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(一)控制環境方面,內控文化、激勵約束機制、會計組織結構、會計人員素質等均存在不同程度的缺陷
1.內控文化存在欠缺。人民銀行以行政管理為主,內部控制設計、運行的有效性有待進一步提高。部分員工把內部控制與規章制度等同,認為內部控制就是建章建制而忽視了內部控制的本質內涵。有的缺乏內部控制具體的執行落實,內部控制執行不到位。
2.激勵約束機制不足。目前人民銀行由于體制問題,存在一定的“大鍋飯”現象??己霜剳椭贫燃傲Χ冗h不如商業銀行健全;會計人員在培訓、晉升等職業發展上的機遇相對較小,導致部分人員情緒懈怠,少部分人產生機會主義傾向;另外,由于縣支行的前景長期不清,人員日趨老化,造成員工思想茫然,缺乏歸屬感。
3.會計組織過于分散。目前人民銀行的會計核算與管理分散于會計財務、貨幣金銀、國庫、營業等多個部門,要求各不相同,標準難以統一。在編制全行會計報表時,由于需要匯總多個部門的數據,報表容易出現偏差。
4.會計人員素質有待提高。近年來人民銀行會計核算和支付清算都發生了巨大的變化,呈現電子化、網絡化、集中化的發展趨勢,會計分工日趨細化,許多會計人員僅對自己從事的某一小類業務熟悉,缺乏對于整體業務的認知。
(二)風險評估方面,重制度,輕風險評估的傾向存在在內部控制“五要素”中,風險評估是控制活動的前提和基礎,是保證內部控制動態有效性的關鍵要素。在人民銀行,制度觀念已經深入人心,“按制度辦事、靠制度管人、用制度規范行為”的長效管理機制正在逐步建立與不斷完善。制度的風險控制效果與風險評估具有緊密的聯系:當某項業務運行前,需要進行詳細的風險評估來制定完善的規章制度;當該項業務運行后,仍然需要定期與不定期的風險評估來不斷修改完善制度。但現實中,人民銀行在制度制定后往往忽視風險評估,僅僅強調制度的執行與落實。制度制定時,也許就當時的情況而言針對各種風險的考慮設計比較全面,但是,隨著內外部環境的變化,風險的產生范圍和表現形式都會發生變化,如果不進行及時的風險評估,并根據評估結果對制度進行及時完善,制度的風險控制效果必然會大打折扣。
(三)控制活動方面,制度執行不到位問題仍然存在,崗位制約有待加強與商業銀行相比,人民銀行部門間相互約束控制的有效性差,控制活動方面,制度執行不到位問題仍然存在,崗位制約有待加強。
(四)信息與溝通方面,多個會計核算系統相互獨立,信息溝通渠道不暢。
1.多個會計核算系統并存,風險點成倍擴散。由于會計業務分散在多個部門,在推廣會計核算電子化的過程中,各部門紛紛開發各自業務的會計核算系統,造成系統眾多,每個系統都有相似的風險點,風險點成倍擴散,風險控制的工作量和工作難度都成倍增加。并且,這些系統的業務需求由各業務主管部門負責,獨立閉環設計,許多系統之間缺少數據轉換接口,互不支持,會計信息相互割裂。
2.多個會計核算部門并存,橫向信息溝通不暢。由于存在多個會計核算部門,這些部門都以條線管理為主,同級行各部門間缺乏有效的協調和溝通,信息相對封閉,會計信息資源得不到有效利用。雖然許多分支機構都制定會計聯席會議制度,但是該機制主要是就重大會計工作進行協調,日常會計信息缺乏制度性、常規性的溝通渠道。
3.會計內部控制信息缺乏報告制度,縱向信息不對稱。在打擊會計舞弊、保障財務報告質量過程中,人們逐漸認識到內部控制信息報告與披露的重要性。通過內部控制信息報告與披露,可以降低報告主體與報告接受方的信息不對稱,促進報告主體定期對會計業務進行風險評估,從而相應采取更有效的內部控制措施。但是,迄今為止,人民銀行還沒有會計內部控制信息報告制度,上下級單位之間在會計內部控制信息上存在信息不對稱。
二、加強人民銀行會計內部控制的思考
會計內部控制建設不能僅僅是“頭痛醫頭、腳痛醫腳”,應當在《中國人民銀行分支機構內部控制指引》的指導下,按照有效性、全面性、及時性、合理性的原則進行系統性建設。同時,會計內部控制作為會計管理的一部分,應當納入“大會計”管理框架,由會計部門牽頭,國庫、支付、營業、發行、事后監督等部門參加,各部門相互配合,通力合作,共同建設。同時,內審部門作為全行內部控制建設的牽頭部門,應當負責對會計內部控制的合理性與有效性進行監督與評價。因此,針對人民銀行會計內部控制存在的問題,結合內部控制理論研究成果與實踐,筆者提出以下思考。
(一)加強會計人員教育,強化激勵約束機制,提高會計人員的責任心、職業操守和履職能力
會計內部控制關鍵靠“人”,要堅持以人為本,積極構建學習型隊伍,加強員工的思想、作風和能力建設,加強金融法律法規和內部規章的教育和培訓,培養員工形成良好的道德風尚、正確的價值觀念、嚴謹的思維方式和行為方式,增強員工的風險防范能力,促使員工能夠自覺堵塞業務流程漏洞,實現員工的自覺行為與制度約束的有機結合。加強會計人員的崗位培訓與考核。定期進行崗位知識測試,培養員工學習新業務、新知識的自覺性;對于會計主管及其B角,應當定期進行全面業務考核,在一個部門內至少培養兩位全面型會計業務能手。強化激勵約束機制。建立科學合理的獎懲制度和明確的獎懲措施,制定問題整改和責任追究制度;盡快對縣支行定位進行明確,提高縣支行員工的歸屬感與榮譽感;在獎優評先、職稱評定等方面向會計類崗位適當傾斜,激發廣大會計人員的工作積極性和創造性。
(二)改革會計組織機構,會計核算“橫向集中”,實現由“部門會計”到“流程會計”的轉變
為改變會計核算業務分散在各個部門造成的會計管理困難、風險可控性差的弊端,以民生銀行、浦發銀行等股份制商業銀行為先驅,國內商業銀行近年來紛紛開展業務流程改造,將會計業務集中處理,分離前后臺核算業務,實現由“部門銀行”到“流程銀行”的轉變,這一經驗做法值得人民銀行借鑒。人民銀行近年來進行了上下級行會計核算業務的“縱向集中”,但是并未進行同級行會計核算業務的“橫向集中”,這直接導致了上文中羅列的一系列問題。從長遠改革目標來看,“橫向集中”必須實現,為此應當進行相應的會計組織機構改革,將目前分散在各職能部門的會計核算業務統一剝離出來,設立集中處理所有會計業務的綜合運營中心和集中監督所有會計業務的會計監督中心,實現“一部基本制度,一套核算系統,一本賬簿報表,一個監督平臺,一個窗口服務”,加強會計統一管理,增強風險可控性。
(三)重視風險評估,加強信息溝通渠道建設,建立會計內部控制信息報告制度
風險評估之所以受到的重視程度不夠,原因在于員工的風險意識不強,缺乏激勵引導機制和有效的反映渠道。無論是操作者還是檢查者,嚴格按照制度辦事就可以幾乎完全免責,員工缺乏動力去進行風險評估,即使發現了一些問題也缺乏能夠引起重視的反映渠道。因此,要加強風險評估,首要工作就必須增強員工的風險意識,采取恰當的激勵措施鼓勵員工進行風險評估,如在考核指標中專設“風險評估”一項內容,對于提出有效建議的單位與個人進行獎勵。同時,要拓寬信息溝通渠道,促使會計內部控制信息溝通的制度化。比如,分行在對外《金融運行報告》、《金融穩定報告》、《金融服務報告》三大報告的基礎上,可以增加對內《風險評估報告》,由各相關部門輪流主編,按季度,通過該載體,促進在全行形成重視風險評估的良好氛圍,增加風險評估的有效溝通渠道。在同級行各部門之間,以會計工作聯席會議為紐帶,由會計部門牽頭組織各參與部門之間的溝通,在定期召開的會計工作聯席會議上增加“風險評估”的固定議題,由各部門報告交流各自在上一時期的風險評估狀況;在上下級行之間,建立會計內部控制信息報告制度,下級行定期向上級行報告會計內部控制建設情況,以定期報告這種制度要求促進各級行加強風險評估工作。此外,還須加強突發風險事件的快速反應能力,建立突發事件信息快速通道,提高應急管理水平。
(四)緊抓制度落實,加強相互制約,構建多層次、全方位的監控體系
嚴格執行各項規章制度仍然是會計內部控制的第一要求。要根據內部牽制的原則,合理定崗定責,在崗位設置上切合業務范圍和業務處理需要,體現“責、權、利”相結合,堅持不相容崗位相分離,杜絕違規兼崗、替崗現象,加強崗位交流輪換,對于人員緊缺的縣支行可以試行異地輪崗制度。要規范業務操作,實行流程控制,通過制定嚴謹的業務處理流程來控制業務處理環節中的風險重點,不允許會計人員逆程序或省程序操作,業務處理在相關崗位和相關部門之間傳遞時,實行權責對等,確保流程控制的有效性。要合理設置各個部門、各級崗位的職責權限,嚴格實行一般事項分級審批、重大事項集體決策。在目前集中采購、公務活動管理信息通報制度的基礎上,合理加大公務信息公開的范圍與力度,將相關決策過程和結果陽光化,以陽光化來抑止違規行為。要構建以核算部門內部監督、會計部門檢查監督、內審部門審計監督、紀檢部門黨內監督、人民群眾民主監督等為內容的多層次、全方位的監控體系。整合監督資源,完善監督機制,合理確定各部門監督職責與范圍,統一編制監督計劃,統一調配監督人員,根據監督內容聯合部署,實施多部門聯合檢查,減少重復檢查次數,提高監督效率與效果。
(五)加快電子化建設,開發綜合會計業務系統,提升會計管理信息化水平
要注重計算機在內部控制和風險防范中的運用,逐步整合現有的多個會計核算業務系統,開發綜合會計業務系統和會計監督系統,提升會計管理信息化水平。綜合會計業務系統將全面處理人民銀行所有的會計核算業務。現有各核算部門可以通過操作終端登錄該系統進行各自會計核算業務的操作,完成各自的會計核算過程。在開發該系統時,要注意要將權限制約、分級監督等風險控制功能融入其中,使操作人員必須按職責權限和規范的操作程序才能進入系統處理業務。通過該系統,實現會計核算的標準統一與信息共享,提高操作風險的整體可控性。同時,要加快會計監督系統電子化建設。在銀行業務現代化、電子化的今天,不能以落后的手段去控制先進的業務,不能靠手工操作去檢查計算機系統。要建立起一套先進的會計監督系統,實現實時監督、風險預警、數據分析、遠程對賬等功能,把傳統的事后監督方式轉化為只要有業務發生,就可及時監督、全面監督,提高監督的有效性。