高職院校電子檔案歸檔管理研究

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摘要：隨著信息化時代的到來，高職院校對校內電子檔案管理工作提出了較高的要求，加強信息化檔案歸檔管理，成為相關管理人員的首要工作。學校應加強對當前電子檔案管理工作信息技術的了解，并在相關建設中秉承嚴謹態度，引導工作高效有序地完成。本文簡單敘述了高職院校電子檔案信息化建設的發展現狀，提出幾項高職院校電子檔案歸檔管理的優化策略，從而為關注這一話題的人們提供參考。

關鍵詞：信息化時代；高職院校；電子檔案；歸檔管理

信息技術的普及引領信息化時代的來臨，高職院校的電子檔案管理中存在對當前多項信息技術的應用，相關管理人員應迎合時展需求，開拓眼界，提升創新意識，優先展開對當前發展現狀進行分析，進而形成相關概念，加強歸檔工作力度的強化，最終實現高職院校電子檔案高效管理的目標。因此，本文對信息化時代高職院校電子檔案的歸檔管理進行研究，具有重要的意義。

一、高職院校電子檔案信息化建設的發展現狀

當前我國高職院校電子檔案信息化建設初期已實現多項網絡設備及數字化轉化設備的投入，但當前的整體發展中，仍存在諸多值得注意的要點，其具體表現在以下幾點：第一，當前基礎設備數量不足，部分管理手段有待更新。盡管已實行了信息化建設，但當前多數高職院校的檔案仍以紙質存儲為主。其中部分高職院校引進設備較少，且僅在信息化建設初期對管理系統進行了應用，后期僅僅將此類設備停放在原位。經長期擱置，設施及其內部應用軟件已相對老舊，難以或無法支持當前的管理中的信息檢索和錄入。在此種境況下，多數借閱和編存工作仍由人工完成，此種管理手段涉及工作繁重，且大量消耗人力物力，這種結果體現了部分高職院校信息化檔案管理建設工作未徹底落實的困境。第二，當前信息技術人員不足。信息技術往往具有極大的先驅性，其內容構成較新，在檔案管理建設工作中，往往會在計劃初期選用最新的設備，并保持其中應用系統的不斷更新。此類景況導致檔案管理工作人員不僅要具備較高的檔案管理技術，還要對信息技術擁有一定的掌握，復合型技術人才本身難以獲取，且當前高職院校的檔案管理中，或存在兼職人員進行管理工作的現象，這些現狀均限制了高職電子檔案建設發展的步伐。第三，思想觀念陳舊，缺乏管理制度。當前部分高職院校領導及檔案管理人員或仍秉承較為落后的思想觀念，缺乏對信息化方案必要的認知，進而導致此類建設工作未曾“走心”。其行事方式或照搬他校，或交予設備技術人員全權處理。另外，其建設目的是更新當前電子檔案的管理及應用模式，在投入使用時，因各方人員均缺乏相關意識，缺乏管理制度的約束，進而導致其工作執行相對隨意，為后期電子檔案數據的應用埋下各種隱患。第四，電子檔案管理模式的特點。文件有一定的概率是不可讀的，由于電子管理模式，使用計算機技術，這些技術將受到環境的影響，從而導致文件不可讀現象出現，并可能導致某些數據丟失并影響文件的整體管理。而且，在重視程度的問題上，管理者很少關注電子化的模式，而是將其視為數據和文檔的副本，并且他們仍然更加關注紙質文檔。在這種意識的指導下，管理人員沒有進行電子文件的打印和復制，導致一些重要文件的丟失，影響整體管理。還有便是安全相關問題，在人們逐漸強化電腦操作技術的今天，黑客的人數也成幾何數量增長，那么電子檔案中的一些重要文件就會面臨被復制或者被盜用的風險。對于這樣的行為，中國也采取了強有力的措施來控制它，但這種現象仍然存在，所以電子檔案歸檔依然有著一定的安全問題。

二、現代社會發展下高校檔案管理需求

1.學生檔案數據需求高校在學生檔案管理過程中，可以為其他部門提供必要的管理資料。然而，在學生個人信息和學生數量快速增長的過程中，學生檔案的數量也有一定程度的增加。以往檔案統計過程中采用的局部抽樣和靜態抽樣已難以滿足現代工作的需要，高校學生管理所需的數據對動態性和綜合性有了更高的要求。這類數據通常類型繁多，數量龐大，同時具有較強的有效性和可預測性。基于此，相關人員在數據統計過程中需要保證其全面性和動態性，必須在全校范圍內進行數據分析系統的合理建設，確保信息用戶的需求能夠得到最大程度的滿足。高校管理人員對學生的現狀有了更清晰的了解，在制定管理策略的過程中也有了更好的了解，為全面的數據參考提供了依據。

2.檔案信息處理需求為了進一步保障檔案信息的安全，信息使用者在獲取檔案信息的過程中需要花費很長的時間，相關程序也非常復雜。在信息技術飛速發展的今天，信息用戶在應用相關信息時對信息的有效性提出了更高的要求，同時也需要進一步簡化獲取信息庫的過程。雖然高校檔案管理人員在具體工作中逐步開始實現檔案數字化，但在系統化的信息管理過程中還存在一些不足。信息用戶在獲取相關文件信息時，對處理速度提出了更高的要求。高校檔案管理人員需要進行合理的改進，使之最大限度地滿足高校工作的需要，進而通過博弈促進高校建設。

三、電子檔案管理中存在的問題

電子檔案管理工作在檔案管理的應用中越來越多，對于檔案管理有極大的推動作用，在長時間的運用過程中也發現了電子檔案管理存在一些問題，對于檔案管理工作也產生了不好的影響，主要是體現在四個方面：

1.電子檔案管理數據不足電子檔案管理依托大數據平臺，能夠將檔案信息進行存儲和綜合分析，在安全狀態下的電子檔案能夠做到永久存儲不會受到自然環境的影響，數據的增加和完善有利于相關行業對檔案數據進行綜合分析從而得到更加準確的數據結果。但是當前的數據檔案管理隨著硬件和互聯網的發展，硬件丟失的情況屢見不鮮，互聯網病毒和黑客盜取數據帶來的安全問題也非常嚴峻，這對于檔案管理最重要的存儲功能來說是非常不利的，因為數據都是電子的，一旦丟失或損壞可能就無法找回，并且電子檔案的丟失和損壞一定是范圍巨大的，這對于數據平臺的建設需要更加高水平的要求。

2.電子檔案管理人員的綜合能力有待加強在現階段的電子檔案管理中，一些管理者受傳統檔案管理模式的影響，信息化檔案管理能力和計算機設備操作能力不足，致使現階段電子檔案管理工作的效率和質量難以發揮，給檔案管理現代化帶來了不利影響。

3.電子檔案管理中的安全保護機制有待完善電子檔案管理作為依托現代電子信息技術的新型檔案管理模式，極大地提高了檔案管理的效率和質量，使檔案管理功能更加完善，但同時也面臨著互聯網信息安全問題的威脅，因此，實施安全保護機制具有重要意義。目前，在電子檔案的管理中，安全保護機制的建設仍有待完善，這使得電子數據文件面臨信息泄露的威脅，為行業的發展埋下了隱患。

四、高職院校電子檔案歸檔管理的優化策略

1.執行信息化檔案歸檔管理體系的建設高職院校優化電子方案管理信息化的首要任務，即為加強相關體系的建設。電子檔案管理作為依托于現代電子信息技術的新型檔案管理模式，雖然大幅提升了檔案管理工作的效率和質量，使檔案管理功能更加完善，但與此同時，也面臨互聯網信息安全問題的威脅，因此落實安全防護機制有著重要意義。而現階段的電子檔案管理中，安全防護機制的建設還有待完善，使電子數據檔案面臨著信息泄漏的威脅，給行業發展埋下了安全隱患。在硬件設備的引進和應用方面，應從網絡、通訊和基礎計算機三個角度進行考量，時下最新的云存儲和無網絡文件傳輸亦可應用在電子檔案管理工作中。多項信息技術的應用均為有效管理和信息共享所服務，管理人員應做好其中各項應用的調配，進以實現信息化歸檔管理的高效應用。在管理信息數據化方面，應引導管理人員對現有紙質檔案進行匯總整理，通過掃描和圖文轉換技術將紙質檔案內容快捷高效地錄入管理系統中，并在文件編碼的制定上加以重視，應使管理者及借閱者一目了然。在管理實行方面，管理人員應啟用指紋登錄系統，避免管理人員以外的人通過各種方式任意登入管理系統，對數據進行修改或破壞。檔案管理小組應自行挑選工作監察人員，在每日固定時間對數據錄入內容進行審核，如發現錄入錯誤，應及時聯系管理人員進行糾正。后期逐步形成信息化檔案管理規律后，管理人員在接收電子檔案上交的過程中，應勒令各方人員按時進行上交工作，文件內容可包含圖片、文字、視頻，但需保證文件格式統一。此類建設工作需要較長的周期運行，檔案管理人員應秉承持之以恒的態度，在信息化建設推進的過程中，實現相關工作中第一道及最后一道優質執行的模范帶頭作用。采用科學管理電子模式。電子模式可能會導致文件因系統升級或環境變化而無法讀取。為了解決這個問題，有必要科學地管理電子檔案運作模式。首先，在電子模式中，鼓勵著錄存儲文件的方式，以確保文件的可讀性;其次，管理人員需要注意這樣一個事實，即如果計算機系統升級，則需要打印、復制和其他相關文件、數據等，這么做是防止重要數據的損壞或者丟失對以后的工作產生不利影響。高校同時還需要找軟件企業合作，利用更好的軟件，保障防火墻的有效性和防御力，提高電子檔案的安全性。相關管理人員也應該自己開展工作，統一管理電子信息，避免信息混亂。此外還需要重視電子檔案的安全性，從技術上徹底提高安全等級，消除以上可能出現的問題。最后，高校需要建立并且完善電子檔案歸檔的各種操作規范和制度，各部門還應相互協調和監督。與此同時，高校還應實施相應的獎懲制度，并通過獎懲來增加員工對檔案的重視程度。

2.加強信息化檔案管理人才的培養檔案管理中新式信息技術的應用提高了對管理人員技術水平要求，同樣將管理人員從傳統的“keeper”身份有效提升至“administrator”。因此，管理人員應加強相關技術的培養。當前檔案信息的圖文轉換應用較為普及，管理人員應在培訓過程中加強對此類技術的掌控。圖文轉換應用中，可通過掃描和拍攝兩種方式進行紙質檔案的圖片錄入，在文字識別系統中，現擁有多項企業的相關應用技術，但大多數需聯網進行應用，管理人員應進行多方比較，選用效果最佳的轉換軟件。在轉過后，管理人員應進行適當的人工篩查，避免掃描失誤導致的漏字、錯字出現。在培訓期間，管理人員不僅應加強自身相關軟件的應用能力，更要掌握其維護能力，當管理應用中出現較小的應用故障時，管理人員可自行解決，進而有效縮短軟件維護帶來時間消耗。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質量的基礎因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應用能力、信息化辦公能力等等。而在現階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設備的操作能力都有所不足，這就造成了現階段電子檔案管理工作的效率和質量難以發揮，給檔案管理工作的現代化發展帶來了不利影響。

3.保證重要紙質檔案的安全保存電子檔案歸檔相對條理清晰，應用便捷，但部分重要的紙質檔案僅原件能代表其價值，因此除大范圍的數據錄入外，管理人員亦應注重此類紙質檔案的安全保存。從過往經驗來看，原件保存類的紙質檔案數量較少，且分類較為明晰，可優先進行文件夾歸類處理。期間應注意時間順序，并在保存原件的塑封袋中貼上標簽，而后將此類匯總文件夾進行特殊編碼標記，整體密封，封裝至箱，帶至檔案室。后期管理人員可將此類原件重要檔案單獨建庫，進行數據錄入。此類信息的借閱尤需注意，需借閱人提前在網絡申請，并攜帶個人證件進行實體登記。4.選用合理、科學的檔案信息化軟件市場上的檔案管理軟件是多種多樣的，不少地方并沒有做到有規范性地開發檔案軟件系統，導致檔案管理軟件缺乏通用性和實用性。以核工業集團為例，由于硬件和檔案規范化的分類編碼都各不相同的原因，檔案的管理系統有些設備可以正常運行，但有些設備無法安裝，這大大制約著檔案信息化的步伐。可以看出，檔案管理信息化建設需要有相應的檔案文件管理軟件來實現檔案文件的自動管理。可反復使用的檔案數據只需要進行單次錄入，其數據信息可以在文件部門內部共享。檔案錄入后，軟件可以打印各種目錄以及生成報告，通過模糊查詢、組合查詢或分類查詢，從檔案中檢索所需的文件信息，文件借閱工作更加方便準確。

五、結論

總的來說，實現高職院校的電子檔案信息化的有效管理，是對本校信息資源的高效利用，學校應提升對此類工作的關注，在當前信息化時代全面實行高效的歸檔管理。信息化的管理系統對檔案管理工作提供了莫大的便利，但是也帶來一些新的問題，如安全問題等。有的甚至會對電子檔案的進一步發展產生很大的阻礙，正因如此，高校應當積極地迎接挑戰，采取相對應的措施和政策，突破瓶頸，解決面臨的問題或者未來會出現的問題，不斷完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設水平，保證電子檔案管理的健康發展！管理人員可通過執行信息化檔案歸檔管理體系的建設，加強信息化檔案管理人才的培養，保證重要紙質檔案的安全保存等優化措施有效提升高職院校檔案歸檔管理水平，進而在日后的信息應用中實現便捷操作及高效應用。

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作者：李軍 單位：陜西能源職業技術學院綜合檔案室