企業檔案管理創新與服務思考

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【摘要】在現代化的企業管理中，檔案管理占有重要位置。隨著信息化，科技化和現代化的不斷發展，傳統的企業檔案管理與服務模式，已經不能滿足現代企業的發展需求。因此，信息化和現代化已經成為企業檔案基礎業務建設的重心，這是企業檔案管理適應整個社會發展所做出的改變。企業檔案管理創新與服務模式，指企業檔案要服務于企業發展和經濟建設，同時企業檔案工作人員還要創新思維和轉變工作觀念，基于此，對企業檔案管理創新與服務模式進行研究，在新的時期具有新的意義。

【關鍵詞】企業檔案；管理創新；服務模式

1.檔案創新和服務理論概述

1.1企業檔案管理創新研究

綜合國內外關于檔案管理創新的研究，總結出檔案管理創新指的是依據于社會變化和市場變化趨勢，對人才，業務和技術進行優化調整，注重以知識創新和技術創新，以滿足企業檔案管理的發展需求，并且能夠滿足用戶檔案服務需求，最終實現經濟效益和社會服務目標。這個過程，就是檔案管理信息資源創新的過程。①創新首先是檔案管理理念的創新。首先是改革常規傳統的檔案工作管理理念，要重新樹立新意識和新思想。一是服務大局的理念；二是改革與開放的理念；三是競爭與協作的理念。②檔案管理機制的創新。檔案管理機制的創新指的是，對于新形勢下的企業檔案管理工作的特點與規律要進行積極探索，同時要逐步建立起有利于檔案開發和利用的創新管理機制，還可對檔案工作者的積極性進行深入挖掘，最終實現檔案管理機制的創新。具體內容是：一是建立檔案信息資源收集網絡；二是建立科學的崗位目標責任制；三是獎懲機制，充分提高檔案管理工作者的積極性與熱情；四是建立健全企業檔案管理的各項規章制度。

1.2企業檔案服務模式

現代化的企業檔案管理模式，應依據于檔案管理發展趨勢，在利用者不斷變化需求的基礎上，做到服務理念的及時更新，服務內涵的及時深化，服務范圍的及時拓展，同時引進新成果和改善服務手段，這是現代化企業檔案管理模式的主要內容。①檔案服務模式要創新內容：一是創新服務職能；二是創新服務方式；三是創新服務主體；四是創新服務手段；五是創新服務環境；六是創新服務質量；七是創新服務條件；八是創新服務群體合作方式。②我國目前檔案模式創新的具體措施：一是對網站功能進行完善，開展網上利用服務；二是普遍建立電子文檔中心；三是在整合資源的基礎上，共享檔案信息資源。

2.企業檔案管理創新

2.1創新企業檔案管理理念

企業檔案管理工作要想保持活力和升級，就要不斷創新，尤其在信息化和現代化的今天，企業檔案管理工作必須要開拓創新和與時俱進，在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務與企業的生產經營活動。因此，實現檔案管理工作的創新首先是思想觀念的創新，具體要求是：

（1）要樹立檔案工作服務大局的認識觀。新的經濟形勢下，黨和國家的中心任務就是以經濟建設為主要目標，這要求企業檔案管理工作也應該以促進企業經濟發展為工作重點，要以服務大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發與利用，全面系統的為企業經濟發展和長效發展做出貢獻。

（2）改革傳統的檔案管理思想。創新企業檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經濟相適應，并符合企業檔案管理自身發展的運行管理機制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業檔案管理工作的開放范圍，使企業檔案工作能走進企業內部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務化功能可以充分發揮，還能夠增強檔案管理在企業管理中的影響力。

2.2創新檔案管理機制

（1）首先建立檔案信息資源收集網站。建立檔案信息資源收集網絡，主要是因為在社會全面發展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時準確的收集到檔案相關資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網絡，對社會各個部門和各個單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。

（2）企業檔案的各項規章制度要建立健全。創新企業檔案管理，在管理機制上進行時重點，因此可以對當前企業檔案工作的特點和規律進行深入研究，在充分調動檔案管理工作者積極性的基礎上，要建立以工作目標管理為中心的檔案部門考核機制，建立此考核機制不僅是對檔案工作質量和完成情況進行考核，其最終目標還是推動企業檔案管理的創新。另外，還要在建立工作規章制度管理機制的前提下，對檔案工作的最終目標，還有兼職檔案員在檔案工作中的責任都要做到明確規定，還要對評價檔案活動效果的方式方法進行綜合考慮，從而制定出科學合理的考核方法，對檔案管理相關人員進行總評。

3.檔案管理功能服務模式創新

3.1我國當前的企業檔案服務模式創新的具體措施

3.1.1完善網站功能

目前各大企業在檔案服務模式的創新中，普遍開展網上利用服務，并對網站功能進行完善。這是隨著檔案館內部局域網的建立鞏固，企業檔案部門將充分利用網站，進行自己網頁的制作，并且還對上網數據和信息進行積極組織，不僅使檔案管理服務系統與政府網站緊密相聯，還能實現檔案信息的完善檢索功能。

3.1.2建立電子文檔中心

建立電子文檔中心，主要是對各單位的電子文檔進行集中歸檔，然后通過建立的檔案網站，可以對登錄用戶提供有限制性和非保密性文件查詢利用等功能服務，這在發揮信息中心和信息公開場所作用的同時，還能實現電子文檔的自動上傳收集和整理的功能，最終實現電子文件信息資源共享的目的。它的優點在于包括較為廣泛的覆蓋面，內容豐富的檔案和利用率較高。而且，建立電子文檔中心的另一優勢還在于，能有效減少中小企業因必須購買網絡版檔案管理軟件，所帶來的經濟壓力。

3.2創新檔案服務能力

（1）檔案信息服務能力的創新。在企業檔案服務模式中，檔案信息服務占有重要地位。對檔案信息服務能力進行創新，要求對檔案信息資源進行主動開發，對于檔案服務項目和專題服務可做到超前策劃。其中在主動提供檔案信息服務時，要清楚檔案的的家底，還要有精準的服務方向，要了解自己企業員工需要的檔案信息服務屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務，此外還要積極研究，加工和開發檔案信息，可以主動為各企業單位提供經過提煉的，深層次和高質量的檔案數據信息；并根據自己內部員工需求和社會需求，對檔案文化產品進行精心策劃。（2）檔案部門遠程服務能力的創新。為了滿足現代化企業的發展要求，檔案信息服務需要有更高的標準。因此，在實現檔案服務模式中，可充分融入信息技術，為檔案信息服務實現方便快捷的目的，提供了堅實的技術保障。與此同時，在加強檔案資源建設的時候，可以充分利用信息技術，還可充分利用現代化網絡優勢，可以有效提高檔案部門遠程服務能力的重要力量。

3.3深化層次編研

企業檔案管理工作的重要內容之一，還包括檔案資料的編研。其中，檔案資料主要針對的是企業日常工作和實際的數據及運行需要等諸多方面的內容，因此，要進行檔案資料的編研，就需要對檔案原始信息進行充分優化，以及全面系統的整理原始數據，特別是注意有價值信息的匯總處理與分類處理，這不僅確保了檔案資料編研工作的順利進行，還與企業整體利益相符，有利于企業良好穩定的發展。基于此，在進行深化檔案資料層次編研工作時，要注意三個方面的內容。（1）由于檔案資料具有數量繁多，內容龐雜和種類多樣等特點，深化層次編研時，要以優先級的方式進行檔案資料的編研處理。（2）要考慮到企業檔案資料是與企業切身利益密切相關的，在深化層次編研時，可聘請經驗豐富的檔案專家協同進行，這對檔案資料編研的合理性與科學性可形成有效保證。（3）在具體編研處理的過程中，對于企業檔案資料庫中，應定期編研匯總那些來自企業管理部門和國家行業協會的指導性文件。

4.結語

文章對企業檔案管理創新與服務模式進行研究探討，主要是在企業實施信息化建設的新形勢下，把握住信息管理和知識管理中的主要目標，同時要求企業檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務模式，最終使檔案管理工作與企業發展相協調，最終實現企業跨越式發展的總體戰略目標。

【參考文獻】

［1］李秀云.企業檔案管理創新與服務模式分析[J].技術與市場，2013（06）.

［2］陸浩.企業檔案管理創新研究[J].城建檔案，2012（08）.

［3］江濤等.信息時代企業檔案管理服務模式創新[J].佳木斯教育學院學報，2010．

作者：李林 曲金玲 單位：煙臺職業學院