淺談航道養護工程檔案管理

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一、加大檔案工作宣傳力度

工程項目實施前，應加大檔案工作宣傳力度，不斷提高社會檔案意識。要采取多種形式、多種渠道，加大檔案工作宣傳力度，提高社會檔案意識。只有這樣，項目檔案管理工作才能步入正軌。項目開工前，應確定分管領導和檔案員，及時收集檔案，按標準規范整理組卷。不論是業主單位，還是項目參建單位，在重視項目建設的質量、進度的同時，應明確項目檔案沒有通過專項驗收，整個項目就沒有結束的檔案意識。

二、設置專職檔案員

由于工程建設單位人員和經費的原因，許多單位沒有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩定性差，而且對航道工程檔案的收集、整理、歸檔不熟悉，使得案卷質量差，無法達到檔案管理要求。為了優化檔案管理工作，應發揮業主單位和參建單位的積極性，爭取各方支持和配合。由于項目檔案管理工作單靠建設單位的力量是遠遠不夠的，加上建設項目檔案工作人員流動大，難以熟練掌握業務，進行獨立操作，參建單位應積極努力創造條件，為重點建設項目檔案工作的健康發展構筑良好的人文環境。在工程竣工驗收時，力求做到歸檔的基礎建設工程文件內容真實、齊全、系統，其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。

三、完善檔案移交手續

檔案移交應及時，手續要完善。工程建設項目從立項開始就產生了檔案，隨著工程建設進度的不斷加快，工程項目檔案會越來越多。按要求，每件項目檔案產生后，都要及時移交給檔案員，并辦理移交手續。各參建單位的檔案應建立專門的檔案室，及時將文件歸檔并更新臺賬。

四、規范檔案保存環境

工程檔案可以直觀地反映出工程的質量。工程建設中，施工記錄、工程建設進度、施工過程中的隱蔽工程及放水后水下工程等都是組成工程檔案的內容。工程在竣工后，因無法看到工程建設的過程，也無法檢測水下部分的質量。但可以利用已有的圖紙，現場的施工記錄來還原整個施工過程，找出施工過程中的質量問題。工程質量問題主要由施工組織及施工過程中的質量控制來保證。保存好工程檔案，可以更好地發揮施工組織及施工計量控制的效率。如果涉及到質量評定，事故原因分析，隱蔽工程施工，竣工驗收，檔案都是日常管理中不可替代的重要依據，也是工程建成后進行工程維護、運行管理不可缺少的參考資料。

五、建立檔案信息電子化管理

航道工程施工過程中產生的文件在歸檔后，由于沒有采取數字化管理，管理現代化水平不高，沒有應用專業的檔案管理軟件，未能實現資源共享。許多參建單位沒有應用專業的檔案管理軟件，計算機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。在實際工作中，本工程既重視紙質文件的歸檔，又重視電子文件的歸檔，將全部紙質文件電子掃描，電子文件按檔案立卷管理辦法與紙質檔案同步歸檔，將航道工程檔案信息在QQ群里共享，需要時按電子目錄查詢即可，使檔案管理更有序、查詢更方便，利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準率，大大節省了查詢、復印的時間。

六、結語

綜上所述，航道工程建設中只有嚴格執行工程管理的各項規章制度，實行規范化管理，并通過工程技術人員辛勤負責工作，才能保證航道工程檔案從形成到歸檔按時保質、井然有序，才能體現航道工程的整體管理水平和質量。檔案工作者只有對工程檔案采取科學管理，辛勤用心服務，才能實現檔案資源的有效開發利用，才能為航道工程建設、決算審計、基本建設管理、領導決策提供最準確的資料及最詳實的數據，才能更好地為航道工程的基本建設服務。

作者：朱強 單位：江蘇省寶應船閘管理所