加強房地產檔案信息化管理路徑探究

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【摘要】檔案管理是房地產管理部門日常管理工作的重要組成部分，加快推進房地產檔案管理的信息化受到房地產管理部門及相關領域學者的高度關注。筆者結合自身工作經驗，就房地產檔案信息化管理實現路徑提出見解和建議。

【關鍵詞】新時代；房地產檔案；信息化管理；路徑

檔案信息化管理是一種利用現代信息技術對檔案資源進行管理、利用和服務的方式方法，是信息化時代一項重要發展趨勢，將促進檔案管理工作質量和效率全面提升。從專業角度來看，信息化檔案管理工作具有工作效率高、信息查詢快和檔案資源共享等多方面應用優勢，能夠極大提高檔案管理工作的便捷性和時效性。眾所周知，傳統檔案管理工作主要以人工作業為主，檔案資料的收集、整理、歸檔和存儲都需要投入大量的人力。與此同時，當檔案資料需要調取和使用時，也需要進行漫長的查閱和尋找，因此傳統檔案管理工作時效性相對較低。

一、房地產檔案管理信息化的現實意義

（一）推動房地產行業健康發展。房地產行業是一個關乎國家經濟發展及社會民生問題的重要領域，伴隨著國家的不斷發展與進步，房地產行業實現了繁榮快速發展。作為房地產管理工作的重要組成部分，房地產檔案涉及房地產交易的相關法律文書及資料，只有強化房地產檔案資料的管理質量，才能保障該領域的安全穩定發展。當下，關于房地產的交易行為日益頻繁，而檔案管理工作的強度也越來越高，只有強化房地產檔案管理信息化建設與發展，才能滿足時代發展的基本需求，并推動房地產行業健康穩定發展。

（二）提高房地產檔案的安全性。作為一種十分重要的檔案資料，房地產檔案保存年限相對較長，甚至需要對其進行永久性保存。與此同時，與一般檔案資料相比，房地產檔案資料的使用頻率相對較高，這對檔案資料的安全性與完整性提出了更加嚴格的要求。房地產檔案管理信息化轉變包括兩個方面：一方面，數字信息檔案取代傳統紙質檔案能規避過往檔案資料使用中產生的損耗、丟失問題，從而保障了檔案資料的完整性；另一方面，信息化檔案模式通過數據庫儲存房地產檔案資源，如此便與傳統紙質檔案存儲方式相結合，進一步提高了房地產檔案的安全性。

（三）為房地產決策的制定提供依據。在信息技術推動下，大數據技術得到了更加廣泛的應用，特別是在一些行政決策制定中，發揮了十分重要的作用。房地產檔案資源是客觀全面評價我國房地產行業發展水平的重要參考依據，然而由于過往紙質檔案資源統計和分析難度較大，因此無法充分利用房地產檔案資源的內在價值。而檔案管理信息化模式的構建，使得房地產檔案資料統計和分析更加智能化和自動化，依據大數據技術準確掌握檔案資料背后的規律與發展趨勢，為相關管理部門制定房地產決策提供了準確全面的數據支撐。

二、房地產檔案管理信息化建設遵循的基本原則

（一）規范性原則。在房地產檔案管理信息化建設過程中，規范性原則是必須尊重的基本原則之一。所謂規范性原則，是指在檔案管理信息化轉變過程中，必須按照標準化和制度化方式加以開展，切不可由各地房地產管理部門隨意開展信息化建設，如此只會進一步增加房地產檔案管理工作的難度。規范化建設的內容包含了檔案資料信息內容的格式統一、文件大小等方面內容，如此才能為后期檔案資源的整合與共享奠定堅實的 基礎。

（二）便捷性原則。本質上講，房地產檔案管理信息化建設的最終目的是提高檔案管理與服務工作的便捷性，從而滿足時代發展需求。隨著我國房地產行業的飛速發展，檔案管理工作的難度與強度越來越高，因此我們在進行房地產檔案管理信息化建設過程中，要高度重視提升管理服務工作的便捷性。這要求房地產管理部門不斷提高檔案管理系統的功能性和運行計算能力，從而為管理人員及用戶提供更加便捷、高效和精確的檔案 服務。

（三）系統性。眾所周知，檔案資料的生成是一個系統過程，并且涉及多個職能部門共同參與。在房地產檔案管理信息化建設過程中，我們還需要高度重視檔案管理的系統性原則，即將相關聯的區域進行有效結合。這就要求對房地產信息化檔案管理工作進行延伸，如在產權登記工作中，對相關信息數據進行有效采集和整理，并將其匯入房地產檔案資料中，從而形成更加全面與客觀的檔案資料數據庫。

（四）安全性。安全性是基于互聯網開放性特征提出的基本建設原則，是保障房地產檔案資料不受外界影響和破壞的基礎所在。伴隨著互聯網技術的發展，網絡安全問題一直是人們關注的話題，而如何有效防范不法分子的網絡攻擊，是房地產檔案管理信息化建設的重要內容。遵循安全性原則就是在強化信息化管理系統安全性的同時，通過科學完善的安全管理制度體系構建，進一步提升房地產檔案管理工作的風險防范能力，由此推動房地產行業的安全穩定發展。

三、推動房地產檔案信息化管理工作開展的路徑

（一）強化房地產檔案管理信息化重視程度。作為信息時代背景下房地產檔案管理工作的一項重要發展趨勢，檔案管理信息化轉變工作已迫在眉睫，為此我們必須對檔案管理的信息化建設給予高度重視。一方面，鑒于檔案資源及其管理在日常工作中日益凸顯的價值與作用，房地產管理部門要充分認識到現階段檔案管理存在的不足，如此才能以更加科學和先進的管理模式與方法組織檔案管理工作；另一方面，房地產管理部門要深刻認識信息技術給檔案管理工作帶來的轉變與提升，從而積極推進信息化技術與檔案管理工作深度融合，如此才能在提高檔案管理工作質量和效率的同時，推動檔案管理工作的轉變。

（二）增加檔案管理信息化建設的投入力度。從技術層面來看，房地產檔案管理工作的信息化轉變并非一蹴而就實現的，而是需要房地產管理部門投入足夠的人力、物力和財力，如此才能達到信息化檔案管理的最終目標。具體而言，檔案管理工作的信息化建設離不開軟硬件基礎設施，這需要房地產管理部門投入大量資金完成計算機、檔案錄入設備等硬件儀器設備以及檔案管理軟件系統的建設。與此同時，在后期檔案管理工作運行過程中，要對軟硬件設備進行有效升級與維護。除此之外，房地產檔案信息化管理需要更加專業的技術人員，因此管理單位要保障信息化管理人員的支持與儲備，以滿足實際管理工作的基本需求。

（三）注重房地產檔案管理系統優化與完善。在房地產檔案信息化管理模式構建過程中，信息化管理系統是十分重要的核心環節，對于信息化建設水平和質量有著決定性影響。首先，房地產管理部門要根據檔案管理工作需求和內容制定一個貼合實際的管理系統，注重系統功能模塊的強化，突出檔案資源的查詢和共享功能，從而確保檔案管理系統能夠滿足不同工作需求；其次，房地產管理部門要注重管理系統安全性能的強化，通過設置檔案管理系統平臺防火墻及檔案資料查詢權限等安全舉措，從而有效保障房地產檔案資料的安全。

（四）構建一支高素質房地產檔案管理隊伍。專業管理人才是檔案管理信息化建設的主體，針對現階段房地產管理部門管理人員現狀，我們需要構建一支高素質房地產檔案管理隊伍。一方面，房地產管理部門要注重現有管理人員業務水平的全面提升，對管理人員定期開展信息化檔案管理相關知識的培訓，使其對信息化檔案管理有準確清晰的認知，并提高自身的檔案管理能力；另一方面，房地產檔案管理部門要注重高端信息技術人才的引進，并以此吸收和應用外界先進的信息化管理理念和模式方法，由此促進房地產檔案管理工作的信息化轉型與發展。

（五）健全房地產檔案信息化管理制度體系。隨著房地產檔案管理信息化建設工作的逐步推進，傳統檔案管理模式無法滿足新時期檔案管理工作的需求，需要對檔案管理制度體系進行優化和完善。首先，根據信息化檔案管理工作內容及要求制定精細化和規范化的管理制度，監督檔案管理人員全面落實信息化檔案管理工作；其次，檔案管理部門要強化檔案管理責任制建設，通過明確各管理崗位工作職責來保障各項工作的高效落實；最后，檔案管理部門要推行績效考核制度，通過必要的獎懲措施激發工作人員的責任意識和工作積極性，進一步提高房地產檔案信息化管理工作的水平與 質量。

四、結語

綜上所述，信息化管理是新時期我國房地產檔案管理工作的內在需求，是提高檔案管理水平和質量的關鍵所在。近年來，信息化檔案管理工作的優勢和特征被廣泛認知，但由于相關建設工作仍處于起步階段，因此需要房地產管理部門對此給予更多的重視和關注。針對當前房地產檔案信息化管理存在的問題與不足，我們必須采取更具針對性和科學合理的舉措，如此才能實現房地產檔案管理的信息化，推動我國房地產行業長遠穩定 發展。

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作者:盛立燕 單位:秦皇島市房產交易服務中心