物資驗收中驗收記錄儀的應用

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摘要：文章針對重要物資實行驗收記錄儀驗收，實現了落實閉環的采購質量管控機制的需要。通過驗收記錄儀可掌握、查詢驗收過程及驗收質量，真正落實采購質量責任。同時能夠督促驗收人員規范驗收。通過驗收影像資料，進一步規范驗收人員行為，督促驗收人員各項驗收制度落實到位。

關鍵詞：記錄儀；物資；驗收；應用

引言

一直以來，物資采供中心高度重視采購物資質量管理工作[1]，雖然各項質量管理制度已很健全，但驗收員采用現場抄錄，手工錄入系統的驗收模式。驗收工作存在以下問題：一是驗收工作效率低，工作易出錯。二是未真正落實采購質量的閉環管控機制，尤其是業務科室無法全面掌握物資的實際入庫質量，職能科室對物資接貨及驗收過程缺少管控手段。三是由于個別驗收人員責任心不強，存在制度落實執行不到位，驗收把關不到位的問題，存在質量風險、廉潔風險[2]。

1本申報成果要解決的技術問題

（1）需購置相應的設備，如：手機、路由器、磁盤陣列。（2）開發相應功能，實現驗收數據現場記錄、拍照、攝像、上傳等功能，相關部門和供應商可以通過物資管理系統或淮礦物供網，查看拍攝的圖片、視頻等驗收資料。

2具體實施方式

驗收記錄儀系統由安卓手機、手機客戶端、物資管理系統驗收記錄組成。驗收員使用手機對驗收物資、驗收過程進行拍照或錄像。拍攝時，首先選擇到貨單據，按驗收物資、驗收項目逐一拍照或錄像，驗收發現問題時，在手機上錄入相關信息。驗收完成后，回到具備無線網絡的辦公室，點擊手機APP的上傳資料按鈕，將數據傳到中央機房存儲平臺。各級管理人員可通過物資管理系統驗收記錄功能查詢相關驗收圖片和視頻。操作過程如下：

2.1安裝手機客戶端

登錄http：//137.12.5.3，進入物資供銷分公司網站，在最下方找到“安卓手機客戶端下載”，點擊鏈接，進入到下載頁面，使用手機QQ或其他軟件掃描二維碼下載并安裝。安裝成功之后系統會顯示物資管理平臺圖標。

2.2登錄

輸入物資管理系統的“賬號”、“密碼”和“手機驗證碼”，即可點擊登錄。如果選擇了“下次自動登錄”，則系統會記錄本次登錄的用戶名和密碼，下次再次登錄的時候系統會自動將本次登錄的用戶名密碼和手機驗證碼自動輸入，直接點擊登錄即可。

2.3下載送貨單據

下載單據是將待驗收的單據下載到手機上，包括送貨單和配撥單，僅下載狀態為“待驗收”的單據，必須在有網絡的環境下才能下載。登錄后，點擊主頁中的“驗收管理”進入到驗收管理界面，點擊“下載單據”按鈕，系統會彈出下載條件設置窗口，根據實際情況設置條件，其中供貨單位指供應商或發出倉庫，可只輸入關鍵字，單據編號也可只輸入部分內容，點擊確定按鈕。

2.4現場驗收操作

2.4.1查找單據若下載到手機上的單據較多，可以通過查詢功能找到對應的單據，查詢條件包括供貨單位、單據編號、物資編號。選擇需要驗收的送貨單（配撥單），點擊進入單據信息界面，填寫相關信息后，點擊保存按鈕。

2.4.2物資驗收操作辦理驗收時，需要逐條物資進行驗收，選中要驗收的物資，點擊即可進入“送貨單明細驗收”界面。明細驗收界面包括：物資信息、一級驗收信息（僅二級驗收物資顯示）、數量信息、資證信息、質量情況、驗收結論等。按照提示填寫驗收信息、拍照、填寫驗收結論（圖1）。

2.4.3上傳驗收數據上傳驗收數據是指將手機上填寫的驗收信息上傳到物資管理系統，系統自動生成未提交狀態的驗收記錄，驗收員需要在物資管理系統中查找驗收單據，補充完善相關信息，然后提交驗收記錄，完成驗收工作。

2.4.4提交驗收記錄數據上傳之后，登錄物資管理系統選擇“驗收記錄”功能，找到上傳后生成的驗收記錄，補充填寫其他信息，然后提交驗收記錄，完成驗收。

2.5查詢驗收圖片或視頻

2.5.1打開驗收記錄，點擊查看相應驗收圖片或視頻（圖2）。

2.5.2打開送貨單，點擊查詢檢驗報告，查看相應驗收圖片或視頻（圖3）。

3結束語

通過使用驗收記錄儀，提高物資質量驗收管控能力，實現采購與驗收的閉環式管理，規范了接貨、驗收行為，同時也規范了供應商行為，有效防止違規違紀、損害企業利益現象發生。驗收模式創新。落實閉環的采購質量管控機制的需要。通過驗收記錄儀可掌握、查詢驗收過程及驗收質量，真正落實采購質量責任。督促驗收人員規范驗收。

參考文獻：

[1]肖娟莉.如何在物資供應中做好物資采購和驗收工作[J].內江科技，2011（1）：160.

[2]賈英杰.對物資管理中如何有效控制成本措施的綜合論述[J].價值工程，2010（27）：5.

作者：李小東 單位：淮南礦業集團物資供銷分公司