一管理照片和影音等非文字的一些檔案資料。此外，還要結合不同的學院制定適宜的檔案管理制度，對檔案管理機制進行健全，確保檔案管理工作可以做到與時俱進。

2.3創新檔案管理方法

為了更好地開展中職教育檔案管理，先進的檔案管理理念和方法不可或缺。一方面，要做好檔案管理基礎設施的建設工作。針對檔案管理所需的專業檔案室以及存儲柜等進行完善，確保滿足規范化檔案管理需求[3]。另一方面，要注意引進先進的檔案管理系統，強化檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作的準確性和效率，降低檔案管理成本，這是更好開展檔案管理信息化建設的重要保障。總之，中職教育檔案管理是一項系統工作，其重要性比較突出。但是在實際的管理中存在管理人員素質問題、檔案管理制度問題和檔案管理方法問題。針對這種情況，實際的管理過程中需要強化檔案管理人員教育培訓，檔案管理制度健全與檔案管理方法創新，尤其是要強化檔案管理信息化建設，借助信息化管理系統來提升檔案管理的質量和效率。

參考文獻

[1]顧婷.中職院校檔案管理的現狀及對策[J].現代經濟信息.2017,20(24):103-104.

[2]牛福英.淺析農廣校中職教育學籍管理[J].農民科技培訓.2014,13(5):30-31.

[3]楊麗芳.中職學校檔案管理存在的問題及對策[J].衛生職業教育.2017,24(9):36-37.

作者：柳浩坤 單位：河北省農業廣播電視學校靈壽縣分校