高校基建檔案管理的問題及對策

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[摘要]本文主要在分析了高校基建檔案管理存在的問題的基礎上探討了高校基建檔案的管理對策，以供同行參閱。

[關鍵詞]高校基建；檔案管理；問題；對策；約束機制；專業化水平

高校基建檔案不僅反映并記錄了高校不同時期的發展規模、辦學理念、發展規劃以及學校的基本建設情況，而且也是高校改擴建、維修的重要依據，同時還是學校日后建設發展的基礎。由此可見，高校基建檔案的管理工作相當重要。但就當前情況而言，無論是從資金投入、人員配備還是重視程度來講，高校基建檔案管理仍舊是我國高校檔案管理中一個較為薄弱的環節。

一、高校基建檔案管理存在的問題

（一）高校基建檔案管理缺乏有效的約束機制與考核指標

因當前我國大部分高校的基建檔案管理缺乏具體的考核和檢查指標，基建檔案管理的重心也僅僅集中在本工程完工后高校的下一步建設對原有工程資料檔案有所涉及時才會查詢原有的基建檔案上。因欠缺長效的約束體系，致使基建檔案管理人員消極應付、態度懶散，高校基建檔案管理也不能確保系統性、準確性以及及時性，這給基建檔案管理工作的質量水平帶來了嚴重的負面影響，甚至影響了未來高校的基建建設。

（二）高校基建檔案管理缺乏專業性

作為工程管理的一個重要分支，高校基建檔案管理工作在高校工程建設中扮演著相當重要的角色。高校基建檔案管理也是高校檔案管理的重要組成部分之一，做好基建檔案管理，本應該得到高校領導以及相關管理工作人員的重視。但實際情況卻并不是這樣的：從學校領導到相關管理人員甚至學生本身都對高校科技類檔案的管理，包括科研檔案、學生檔案以及高校教學檔案等在內的檔案管理相當重視，但是對于基建檔案的管理，高校的重視程度相對很低。我國一般高校均未配備專職的基建檔案歸檔管理人員，通常情況下均由基建工程管理人員來兼職此職位，因工作精力和重心的分散，致使基建檔案管理工作專業性水平不高，管理質量直線降低。高校基建檔案管理是一個非常專業的系統性工程，缺乏專業化管理人才必將導致基建檔案管理水平停滯不前。

（三）高校基建檔案管理人員意識不高

我國高等教育長期處于計劃經濟管理思想的影響之下，高校欠缺發展與管理的積極性與自主性，致使很長一段時間之內我國各大高校的建設管理人員以及領導人對高校基建檔案管理的重要性認識不到位，意識不高，長期存在的“輕檔案、重建設”的思想意識致使高校基建管理工作人員將全部工作重心放在了工程建設方面，在日常收集與整理基建資料方面經常性流于形式，影響了高校基建檔案管理的水平。故此，高校主管領導以及相關基建檔案管理人員需要加強對高校基建檔案管理工作的重要性的認識，才能切實提高高校基建檔案的管理水平與質量。

二、高校基建檔案管理對策

（一）明確約束考核機制，構建并完善高校基建檔案管理制度

構建并完善高校基建檔案管理制度與基本流程，要明確檔案管理的約束考核機制與崗位職責，為高校基建檔案管理工作的順利進行保駕護航。不僅在學校層面要構建相關的管理機構，配備相應的管理人員，學校的紀律檢查部門也需要制定專項的監督管理措施來約束、監督基建檔案管理工作。此外，要明確可操作的檢查考核機制和制度，定期考評學校檔案管理部門的檔案管理工作，將基建檔案管理工作具體落實到個人，及時發現并處理基建檔案遺漏、整理滯后和歸檔不及時等問題，切實提高檔案管理工作部門以及管理人員的積極性，如此，高校基建檔案管理水平才能確保在制度督促和制約下有所提升。

（二）在高校基建檔案管理中引入專業管理人才，提升基建檔案管理的專業化水平

當前我國高等院校專業的基建檔案管理人員配備不足，基建部門結構不合理，高校基建檔案管理工作通常由基建部門的工程管理人員兼任，而隨著社會經濟的告訴發展以及各行各業分工日益專業化和精細化，工程管理人員的精力大多集中在工程過程管理，加之工程管理人員欠缺收集、整理與歸納基建檔案的工作經驗，致使高校基建檔案管理水平大大降低。故此，若想提升高校基建檔案管理工作的水平，必須將目光鎖定在“人才”方面，積極引進專業的基建檔案管理人才。或者可以從基建工程管理隊伍中抽調人才進行檔案專職管理，如此，才能將基建檔案管理的責任具體落實到個人，且術業有專攻，基建檔案管理的歸檔管理水平也會得到大大的提升。針對部分數量較少工程規模也較小的高校，或者部分規模比較小的高等院校，配備專職的基建檔案管理人員極容易出現工作量不飽滿的問題，對此，可以通過定期聘請社會上的所屬于專業工程咨詢服務公司的專職檔案管理人才加以解決，以此提高高校基建檔案管理水平。

（三）提高對高校基建檔案管理工作重要性的認識意識

要切實提高學校各級領導以及基建檔案管理工作人員對基建檔案管理工作重要性的認識意識，并提升基建檔案管理部門以及管理人員的責任感。做好高校基建檔案管理工作，首先需要高校領導的鼎力支持。要依靠高校領導實實在在的人力、物力資源以及各方面的配合與支撐，如此，才能夠將學校基建檔案管理工作提升到高校日常管理工作這樣的一個高度，并順利將基建檔案管理納入到高校規范化、系統化管理中，為高校基建檔案管理工作奠定扎實的基礎。此外，可以通過各種宣傳方式，不同的宣傳途徑，比如校園座談會、各類型校園媒體等形式以及方式進行主題宣傳，為高校基建檔案管理工作營造一個更加完善、積極的環境，讓高校相關人員都明白基建檔案管理的重要性，并讓基建檔案管理人員能夠深切感受到高校基建檔案管理工作的使命感和傳承性。

三、結語

高校基建檔案管理是一項系統工程，需要高校領導以及基建檔案管理工作人員的高度重視與大力支持。在高校基建檔案管理中，必須明確約束考核機制，構建并完善高校基建檔案管理制度；在高校基建檔案管理中引入專業管理人才，提升基建檔案管理的專業化水平；同時，還需要提高對高校基建檔案管理工作重要性的認識意識。

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作者：李靜霞 單位：鄖陽師范高等專科學校