電力工程電子檔案的歸檔管理

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一、我們的做法與措施

1．理順關系，制定制度，強化電子檔案的歸檔管理。2003年，檔案管理部門開始接手電子檔案的歸檔管理后，建立健全規章制度，制定了電子檔案歸檔管理制度和有關規定，得到院領導的高度重視。以技術管理通報的形式，了《院工程CAD成品文件的歸檔流程實施辦法》等一系列電子文件成品文件的歸檔規章制度和規定，做到責任落實到人。檔案人員嚴格把關，認真核對。從源頭上杜絕電子文件的丟失，保證了歸檔電子檔案成套性、連續性、準確性、真實性、完整性、有效性，提高了電子檔案的歸檔率。

2．重視電子文件歸檔后的檢查驗收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時，力求全面，發現問題及時與專業人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關工作。此外，檔案部門還定期對電子檔案進行了數據備份，實行異地保存，保證了電子檔案數據和信息的安全。

3．獎罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發《進一步加強規范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時，對電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規定。檔案部門定期檢查，并把檢查結果納入院月度雙文明考核中，對違規者給予處罰，對執行好的設計人員給以獎勵。4．嚴格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調用和轉換、拷貝，采取事先填寫CAD成品調用審批單，實行院領導逐級簽字審批制度。通過一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設計的電子檔案管理工作，有了長足的的發展。

二、今后工作的對策

為了改進和加強電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專業設計工作服務，今后應做好以下幾個方面的工作。

1．取得領導的重視和有關部門的配合。從電子檔案形成的過程看，它既來源于工程設計部門和信息管理部門，也來源于上級領導機關等，其涉及面廣、內容多、專業性強。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級領導和相關部門的支持和通力協作。為此，各級領導要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領導工作日程，納入工程計劃管理，幫助協調好檔案人員與有關部門的關系。

2．做好宣傳教育工作，增強全員檔案意識。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實處，檔案部門應認真貫徹《科學技術檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規范》等有關規定，會同有關部門積極開展檔案法規和安全保密條例知識的普及教育工作，使每個專業人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應承擔的責任和義務，進而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。

3．加強崗位培訓教育，提高檔案人員的業務素質。通過培訓，不但要學習檔案專業知識，還要學習其他現代科學知識，使檔案人員成為復合型的檔案工作者。通過組織學習《檔案法》，增強全體檔案人員的法制觀念，依法治檔，是今后做好電子檔案管理工作，促進檔案事業全面發展的重要依據。

4．重視電子檔案的安全保管和利用。確保檔案實體和檔案信息的完整與安全，檔案部門的頭等大事和重要任務。要根據電子檔案形成的特殊屬性，針對電子文件易于傳播、易于復制、易于修改的特點，制定相應地秘密級和相關制度，規范利用方式，嚴格執行相關規定，保證院屬知識產權資源的安全、有效保管與利用。

作者：尚麗君 單位：吉林省電力勘測設計院