醫院人事檔案管理中的問題與對策

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[摘要]醫院人事檔案包含了所有員工工作歷程、管理資源配比、人員數據信息等內容，通過檔案資料可以詳細了解每一位員工的工作信息，并推斷出員工的工作業績、思想水平等，更是合理分配醫務人員工作的重要參考和基本依據。隨著社會大眾對資源配比問題的不斷重視，醫院人事檔案正不斷被優化和改善，但仍存在一些問題與弊端。該文通過分析醫院的人事檔案現狀，探討其存在的問題并給出優化策略。

[關鍵詞]人事檔案；醫院；管理；對策

1醫院人事檔案管理的特點分析

醫院人事檔案的重點記錄醫院全部人員的醫療道德水平、學術技能和工作歷程，其具體內容在持續的人事檔案管理活動中形成與充實，內容覆蓋面十分之廣，主要包含如下特點。

1.1流動性

醫院人事檔案同其他行業的人事檔案相似，醫院人事檔案會隨著醫院職員的流動而同步實施，相關資料也會實時更新，這也證明人事檔案需要以人為依托，以便利于醫院人事管理工作的開展與更新。

1.2獨立性

醫院的人事檔案需要反映員工的真實工作歷程與發展經歷，包含政治背景、教育情況與工作經歷等等，只有這樣醫院人事管理部門才可以全面準確的了解人員信息，使醫院人事檔案的獨立性得以持續。

1.3積累性

由于醫院各個層級的員工均是逐步成長和提高的，因此其對應的人事檔案也在不斷的充實與完善，更新與補充，這是一個不斷積累的過程，記錄了員工的成長史。

1.4機密性和真實性

醫院人事檔案內容中所記錄的員工成長過程是真實有效地，所有信息來源與依據均真實可靠、完整有效；同時，這些信息也是員工的個人隱私，故具有一定的機密性。

2醫院人事檔案管理過程中存在的問題

2.1檔案記錄內容不全，缺乏真實性

醫院人力資源管理部門的工作成果會與員工的人事檔案密切相關，其直接對醫院的管理工作造成影響，而人事檔案的真實性則是該檔案信息被使用的前提條件。醫院人事檔案的內容有時候會不完善且不健全，主要是兩方面原因造成。①醫院的調入單位與調出單位交接不暢，醫院人力資源管理部門沒有把員工原單位資料信息轉入醫院檔案管理資料中，造成了部門人事資源的缺漏。②當前醫院的人事檔案管理體系仍不完善，檔案資料管理流程多、手續繁多，沒有足夠重視檔案資料并進行實時錄入。另外，還存在著醫院人力資源管理工作人員對檔案資料收集不全的主觀原因，由于身兼數職而放松了檔案資源的分類、歸檔、整理等工作，使得存入進檔案的資料缺漏。其問題在于人事檔案資料內容前后不一致，缺少科學理性的主觀評價，員工資料信息中沒有體現缺點，只存在優點；同時，醫院檔案管理人員對于檔案資料的審核也沒有嚴格把關，降低了其真實性[1]。

2.2檔案管理人員專業水平不足

醫院中人事檔案管理工作十分繁雜、覆蓋面廣，日常事務多，因此需要醫院檔案管理人員具備較高的綜合素質，其不僅要掌握醫療專業理論知識，而且還要了解人力資源管理體系，對于檔案管理工作量較大的現實，檔案管理人員還需細致認真、專心致志，具有一定的電腦操作技術與保密意識。當前大多數醫院沒有足夠重視檔案管理工作，使得該業務領域的管理人員專業水平不夠、職業素質低、專業技能差、責任心不高等，這也嚴重影響了人事檔案管理工作的質量，極不利于醫院的人力資源管理工作開展。專業水平的不足，還會使得醫院人事檔案管理工作效率偏低。醫院人事檔案資料的內容比較復雜，在醫療智能化水平不高的情況下還是以紙質保存為主。在醫院規模不斷增大，人員變動逐步頻繁的情況下，醫院檔案資料傳遞、人事變動的事宜就更為頻繁，這個過程會使部分資料遺失，醫院人事檔案信息化程度不高，進而又需運用大量時間與人員對檔案資料重新歸檔與整理，降低了工作效率。

2.3人事檔案管理工作未被足夠重視

醫院人力資源管理部門借助人事檔案信息進行員工聘用、人才篩選、人員晉升等管理，隨著社會經濟不斷發展，企業人才管理觀念也在與時俱進，人事檔案信息只能用于參考，醫院人才的管理更加關注臨床試驗和實際工作能力，導致人事檔案的價值沒有被充分挖掘與重視。醫院管理層對于人事檔案資料的不重視，就造成了醫院較少關注的持續改進和優化人事檔案管理工作[2]。醫院將更多的注意力集中于提升優質醫療服務和醫療水平，人事檔案觀念的淡化使醫院對其重視度逐漸降低，這也會在一定程度上制約醫院人事檔案管理事業的發展。

2.4醫院檔案管理工作信息化程度較低

隨著社會科學技術水平的進步與醫療智能化程度的提升，醫院人事檔案管理工作也需要不斷融合信息化與智能化，并為醫院人事檔案信息創建專門的數據庫，再結合網絡技術優勢，運用掃描儀、投影儀、平板電腦等信息化終端設備，把員工檔案資料實時傳遞到網絡數據庫中，并且將員工的照片、文字、影音等均存儲為檔案信息資料，一旦員工信息數據有所變動，則直接運用終端設備對其更新與完善，以確保員工檔案信息的可靠性、實效性及精準性。在醫院招聘人才時，就需處理很多的相關工作，多人競聘同一崗位的現象時常發生，那么醫院檔案管理人員則需在短時間內查閱許多人員資料信息，而在互聯網技術與智能化水平均不高的情況下，醫院檔案管理人員就要不斷走動，以獲取相關人員的全部檔案信息，浪費了許多時間與精力，使工作效率低下。

3醫院人事檔案管理提升的對策

3.1完善醫院人事檔案制度體系

醫院需進一步健全人事檔案管理體系，使人力資源部門管理人員的工作有章可依，結合醫院管理要求和發展階段，科學合理地構建人事檔案管理制度體系，涵蓋了人事檔案管理制度、審閱制度、收集制度、歸檔制度等等，并運用現代化管理方法對醫院人事檔案管理項目進行持續改進，以解決管理難題。醫院檔案管理部門的制度體系要標準化、規范化、高效化，用來科學全面地約定人事檔案管理行為。在制度體系建立的過程中，需借助大數據技術統計分析，組建人事檔案管理制度建設專班，通過建立并落實責任制度，把醫院人事檔案管理工作的既定目標、具體任務同各個部門崗位聯系起來，促進制度的落實。醫院的檔案管理部門也需同其他各行政部門全面交流，保證檔案管理工作的集約高效及層次鮮明的開展[3]。另外，針對醫院紙質檔案的缺漏、損壞和遺失風險，要提前編制應急預案，以妥善保管紙質檔案資料原件[3]。

3.2提高工作人員的專業素質

醫院應建立各級人才培養計劃，在不同階段有針對性的進行檔案管理人員培訓，以強化其專業技能與素養，以醫療理論知識為基礎，優化檔案管理人員的專業技能和崗位職能，再結合項目實踐與實操培訓，增強管理人員的實踐工作能力，強調工作中的耐心謹慎作風。同時，醫院需要采取獎勵措施以增強競爭意識，對于優化檔案管理者進行物質和精神層面的獎勵，提高其工作積極性。醫院要提高工作人員的專業素質，需要從綜合素質及專業技能兩個方面入手。首先，引入醫院檔案管理人員科學理念，擯棄傳統管理思維定式，增強創新意識與理念，可在工作中多角度的嘗試新方法，以增強人事檔案管理工作效率。其次，要結合科學技術強化人員的網絡管理能力和信息化技能培養，適時邀請內部及外部專家授課，以提供良好的學習平臺，不斷加強醫院檔案管理人員的綜合素養，提升崗位勝任力[4]。

3.3提高醫院全體人員的人事檔案意識

醫院全體人員的人事檔案意識的提升首先要從醫院管理體系的頂層設計強化，醫院領導先要加強人事檔案管理意識，加大宣傳力度讓全員領會其重要性。醫院領導還需投入適當資金以強化醫院檔案的管理，擇優聘請優秀檔案管理工作人員。通過人事檔案重視程的加強，不僅可以讓醫院檔案管理人員端正態度、提升自信，還可以讓其更為積極主動地投入到人事檔案管理工作中。當檔案管理人員理解其重要性后，就能夠將管理工作和自身利益相聯系，并不斷提高工作效率[5]。

3.4加強醫院檔案管理信息化建設

醫院人事檔案管理工作要結合科學技術增加信息化建設，進一步加強人事檔案管理工作質量與效率，為相關工作奠定良好基礎。一方面，加大醫院信息化建設的硬件投入對舊的或已淘汰設施進行更新，創造良好的硬件基礎工作環境，為醫院人事檔案信息資料存儲和檔案保管奠定基礎。另一方面，借助現代大數據、云計算等技術，增強檔案信息數據庫建設，結合醫院內部實際和外部環境的要求，制定出有針對性的檔案管理專項軟件，形成完善的醫院人事檔案信息管理平臺。醫院在形成了檔案信息網絡信息數據庫的基礎上，要配以網絡管理工作，由網絡技術人員專門負責和管理，增強后期維護管理。

4結語

隨著醫院體制地深化改革和信息化技術地不斷提高，人事檔案管理工作也從傳統管理工作向更高、更嚴、更全面的工作要求轉變。醫院人事檔案管理工作只有全面運用科學管理手段，運用現代信息化、智能化的工具，健全醫院內部檔案管理工作體系建設，落實國家及地方的各級政策與制度要求，不斷優化醫院人事檔案管理工作，才能確保醫院健康發展、社會和諧穩定。

[參考文獻]

[1]何芳蘭．試論醫院人事檔案管理存在的問題及對策[J]．辦公室業務，2016（1）：167．

[2]趙妍．醫院人事檔案管理工作創新點及優化項目分析[J]．管理觀察，2019（3）：183-184．

[3]胡恒．醫院人事檔案管理的局限性及改進策略[J]．檔案管理，2017（6）：95.

[4]張清云．現階段醫院人事檔案管理存在的問題與對策[J]．中國管理信息化，2017，20（6）：168．

[5]孫燕．新醫改形勢下醫院人事檔案管理思路研究[J]．時代金融，2018（11）：277-280．

作者：鄭超 單位：湖北省襄陽市中醫醫院