信息化建設在國有企業檔案管理的作用
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摘要：近年來，隨著社會的不斷發展以及市場經濟總體環境的變化，我國絕大部分中小型國有企業舊有的企業檔案管理模式已不適用于企業當前的發展，其檔案管理效率與管理水平都需要加以優化提升。而筆者針對這一問題，選以中小型國有企業檔案管理信息化建設力度為切入點，并對企業檔案管理信息化建設的主要作用加以分析。
1信息化建設在中小型國有企業檔案管理中的具體作用分析
1.1提高了中小型國有企業檔案信息數據的安全性
在我國部分中小型國有企業早期檔案管理工作開展過程中，對于所管理的檔案信息數據都缺乏必要的重視性與安全管理意識，整體管理模式較為粗放。例如在企業生產運行過程中，會將各項生產技術的具體工序流程、企業發展過程中所制定的決策計劃等具有一定程度保密性要求的信息數據加以檔案管理。但是在檔案管理工作開展過程中，管理人員與企業往往將所管理的各項紙質信息管理數據進行分類管理，但卻沒有開展相應的權限管理工作，中小型國有企業的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質的文件數據，這也在一定程度上對中小型國有企業造成了經濟損失與其他消極影響。而隨著我國中小型國有企業檔案管理工作的信息化建設發展，通過構建企業檔案電子數據管理庫，將各類信息數據按照其保密等級與重要程度進行劃分，不同的訪問用戶只能翻閱權限范圍內的信息數據，從根源上避免了上述問題的出現，極大提高了中小型國有企業檔案信息數據的安全性。
1.2降低了中小型企業檔案管理工作的運行成本
在以往中小型國有企業檔案管理工作開展過程中，不但需要配置大量的工作人員，進行高重復性的檔案整理、數據信息抄寫記錄等工作，還需要投入大量企業運營資金與固定資產。例如檔案管理工作的開展需要占用企業內部辦公面積來構建檔案管理庫，為防止紙質檔案信息出現潮濕損壞，還需要采購配置抽濕機等電氣設備。因此在中小型企業運營過程中，傳統檔案管理工作的開展也對企業造成了一定程度的財務壓力。而隨著我國中小型國有企業檔案管理工作的信息化建設發展，中小型國有企業僅需要投入一定的資金與人力資源，用于采購計算機、服務器等相關信息化電子設備，以及研發中小型企業的內部檔案管理系統平臺，便可以開展更為高效的檔案管理工作，不但其運行成本有所降低，還不會出現所儲存檔案信息出現損毀的問題。
1.3提高了中小型國有企業的決策合理性
在企業發展運營過程中，企業管理者所制定的企業發展決策計劃，往往需要對檔案管理工作開展過程中所采集、匯總整理的各項信息數據加以參考，并在此基礎上制定出最為合理的企業發展決策計劃。而在我國中小型企業早期檔案管理工作開展過程中，對于各項信息數據的采集與記錄為人工模式，因此受到工作量與人工因素影響，所記錄的信息數據并不全面、且時常出現信息數據抄寫記錄錯誤問題，這也在一定程度上降低了中小型國有企業所制定發展決策計劃的科學性與合理性。而隨著我國中小型國有企業檔案管理工作的信息化建設發展，一方面，在數據采集層面上，得以借助大數據挖掘技術等信息化電子技術，從龐大的潛在數據信息庫中高效率挖掘出潛在商業價值較高、或重要程度較高的信息數據，從而為中小型企業發展決策計劃制定工作提供了更為全面、參考價值更高的信息數據；另一方面，在數據信息記錄層面上，不但可以替代人工開展高重復性、高錯誤率的信息數據記錄備份工作，且中小型國有企業所構建的信息化檔案管理系統普遍具有數據智能糾錯功能模塊，確保了所記錄管理信息數據的準確性與真實性。
2在中小型國有企業檔案管理信息化建設過程中，存在的問題與優化策略
2.1部分中小型國有企業檔案管理工作人員素養有待提升
首先，當前我國中小型國有企業在檔案管理團隊配置層面上，普遍存在著絕大部分管理人員工齡較長，雖然有著傳統檔案管理模式下極為豐富的工作經驗，但是對于信息化電子技術以及企業檔案管理平臺系統缺乏正確認知與深入了解，并沒有很好地適應企業檔案管理信息化建設的發展。此外，在企業檔案管理人員配置上，部分中小型國有企業并沒有根據檔案管理實際工作情況加以針對性配置，而是根據國企相關體制規定而粗放化管理與配置工作人員。筆者提出以下兩點優化策略：第一，對企業現有的檔案管理工作人員開展信息化管理模式的考核作業，將專業水平與崗位要求差別過大的工作人員進行調崗處理，并對剩余工作人員開展系統性、全面性的培訓工作；第二，企業根據檔案管理實際工作情況與工作需求，針對性調節檔案管理工作團隊的配置比例，優先選擇吸收經過系統性學習培訓、對信息化電子技術有著深入了解的高級專業人才。
2.2中小型國有企業信息化檔案管理體系尚未構建
當前我國中小型國有企業雖然紛紛開展了檔案管理的信息化建設，但是在檔案管理工作體系層面上，仍舊運行著舊有人工模式下的管理體系。而舊有管理體系上并沒有規定如對所配置信息化電子設備的維修保養等環節的管理流程，這也在一定程度上降低了中小型國有企業信息化檔案管理工作的管理水平。筆者認為中小型國有企業應對大型國有企業與西方發達國家企業所構建信息化檔案管理體系加以適當參考與學習，并根據企業檔案管理工作與運營實際狀況，來針對性制定符合企業發展的信息化檔案管理體系。
3結束語
筆者為提高我國中小型國有企業的檔案管理與企業管理水平，實現對國有企業核心競爭力的提升，因此對信息化建設在中小型國有企業檔案管理中的主要作用與存在的問題開展深入分析，并針對性提出上述提高人員素養、優化人員配置、構建信息化檔案管理體系的優化策略建議。
參考文獻
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[2]黃燕燕.新時期如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J].現代國企研究，2019（02）：168.-61
作者：楊佳顏 單位：秦皇島市市政設計院
