知識管理的檔案價值探究

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【摘要】在知識經濟時代背景下，知識管理逐漸成為管理發展的主要趨勢。檔案作為知識資產的主要組成部分，具有知識價值。在知識管理中，檔案價值得以凸顯。現針對知識管理中的檔案價值，展開論述分析，意在加深人們對檔案價值的認識。

【關鍵詞】知識管理；檔案價值；資源

現階段，人們處于知識時代背景下，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用，而檔案管理同樣具有重要地位。從實際情況來說，部分管理者對于檔案價值的認識程度不夠，在管理工作中，注重對人的管理，忽略了檔案的價值，難以有效提升管理水平。在強調知識流轉的環境下，檔案價值有了新的特質，在知識管理中，發揮著重要的作用。

1知識管理背景下檔案價值特性和體現

傳統意義上的檔案價值特性，依托檔案業務流轉，體現了檔案的記錄性特性。經過相關部門篩選后，用作資料使用，檔案的實用性價值才得以體現。在知識管理背景下，檔案價值發生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價值主要體現實用性方面，當主體利用檔案來解決相應的問題時，檔案才具備了使用價值。知識管理背景下，強調全過程管理，為循環往復的管理過程。不僅轉變了檔案使用價值實現的模式，也改變了檔案價值呈現的模式，使得檔案價值貫穿于知識流轉的全過程，具有集成化和靈活性特點。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開放性和共享性特點。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠為不同的利用主體，提供相應的服務。利用主體按照自身的實際需求，來獲取相應知識，實現知識共享。依托知識共享，檔案價值的實現擺脫了時間和空間的限制，便利了使用者，實現了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區分，檔案是顯性知識，能夠促進檔案增值，檔案價值的增值性可以加速檔案價值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價值是以知識為著眼點，注重知識屬性，促使檔案價值體現。基于價值鏈分析，通過知識管理，實現價值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示，組織內外部知識均為知識獲取的主要來源和保障，通過獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經過價值鏈的循環運動轉化為顯性知識的表現，所以說，組織內外部知識的流轉運動與檔案價值的實現密不可分，檔案參與知識管理，其價值體現在知識循環體系的各個環節。

2知識管理中檔案價值的形成機理

2.1檔案的社會需求

檔案價值遵循“沒有使用價值的事物是沒有價值的”規律，從知識價值角度來說，持有檔案價值二元論的研究學者認為，知識價值的實現是基于使用價值的實現，知識價值的實現載體為檔案價值。基于此，若想實現檔案價值，需要符合社會需求。當實物檔案被應用時，才能夠具備檔案價值，在此之前僅具備知識自身的價值，屬于非需求性價值。知識管理背景下，此規律被無限放大。隨著社會需求的變化，推動著檔案電子化和管理系統化發展。基于此，為了實現檔案價值，要從社會需求出發，滿足社會應用要求。

2.2檔案價值構成因素的相互作用

檔案主體、檔案以及檔案實踐活動為檔案價值實現的主要因素，處于檔案實踐環境下，各種因素的相互作用，實現了檔案價值。檔案實踐環境因素作用于檔案要素，若社會環境變化，檔案管理理論發生變化，則上述三要素也會發生改變，此類變化具有系統性，屬于全面塑造，對檔案價值理論，有著極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應環境變化，檔案保管理論發生了變化，出現了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務以及宏觀鑒定部分構成，通過優化檔案保管以及管理流程，更好的發揮知識價值。

2.3檔案主體的技術和技能

在檔案實踐活動中，檢驗檔案主體技術以及技能為檔案價值形成的檢驗性因素。從某種角度來說，檔案實踐活動相當于檔案使用和服務民眾的過程。在具體實踐的過程中，檢驗檔案主體技術技能，要以便捷和有效為基準。檔案價值的實現和具體體現，貫穿于檔案實踐活動，是否可以滿足檔案使用主體的需求，達到其使用期望，是檔案價值的核心部分。基于二元論觀點，可以將檔案價值分為信息價值、工具價值。檔案價值的體現在于其使用以及使用價值[1]。

3知識管理中檔案價值的發揮

3.1加強檔案管理部門建設

（1）做好人才隊伍建設。在知識管理中檔案價值的充分發揮，首要任務是做好檔案管理工作。基于此，需要加強檔案管理部門建設。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關。檔案管理工作人員要具有較強的責任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認識到檔案的價值，充分發揮檔案的價值。（2）做好人員培訓。隨著檔案價值實現環境的改變，使得檔案價值的體現和實現，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹立終身學習的意識，積極學習新技術和新知識，更好的適應檔案管理以及服務工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進行業務培訓，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應用相關知識，進而充分發揮檔案價值[2]。（3）要建立獎懲機制。檔案價值的實現，在于其使用價值的實現。基于此，為了發揮出檔案價值，要從檔案采集和處理等全過程入手，做好嚴格的把控。這需要檔案管理人員具有責任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發揮獎懲機制的作用，對于工作表現較好的人員給予相應的獎勵，反之給予一定的懲罰，進而調動其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價值，實施電子化管理模式，已經成為發展的必然。基于此，需要加大信息化建設，購置檔案管理必須的自動化設備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質量，進而提高服務質量。

3.2實施全過程管理

知識管理背景下，強調全過程管理，因此為了實現檔案價值，發揮其最大價值，實施全過程管理，有著必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過程的管理，保證加工的效果[3]。開展數字化加工，其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作，在具體落實方面，要明確工作責任和內容，分工協作，保障檔案數字化加工得以有效開展。參與數字化檔案加工的全體人員，要嚴格按照技術標準以及工作規則，保證操作方法的規范性，進而保障檔案數字化加工的質量。當完成檔案數字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環節入手，進行質量檢查。在檢查的過程中，要認真核對數據的錄入和關聯等，做好檔案質量的把關。只有保證了檔案資料的真實性，及時做好檔案收集和整理，實現即時調閱，才能夠提升檔案的使用價值，進而實現檔案價值。基于此，要做好檔案的全過程管理，保證其價值的實現。

3.3做好安全管理

知識管理中，檔案價值的實現，要保證信息的安全。若檔案管理出現安全問題，會降低檔案的價值，甚至會造成巨大的損失。基于此，做好安全管理，有著必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數字化檔案審批制度，合理運用數字化技術，嚴格執行質量控制程序，按照規范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發，做好嚴格的把控。落實安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計算機技術，采取網絡監測以及鎖定控制等措施，保證信息服務的安全性。檔案管理人員要及時備份信息，做好數據加密。需要注意的是，要做好檔案分類標識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價值才能夠實現，進而實現其價值。

3.4營造良好的實踐環境

檔案價值的實現，需要良好的環境，通過檔案價值實現三要素的相互作用最終達到價值目標。基于此，在檔案實踐活動中，要注重營造良好的環境。檔案實踐環境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動也不同，實現的價值自然差異。檔案主體的檔案技術應用水平，直接影響著檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態以及狀態會影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價值[5]。

4結束語

綜上所述，知識管理背景下，檔案價值具有靈活性和共享性等特性。檔案價值的實現，是基于社會需求，依靠檔案使用的技能和技術，挖掘檔案自身的價值，開展檔案實踐活動最終實現。為了實現檔案價值，需要營造良好的檔案實踐環境，做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]霍燕.基于知識管理的企業檔案價值研究[D].天津師范大學，2016.

[2]王潔.基于知識管理的企業檔案信息開發和利用模式研究[D].山西大學，2016.

[3]張海韻.基于知識管理的企業科技檔案信息資源開發利用研究[D].廣西民族大學，2015.

[4]肖文.知識管理理念觀照下高校檔案信息服務研究[D].黑龍江大學，2015.

[5]梅曉艷.基于知識管理的企業檔案競爭情報價值研究[D].廣西民族大學，2011.

作者:劉永貴 單位:重慶市計量質量檢測研究院