信息化時代檔案管理論文

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一、運用信息化管理檔案的重要性

由于現代技術的不斷發展，尤其是文字掃描技術、電腦縮微技術、光盤刻錄技術的不斷完善，這些都使檔案信息的存儲量得以很大程度地增加。例如，如果我們有一張3.5英寸的電腦軟盤，1.4M字節，理論上能夠存儲大約六十萬的漢字，比一本厚厚的名著《紅樓夢》的字數還多。通常情況下，在紙上只能記錄少量的文字、圖表、圖形等簡單的信息，而計算機信息化形成的電子文件，在一份電子文檔里卻能夠一同記錄下文字、圖形、表格、音樂等各種各樣的多媒體信息。這樣通過使用現代化的信息技術，就能夠實現在很小的內存空間中存儲下大量多樣性的信息。

檔案管理信息化的必然趨勢隨著現代高新科技的飛速開展，各層次檔案管理系統已經廣泛地應用了以電腦應用技術為主體的檔案信息化管理技術。但是從現在的實際情況看，各級檔案局或檔案館作為檔案主管部門，由于受到多種固有問題的束縛，在運用信息化進行檔案管理工作的操作時，遠遠沒有其他系統或者其他部門運用的廣泛和普遍。比如說在郵政銀行等部門，在檔案管理中，信息化建設水平已經發展到了一定的規模。在這種情況下，如果不能很好的深入的認識到信息化建設在當代檔案管理中的必要性，就會大大落后于其他部門，在歸檔、監督檔案流轉的過程中出現諸多問題，影響本單位的工作效率。如果不加控制，將會在檔案管理工作方面趕不上時代的潮流，失去原來的先進性。如能及早的認識到檔案管理的信息化建設已經成為當今社會檔案管理的一種大趨勢，從而使各級領導認真地研究并解決檔案管理中信息化所需要的經費、政策支持、技術應用等問題，那么檔案管理信息化建設的進程就能夠順利進行。

二、信息化時代中檔案管理信息化建設的對策

（一）轉變傳統檔案管理的舊觀念，積極服務現代社會

首先，檔案管理人員必須要改變之前的一些舊有觀念，面向現代社會，重視為社會服務，為人民服務，培養起勇于創新的理念，從而使信息化建設為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務于我國經濟社會的快速發展。其次，檔案管理部門要積極服務于社會，改正之前被動地為社會服務的錯誤理念。發現社會在檔案管理信息化建設方面的潛在需求，積極主動地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務。同時，還要加強各個檔案館之間的溝通，努力擴大本館的收藏量，積極對本館的優秀藏品進行宣傳。此外，對檔案管理部門來講，還有一點十分重要的就是對檔案信息的權限問題重新進行界定，合理擴大檔案的利用權限，從而使更多的用戶得到實惠。因為檔案本身就是一種很有效的信息資源，所以說，）檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務于客戶的資源。因此，在現代社會里，每個檔案管理部門都應該積極的推進檔案信息化進程的發展，堅持為社會服務，為人民服務。

（二）突出檔案館的特色

人們對檔案質量的總體評價和認定主要依靠檔案館形象，同時也體現了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠為客戶提供充分、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設中檔案館應具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴大經營規模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進程做出貢獻。

（三）培養信息化管理人才，加快信息化進程

在當今的現代化社會里，檔案管理已經越來越依賴信息化了，然而要完全實現對檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。現在在我國的檔案管理領域，還需要大力加強對信息化人才隊伍的建設，因此必須組建起一支能適應快速發展的信息化要求的檔案管理團隊。在利用信息化管理檔案資料時，必然會對檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術的快速發展，檔案管理中的新問題、新挑戰不斷出現，因而對高素質、現代化的信息管理人員的要求也越來越多了。因為檔案管理信息化建設不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求，因此檔案管理教育專業應面向社會，結合社會實際，及時調整并改進檔案管理專業的教學模式，不僅從課程內容、教學方法方面進行改進，而且也要在檔案教學手段、教育分層和教育模式等方面進行全面改革。此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術技能知識的普及與培訓，使他們很好的去適應檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進一些全面發展的高素質人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應信息化建設的發展要求，更好的與社會同行進行競爭與交流。要實現這一點，就必須優待高素質的檔案管理人才。針對這一點，在工作條件和生活待遇上就要做到對高素質的人才給予特別的關心和照顧，解除其生活上的后顧之憂；研究高素質人才成長和流動的基本規律，以形成檔案館的最佳人才管理團隊，從根本上為檔案管理單位的長遠發展打下堅實的基礎。

三、結語

總之，運用高新科技促進人事檔案管理工作的的信息化建設，提高檔案管理工作效率，更好地為客戶服務，是現代社會發展的必然趨勢。此外，加強檔案信息化的安全性建設、加快檔案信息的更新速度，提高檔案資源利用率，也有利于構建和諧的勞資關系、促進社會經濟的發展。所以，必須做好人事檔案管理的信息化建設，只有這樣才能使管理主體更好地為社會發展服務。

作者：呂文慶 單位：泰安市食品藥品監督管理局