衛生健康行業人員人事檔案管理現狀

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為進一步深化人事制度改革，大連市衛生健康事業發展中心根據《關于深化衛生事業單位人事制度改革的實施意見》的精神，開展衛生健康行業流動人員人事檔案管理工作。目前累計存放人事人員人事檔案2萬余卷。衛生健康行業流動人員人事檔案既有一般檔案的特點，又有其區別于其他檔案的特性，如專業性、增值性、社會性等。這些特點使其在發現衛生人才、選拔衛生人才、加速衛生人才培養、衛生人才檔案信息利用、合理配置衛生人力資源等方面發揮著重要作用。本文結合自己工作實踐，從新形勢下衛生健康行業流動人員人事檔案管理新挑戰入手，找出流動人員人事檔案管理中存在的問題，進而提出改進檔案管理工作的對策，為衛生人才提供高質量的服務，營造良好的衛生人才管理環境。

一、新形勢下衛生健康行業流動人員人事檔案管理新挑戰

1.檔案內容不斷豐富。現階段衛生行業從業人員一般為本科學歷以上，臨床醫生的學歷大部分為碩士研究生學歷。衛生行業從業人員在從業過程中補充檔案材料相對較多，例如每年年度考核材料、歷年工資調整表、在職期間取得的成人教育學歷或同等學力研究生學位、中初級職稱考試合格人員登記表、高級職稱評定表、黨團材料、勞動合同書、解除勞動合同證明書等。平均每卷人事檔案約100頁。伴隨著人事人員個人成長、職業生涯不斷發展及社會活動的不斷增加，檔案內容不斷得到豐富，紙質檔案業務量不斷增加，與日俱增的檔案管理工作量對于日常檔案管理提出了嚴峻考驗。

2.檔案數量與日俱增。隨著公眾對醫療服務的需求不斷提升，醫療體制改革的持續推進，醫院的醫療服務體系不斷完善，醫療技術的不斷提高，醫學院校畢業生的逐年增加補充，檔案數量與日俱增，相繼帶來業務量的不斷激增，檔案數量的增長為檔案庫房管理、檔案庫容量和日常檔案管理工作增加了難度。

3.檔案載體愈加多樣。隨著人事檔案管理工作日趨科學化、現代化，逐步完善、規范數字化檔案建設工作，大連市衛生健康行業人才中心開展檔案規范化整理及電子化加工，根據《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等要求，規范檔案目錄、檔案分類、檔案材料排序、檔案裝訂工作，根據《紙質檔案數字化技術規范》《干部人事檔案數字化技術規范》要求，規范電子檔案圖像清晰度及數據掛接準確度工作。目前已累計制作完成電子檔案9800卷。檔案載體形式多樣化，涉及保管條件和要求對于檔案管理工作提出新的難題。4.檔案利用需求加劇。隨著社會的發展和科學的進步，檔案利用需求不斷加劇，推進人事檔案信息化，合理充分利用檔案信息，使所保管檔案滿足計算機檔案管理系統查詢的需求，將數據運用到衛生指標計算、合理配置衛生人力資源等諸多方面。如何滿足日益擴大的檔案利用需求成為檔案管理不得不考慮的問題。

二、流動人員人事檔案管理中存在的問題及理論分析

1.流動人員人事檔案管理中存在的問題。（1）對檔案重要性宣傳不夠。檔案管理工作人員對檔案重要性的宣傳不夠，用人單位和存檔人對檔案重要性的認識不高。如果檔案的收集和鑒定沒有規范管理，檔案的整理和保管就無法保證安全到位，檔案信息管理環節的統計、檢索、利用等管理工作缺乏最基本的實體依據。（2）檔案管理人員配備不足。檔案管理工作具有長期性和連續性，每管理1千卷干部人事檔案一般應當配備1名專職工作人員，目前檔案管理人員明顯配備不足。在日常的工作中，參加業務培訓及與其他檔案管理單位交流的機會也很少，工作中經常有探索，有創造，無交流，檔案工作采用先前沿用下來的習慣進行管理，檔案管理人員在自己的工作中摸石頭過河，缺少與其他檔案管理單位必要的溝通和交流。（3）檔案信息資源服務力度不夠。在實際工作中，檔案管理“重保管，輕利用”，只注重檔案的收集、整理、保管環節，忽視了檔案資源的開發利用。檔案信息資源開發利用服務力度不夠，檔案信息資源提供服務不主動，沒能為當地衛生行業人才發展戰略規劃提供數據參考。

2.理論的分析。（1）從檔案學角度分析。檔案的本質屬性是原始記錄性，這使檔案具有重要的憑證作用和參考作用。檔案資源的積累具有緩慢性。人事檔案具有現實性、動態性、保密性和專指性的特點。檔案價值的潛在性規律導致檔案工作容易被忽視，檔案工作的成效和價值不突出。（2）從經濟學角度分析。檔案管理工作是一項公益性服務性工作，在經濟社會中很難短時間內給組織帶來豐厚的利潤，檔案作用的發揮沒能引起重視。檔案管理在經濟社會中不受重視的現狀得不到有效改善，不利于檔案管理工作的長效發展。

三、改進檔案管理工作的對策

1.宣傳普及檔案政策、知識。通過多種渠道，組織形式多樣的流動人員人事檔案管理服務知識宣傳，介紹檔案材料內容、形成過程及主要功能，提高用人單位和存檔人對檔案重要性的認識，強化檔案材料收集意識，營造良好工作氛圍。加強對重點群體的指導，做好面向高校畢業生等重點群體的政策解讀，加大宣傳力度，引導做好檔案轉遞工作。

2.強化服務理念。檔案管理制度要不斷完善，適應新的發展，要求結合工作實際完善現有工作制度，從制度入手實現管理的規范化，明確工作人員崗位職責，規范檔案管理工作流程。檔案管理工作人員要堅守初心，始終踐行為人員服務的宗旨，認真做好窗口服務工作，完善人事服務，堅持首問負責制，相關業務一次性辦結，提升軟環境建設，方便服務對象，創新服務理念，轉變工作作風，全面提高工作效能和工作質量，使檔案管理與窗口服務的每一項內容落到實處，保障檔案管理工作順利開展。

3.加強檔案信息資源開發利用。現有電子檔案系統不僅用于查看紙質檔案材料，更要用于檔案信息查詢利用，不斷拓展利用方式，探索新的檔案信息平臺，利用微信小程序實現個人權限的檔案利用，及時了解個人檔案材料更新狀態等。在拓展檔案信息資源開發利用的同時，要保證檔案信息安全。面對新形勢下衛生健康行業流動人員人事檔案管理新挑戰，檔案部門要不斷從自身工作實際出發，認真研究，探討解決問題的應對策略，落實解決問題的措施，持續推動大連市衛生健康行業流動人員人事檔案管理工作，提升高質量發展能力，推進“健康大連”建設，充分發揮“技術支撐、服務保障、高端智庫”作用。

參考文獻

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作者：張嵐 王宇寧 崔美玉 單位：大連市衛生健康事業發展中心