水務檔案庫存管理研究

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水務工程檔案產生于水務工程項目的建設、施工、監理三方，指的是水務工程建設項目從策劃、實施、完成到試運行的全過程中形成的應歸檔保存的文件，主要包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的全部文件材料。水務工程檔案是水務工程項目進行稽查、審計、質量評定、監督的依據，事故原因分析、責任認定的證據，竣工驗收、決算的條件以及建成后運行、管理、改進、維修的憑證。水務工程檔案和工程項目實體保持一致，記錄了工程項目建設的全過程，在工程項目質量終身責任制的條件下，它承擔著不可替代的特殊作用。隨著我國經濟實力的飛躍增長，水務行業得到了蓬勃發展。水務工程建設項目的增多使水務工程檔案庫存量日益增大，庫房壓力也越來越大。如何有效地解決水務工程檔案庫房的有限空間和日益增長的檔案數量之間的矛盾是水務工程和檔案管理部門的共同需求。在此針對當前筆者所在單位水務工程檔案庫存管理存在的問題，提出如下方法解決。

第一，健全水務工程檔案歸檔制度，制定行業標準，統一歸檔目錄和組卷格式。水務工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發點都是以“我”利用、保障為主，因此對于建設管理方而言，收集上來的施工、監理方的工程資料肯定會出現重復的現象，如合同文件、工程監理、施工招投標資料、施工過程中的工程質量和事故處理記錄等。因此，應根據實際情況，制定滿足自身需求的行業標準，給施工、監理方標準化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數量的水務工程檔案的入庫。

第二，根據“誰建設、誰存檔”原則，實行建設、存檔二合一責任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔著局機關水務工程檔案存放的任務，還承擔著水務系統局屬事業單位重大項目、專項資金項目檔案存放的任務。局系統一共有17個局屬事業單位，目前基本每一個局屬事業單位水務工程建設項目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿足現實需要的主要原因。對于局屬事業單位的水務工程檔案，局機關人員查閱、利用機率很小，只需要建設單位保存參建三方的資料，在一定程度上會大大減少局機關水務工程檔案的入庫數量。

第三，大力開展水務工程檔案電子數字化建設。局屬事業單位的大多數水務工程項目屬于市重大項目，按照要求工程竣工后，建設管理方需要將參建三方的水務工程檔案原件移交市檔案館。因為原件移交進館后，在建設管理方保存的都是一些復印件，紙質復印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對于一些需要移交市檔案館的水務工程檔案全面實行數字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務工程檔案電子數字化可以大大減少檔案庫房的庫存空間，一般情況下，一個水務工程檔案都有幾百卷的紙質檔案，將檔案信息轉化為電子數據后，成百上千卷的工程檔案只需用一個小小的移動硬盤、光盤便可以輕松保存。

第四，豐富水務工程檔案的信息檢索內容，建立目錄中心，使其能夠滿足不同人群、不同機構對檔案資源的利用需求。健全水務工程檔案信息檢索內容，增加工程檔案參建三方的內容信息、工程竣工時間、檔案保管單位等，制作局屬事業單位和市檔案館內所有水務工程檔案的目錄，不僅可以釋放局機關檔案庫房的庫存空間，還為檔案利用者提供最大的方便，發揮水務工程檔案的最大價值。

第五，培養和造就一支高素質、穩定的檔案鑒定人才隊伍。檔案管理員要加強自身專業知識學習，不斷提高檔案鑒定能力。在水務工程檔案收集階段，檔案管理員就要對檔案進行鑒定，對于不屬于工程檔案歸檔范圍的文件材料要嚴禁歸檔；在水務工程檔案管理工作過程中，對于一些已經沒有檢索需求、保管價值或者不完整的工程檔案，檔案管理員通過鑒定后，及時將已經失去檔案價值的水務工程檔案銷毀。如果確實不能銷毀，可以將失去檔案價值的水務工程檔案及時清理、轉移，將它們存放到保管成本相對較低的庫房，給未來的水務工程檔案預留一定的庫存空間，以滿足水務工程建設的需要。