中藥材庫存管理探析

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摘要：當前我國醫療衛生體制改革面臨著新形勢和新挑戰。許多醫院都主動或者被動地在尋找適合自身的新型庫存管理模式。如何減輕庫存的積壓、提升庫房管理效率，提高庫房供應能力等問題已經擺在各類中醫診療機構的面前。應完善中藥材庫存管理制度，嚴格執行各項法律法規，嘗試采用“零庫存”管理。

關鍵詞：中藥材；庫存管理；零庫存

一、中藥材庫存的特點

（一）種類繁多

中醫的歷史久遠而我國又是一個幅員遼闊的國家，所以中藥材的來源非常復雜。中藥材自身的物理性質和化學成分各不相同，就算是在同一地區、同一時間產出的中藥材也有優劣好壞之分，因為中藥材容易受到外界因素，如空氣、陽光、溫度、濕度、蟲病等自然條件的影響。

（二）加工復雜

一些原材料需要經過一定的炮制加工后才能成為符合《中國藥典》及省、自治區、直轄市制定的《中藥飲片質量標準通則》的中藥材，在這個炮制加工過程中，由于其本身的物理和化學屬性非常復雜，因此，容易產生加工原材料失敗，導致該批庫存無法使用的情況。

（三）用藥考究

由于中藥材復雜的物理和化學屬性，其比一般西藥更容易引發藥物質量問題，輕則影響為病人診療的效果，重則發生中藥不良反應，危及到患者的健康乃至生命。

二、中藥材庫存管理的問題

（一）中藥材倉庫管理不易

中藥材相對于西藥、中成藥對儲存倉庫的要求更高。中藥材倉庫的濕度、溫度、衛生等條件都遠高于普通倉庫的條件要求，除濕器、空調、滅四害等基本設備是必須的。一些中醫診療機構沒有采用計算機信息系統進行管理，使得有些積壓的中藥材很難被發現，導致霉變，造成不小的經濟損失。

（二）藥品采購計劃不周

一些中醫診療機構采購藥品幾乎全靠采購人員的一些零散的記錄和經驗，沒有采用計算機信息系統進行入庫和出庫的聯網。采購負責人即使很努力地調配好各種中藥材的采購量，但是還會發生少了藥或者中藥材積壓未被發現而霉變的情況，使得中藥材的庫存成本較高。

（三）藥品庫存和賬物不符

一些中醫診療機構存在采購流程混亂的情況，中藥材庫房人員沒有按照隨貨清單和中藥材逐個比對，隨后和發票總金額比對的順序。而是為了貪圖方便，不看隨貨清單，直接驗收入庫，不及時清點。

（四）藥品有效期、批號的管理混亂

由于中藥材的特殊性，與西藥、中成藥相比，其有效期不固定，應按照入庫的批號先進先出，保證其質量。一些中醫診療機構沒有采用計算機信息系統進行庫存管理，手工記錄批號，自己憑經驗計算有效期，導致有的藥品未到有效期已經霉變。另外，由于手工記錄批號，誤差較大，有時會出現中藥材未發出但是找不到的情況。有些中醫診療機構中藥材庫存量大，人員不足，會導致批號登記遺漏等情況，藥庫管理亂象頻現。

三、如何解決中藥材庫存管理的問題

（一）完善中藥材庫存管理制度

建立驗收入庫制度。進貨、出貨均應由質檢員和庫房保管員同時驗收。如果發現任何發票、收貨單與中藥材實物不符之處，應立即查明情況，采取正確的糾正措施，若發現中藥材質量不過關，則堅決拒絕驗收入庫。中藥材入庫后應實行“三統一”，“即統一名稱、統一規格、統一編號”，按中藥材的特性劃分區域存放。放置時，排列整齊并登記造冊，方便清點。中藥材存放處需要經常保持庫內清潔衛生，防四害，防霉變。倉庫管理員應根據季節、天氣、氣溫的變化，每天檢查庫房的濕度、溫度、通風、采光等來調節相關設備的運行模式，防止中藥材變異現象的發生。特別是對動物類中藥材和貴重類中藥材應當重點防護，遵守“先進先出”的原則，防止因為存放時間過長而導致降低療效、甚至造成霉變。貴重中藥材應專人專柜、單獨管理。貴重藥品在驗收入庫時必須三人在場，包括：質檢員、庫房保管員、貴重中藥材保管員，必須做到專人、專柜、專鎖、專賬，及時入賬、銷賬。庫房發出中藥材的依據是各科室或者各藥房的正式領用單，庫房保管員與領藥者必須雙方都核對無誤后簽字，若有任何不符，雙方應立即核對更正。庫房保管員未經藥房主管和院長同時同意，不得對外代收、代購或者外借中藥材。庫房是各個中醫診療機構的重地，非庫房工作人員不得隨意進入庫房。庫房保管員向采購人員等其他用藥人員提供關于中藥材的信息，對新增的、滯銷的中藥材品種，應主動向藥房主管或者院領導報告。中醫診療機構財務對庫房中藥材和中藥材賬目要定期、不定期進行核對，每季度進行一次全部中藥材的盤點。做到進貨出貨都有依據、憑證，賬物相符。

（二）嚴格執行各項法律法規

嚴把入庫關，雙人驗收辨別真假優劣。A先拿收貨單依次比對收貨單與實物中藥材包裝上的產地、品種、規格、有效期等信息，把握好規格等級標準，防止以次充好。同時，A需要先憑經驗估計下該中藥材的水分含量是否過高，若估計超過藥材水分標準的規定，則必要時進行水分測定，因為中藥材的水分含量直接影響其質量。在同一環境下儲存的中藥材，水分含量多的更易生蟲、霉變。所以，A在驗收時，應該嚴格把關。B接到A驗收完畢的中藥材后，仔細辨別該中藥材的真假優劣。有些廠商有時候會以次充好，以假亂真，有些廠商會用低價中藥材摻入高價中藥材里，更有甚者，在中藥材里摻入雜質，B在驗收必要時，應拆開包裝，用嘴嘗，用手捏。同時，B在驗收時除了要顯微鑒別、杜絕偽品以外，還要防范廠家經常出現的缺斤少兩的問題。藥庫工作人員嚴格按照中藥材儲存的規定分類放置。中藥材按加工工藝可以分為中藥材、中成藥和顆粒劑等，根據一些物理特性可以分為根莖類、種子果實類、全草類、動物類、礦物類等等，中醫診療機構可以根據這些分類方法，有序的放置種類繁多的中藥材。這樣不僅可以快速查找需要的中藥材，也利于倉庫的整齊美觀。藥庫工作人員在儲存中藥材的過程中應以防為主、防治結合的原則進行中藥材養護工作。防的是防止中藥材發霉變質或者是超過了有效期，以保持中藥材的藥性。容易發生發霉變質的主要原因有：來源于植物的根、莖、葉的中藥材含水量較高，如果室外天氣潮濕、溫度比較高（比如方南的黃梅雨季），再加上室內空氣流通不暢，無法除濕降溫，這就將導致室內濕度、溫度都增高，使得中藥材發霉變質。如果倉庫中有老鼠、蟑螂或者一些蟲子，它們的啃食產生的唾液以及它們的排泄物落在中藥材上也會使得中藥材發霉變質。一些中藥材的有效成分容易與空氣中的氧氣發生氧化反應，降低了中藥材的質量和療效。有些中藥材長期受到陽光照射，會使得顏色、氣味發生轉變，影響其質量。所以防止中藥材發霉變質所需要的基本條件是倉庫通風、陰涼、濕度低，溫度低，無蟲害。治的是一旦中藥材受到了潮濕、蟲害的影響，倉庫管理人員應立即給予中藥材“救治”。比如動物類的中藥材因為潮濕長出了蟲卵，則要立即剔除蟲卵，將大包的中藥材分裝成真空小包裝，然后放入冷庫內保存。藥庫工作人員應定期將藥庫的垃圾清理出去，保持藥庫的干凈整潔，確保沒有危害中藥材的害蟲，比如老鼠、蟑螂等。

（三）嘗試采用“零庫存”管理

中醫診療機構必須對照本機構的情況，從實際出發，切勿照搬照抄企業成功的“零庫存”管理的案例，不能沒有科學規劃的盲目進行零庫存管理。1.前期準備一是中醫診療機構需要先了解調查自身的服務對象和服務區域。筆者走訪的一些中醫診療機構各具特色，有的以兒科見長，有的以婦科見長，有的建在辦公樓林立的鬧市區，有的建在老年人較多的社區。服務對象和區域的不同會使得患者的用藥需求大不一樣，而用藥需求不同直接影響到中醫診療機構準備的中藥材也大不相同。施行中藥材零庫存管理需要一個相對穩定的用藥需求環境，如果不清楚患者的用藥需求，是根本不能做好中藥材零庫存管理的。二是中醫診療機構必須主動和中藥材供應廠家洽談，好的供應廠家是不會和一個始終覺得自己高高在上，不會變革、不會進步的中醫診療機構合作的。這樣的合作是不長久的，雙方應該建立一種互相信任、協調的戰略聯盟。中醫診療機構需要主動與中藥材供應廠家來共享自己擁有的信息，利用中藥材供應廠家的計算機信息系統再為自身分析下、核對下這些信息的價值和準確性。同時，這也讓中藥材供應廠家更好的為中醫診療機構服務，能更加及時、精確地準備、配送中藥材，避免出現中藥材斷檔的情況。三是中醫診療機構需要建設計算機信息系統，比如HIS系統。計算機信息系統可以幫助中醫診療機構有效地收集患者、醫生、中藥材的各類信息，如果中醫診療機構需要哪些信息進行對比、匯總，然后用于支持某些重要的決策，可以通過計算機設計編程，使決策變得方便、準確、合理。四是中醫診療機構需要建立藥事委員會。中藥材零庫存管理上的一些流程和決策比較復雜，也比較重要，絕對不能由一個領導單獨決定。遴選中藥材供應廠家、監督臨床使用中藥材，引進新的中藥材，與違反合約的中藥材供應廠家解約等等決策，必須由始終貫徹執行《中華人民共和國藥品管理法》的藥事委員會來商議、投票決定。2.兩種模式筆者認為有兩種比較適合中藥材零庫存管理的模式，一種叫“局部零庫存”管理模式，另外一種叫“準零庫存”管理模式。一是中藥材“局部零庫存”管理模式。中醫診療機構采用這種模式的話，要將中藥材先研究分類為“常用中藥材”和“非常用中藥材”。“常用中藥材”是指該中藥材容易采購、銷量穩定、也不太會缺貨斷檔而且不容易受各種突發的流行疾病的影響而出現價格、貨源的較大波動。對于這類“常用中藥材”，中醫診療機構可以實行完全“零庫存”管理，中醫診療機構的庫房可以不存貨，直接根據各個科室的實際需要，并將以往的銷售情況加以考慮就可以確定中藥材的進貨量（可以和中藥材的供應廠家達成聯盟，進行完全“零庫存”管理）。“非常用中藥材”主要是指該中藥材不容易采購，貨源較緊缺，市場銷量波動較大，普遍用于治療流行病和急性病的中藥材。對于這類中藥材，就不能實行“零庫存”管理，以防出現中藥材斷檔的問題，中醫診療機構應該深入分析這類中藥材的特性和使用規律，結合本機構的自身特色和情況以及來本機構看病患者的特點來管理好這類中藥材，并派采購部門積極拓展該類中藥材可以采購的貨源，想方設法讓“非常用中藥材”變為“常用中藥材”，這樣不僅本機構在效益上收益，在庫存上減輕壓力，更重要的是可以讓該種中藥材更好地為病人服務。二是中藥材“準零庫存”管理模式。該管理模式是指讓中藥材供應廠家把中醫診療機構所需要的中藥材先放在中醫診療機構的藥庫中，并且做到保質保量地按時送貨。中醫診療機構根據臨床使用中藥材的實際消耗情況，全面實施實時結算制度，規定每月結算一次，從而達到供需雙方雙贏的效果，即中醫診療機構實現賬面零庫存，而且可以及時用上所需的中藥材；中藥材供應廠家能夠避免中醫診療機構不需要的中藥材的繁雜退貨流程，并且可以減少物流成本，還能及時收到中藥材的貨款。綜上所述，適合中藥材的零庫存管理的兩種方式都需要一個相對穩定、良好的外部供給環境，其中都涉及了供應商管理庫存的理念。可以說無論要實現“局部零庫存”管理還是“準零庫存”管理，中醫診療機構都需要中藥材供應廠家的協助，形成一個供應鏈整體。中醫診療機構可以利用“波特五力模型”來分析外部供給環境是否穩定、良好，供應鏈的各個環節是否具有核心競爭力。“波特五力模型”的五個競爭方面.在越來越激烈的市場競爭和越來越細致的改革浪潮中，各類醫院、診療機構，特別是中醫診療機構需要進行大膽又仔細的中藥材庫存管理模式的改進。希望本文針對中藥材庫存管理的探討，能去其糟粕，留其精華，使各類中醫診療機構在結合自身實際情況進行中藥材庫存管理改進的時候有值得借鑒的地方。

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作者:顧旭棟 單位:上海市中醫文獻館