信息技術下企業檔案館的創新
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1.企業檔案館被動服務應對主動服務的挑戰
企業檔案以前的信息服務載體是以實物為主，經過處理加工后再進行信息傳遞，其傳遞受到載體的限制，傳遞空間難以拓展，流通率、時效性和開放性也不利于提高。隨著企業檔案館數字化和網絡化的建設與發展，用戶需求要得到滿足，必須利用現代技術，構建一個集數字化、自動化和整體化于一體的信息網絡體系，實現以網絡為載體的信息服務和全文數據信息服務。網絡背景下的信息服務不僅使信息優勢得以充分發揮，信息空間得以拓展，還使信息的傳遞速度得到了提高。同時還變以我為主的服務方式為以用戶為主的服務方式，變被動服務為主動服務，用戶在檔案管理員的幫助下，利用網絡和信息技術，主動運用自己的權限來檢索瀏覽和利用企業檔案館藏。
2.企業檔案館服務質量應對新要求的挑戰
信息技術的高速發展不僅使企業檔案館的服務理念發生了改變，由傳統封閉式轉向網絡開放式，功能單一轉向多功能，還使信息獲取方式和信息資源結構也發生了改變。網絡信息技術的不斷發展，企業信息被匯集到企業檔案館這個節點，用戶對信息載體的差異已不再看重，更加注重的是信息的實際作用，信息技術的不斷更新使用戶對信息服務的質量要求更加迫切，特別是在查詢檢索時，他們希望檔案館提供的服務更加專業、個性化，服務質量更高。
3.企業檔案館工作應對評價標準的挑戰
網絡化、數字化的廣泛應用和發展，從根本上促進了企業檔案館的迅速發展。企業檔案館開始大批購進計算機設備，借助各種先進的辦公自動化系統構建起自己的企業內部網絡，各企業檔案館呈現出智能化、信息化、網絡化的現代特征。評價傳統的企業檔案館的檔案工作水平標準，主要是看其服務能力和館藏規模，然而現今隨著信息和網絡技術的迅猛發展，對企業檔案館的評價標準提出新的挑戰，主要是看其組織和收集信息的能力。重點表現在是否有網絡化的信息服務、是否有自動化的服務手段、是否有廣泛化的服務對象、是否有高層次的服務人員及是否有高效的服務效率等方面。
4.企業檔案管理人員應對更高要求的挑戰
信息技術的飛速發展對企業傳統的檔案服務體系帶來了沖擊，給檔案管理人員提出了更高的要求。當然，信息技術的發展并沒有改變檔案管理人員的工作使命和任務，檔案管理人員也沒有被信息技術所取代；相反，架起信息導航和橋梁作用的檔案管理人員將更是任重而道遠。由于信息技術的運用檔案管理工作將會變得更高效更便利，信息資源實現共享更容易，只有把現代信息技術融合到傳統的檔案管理中，提供的服務才會更加優質，才能更好的服務于企業的科研和生產。因此，信息技術背景下，企業檔案管理人員的業務素質面臨更高要求的挑戰，必須加強學習和自我完善，不僅要具備更加精深的專業知識，熟練的計算機應用能力，還要掌握必要的信息技術知識、網絡知識和外語知識，才能承擔起網絡咨詢員和信息導航員的角色，成為一名真正合格的新時代企業檔案管理員。
二、信息技術下企業檔案館發展的新思路
1.創新觀念，開展個性化的主動服務
信息技術廣泛應用的新時代，企業檔案館應走出保守、割據狀態，樹立大局意識，突破地域限制，主動與其他同行合作，實現信息共享。在確保信息安全的同時，主動遵守共享共建的發展策略，既要在網上爭得一席之地，也要為整個企業檔案事業的興旺發展而努力。隨著各個企業數字檔案館的陸續建立，已經具備了網絡化服務和資源共享的技術條件，并有了不同程度的發展。因此，企業檔案館要創新觀念，自覺投入到大系統的建設中，走一條合作與共享的發展之路。企業檔案館在服務方式上要以用戶為中心，從每一個用戶獨特的個性需求出發，開展針對性的個性化服務，才能更好地滿足用戶的不同需求，從而使檔案信息服務的質量得到提升，變用戶找信息為信息找用戶?？梢栽跈n案網站上設置一個信息需求調查表，通過填表來掌握不同的用戶對檔案信息需求的不同狀況，然后再依據不同用戶的信息需求把用戶所需信息傳遞給用戶，一般通過以下方式：信息推送、電子郵件、預留網頁等方式。
2.創新管理，調整機構，培養新型的檔案管理人員
信息技術的應用，使企業檔案館的工作程序和環節也發生了相應的變化。為了檔案信息服務目標能更好的實現，企業檔案館必須重新調整職能機構，使服務更加有效、更加連續。職能機構應按任務分工調整為數據加工組、信息組織組、信息服務組及系統維護組。首先，進行數據加工，轉化紙質檔案信息為數字化信息上傳網絡，同時選擇網上信息，并對其加工后存儲；其次，組織信息對信息進行組織分類、梳理、整理和加工，實現訪問網上數據有效性；再次，信息服務，完成對用戶的培訓、咨詢答復和業務指導等服務工作；最后，系統維護保護網絡運行安全，防止各種病毒的侵蝕，確保數據的完整性，并備份重要數據，對網絡安全進行維護。信息技術背景下的企業數字檔案館所包含的主要技術有以下五項：系統安全防護和管理；數字化各種載體；管理和存儲數據；在網上傳遞和數字化檔案信息；組織有效的查詢和訪問數據。企業檔案館通過使用和推廣這五項技術，新型的檔案管理人員將很快會出現，一是加工整理數字信息人員；二是開發程序人員；三是評估信息人員；四是網上咨詢和指導人員。為了適應信息時代的要求，企業檔案館應制定一項有關對檔案員進行繼續教育的制度，檔案管理人員可采取學位進修、在職進修、學術研討、培訓、講座等多種形式參加學習，努力提高業務素質，把自己培養成為復合型、全方位、高層次的檔案管理人才。企業數字檔案館只有擁有不僅其專業知識深厚、網絡技能熟練，而且文化修養良好，還具有極強的傳播、組織、獲取信息的能力這樣一批新型的管理人員，企業檔案事業才能和諧、有效、健康持續的發展。
3.創新技術，實現專業信息導航和信息推送服務
隨著信息技術的不斷發展和更新，人們對信息的需求越來越廣泛，應對信息需求的信息服務方式隨之也變得多樣化。網絡信息的紛繁龐雜，使用戶在搜尋特定信息時常常是無從下手，很是無奈。為了提高用戶查找利用檔案信息的效率，可以構建特定的專業信息資源導航庫。專業信息導航庫的就是運用工具搜索網上與企業主題有關的、企業能用得上的節點信息，再把信息進行集中、組織，并將這些信息資源的分布情況提供給用戶，指導用戶查找。專業信息導航庫的建立，是企業檔案館在現代信息技術下開創的一種新的專業檢索技能，不僅能為用戶的查詢提供更有效的專業指導，還使用戶在短時間內對企業檔案信息能更好的利用。目前，雜亂無序而又海量的網絡信息不僅影響著用戶檢索信息的精準度，還延緩了檢索信息的速度。為此，企業檔案館可以開展檔案信息傳送服務，即專業編輯人員運用信息技術對網上信息資源和企業檔案信息進行整合、加工，編輯成套的檔案信息傳送系統。還可以開展諸如檢索網上資源活動、科技論壇、專題追蹤新聞、全文鏡象推送等信息服務，實現網絡化獲取檔案信息。同時檔案館也可以與圖書情報部門、咨詢公司和權威機構加強合作交流，吸引更多的數據庫精品，儲備更多信息，使信息推送服務更完善。
4.創新服務，用良好的形象構建獨特的信息服務體系
網絡信息時代，人們需求網絡信息將越來越廣泛，但網絡信息不可能滿足用戶的所有需求，特別是那些需要保密的檔案信息，正因為它們的存在，所以非網絡信息服務和網絡信息服務會永久并存下去。因此，為了使檔案信息服務工作做的更好，應把網絡信息服務與非網絡信息服務實現有效結合，使檔案信息的利用率提高。信息時代各行各業的競爭將更加激烈，服務形象的好壞至關重要，不僅關系到人們對行業的印象，還關系到行業的利潤。良好的服務形象會使人們身心愉悅，印象深刻，行業利潤也會豐厚。同樣企業檔案信息在企業中要想真正發揮作用，就應提高服務質量，創立良好的服務形象。企業檔案館應依據其所在企業的生產和科研情況、管理人員的專業知識和館藏檔案信息資源，聯系該企業的發展目標，來確定該檔案館信息服務宗旨和開發信息方向，并邊實踐邊改進，使該館的獨特風格逐漸形成，創立特色服務，構建該企業檔案館獨特的檔案信息服務體系。
作者：秦美峰 單位：東營職業學院
