知識管理下企業檔案管理模式研究
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摘要:在當今時代，市場經濟得到了飛速的發展，知識和信息也隨之凸顯出它們的重要性。在現在這樣的形勢下，企業檔案實際意義就在于可以真實地記錄企業生產、技術、科研和經營等活動。企業檔案管理實現標準化、科學化，它是一種基礎性信息資源，這對企業發展有著非比尋常的意義，對企業管理等各方面也有著非常重要的作用。
關鍵詞:標準化;科學化;企業管理;檔案
一、現階段傳統企業檔案管理模式正面臨的挑戰
隨著經濟發展的不斷進步，我國的市場經濟多元化趨勢正在不斷加深，在這樣的社會背景之下，對于各行各業的發展進程而言，檔案所起到的信息資源作用正在逐年遞增。對于我國企業現階段的發展過程而言，檔案不僅僅具有將歷史記錄下來的作用，同時，對于新時代的企業檔案數字化管理新模式具有服務作用。檔案管理系統的建設與利用，不但對于實現檔案信息的檢索與瀏覽具有促進作用，并且，也是推動信息化社會發展進程的一大進步。盡管就社會主義發展的現階段而言，關于企業的檔案信息化建設力度還并不足夠，仍有一定的缺陷有待進一步發展與改進。譬如，很多情況下，企業檔案工作往往是被忽略的，大多數時候只是將檔案信息做一個簡單的目錄，從而方便網上進行檢索。隨著知識經濟產業的迅速發展，傳統的檔案信息管理模式已經不能適應現代化社會的經濟發展需求，由此可見，檔案信息化、數字化建設的發展趨勢已經逐步發展成為現代化社會的必要發展趨勢，。因此，改革傳統檔案管理模式的首要任務就是轉變觀念。要想將檔案管理逐漸擺脫當前的困境，就一定要認識到進行檔案信息化建設的必要性。
(一)企業檔案機構的地位每況日下
由分析很多企業檔案機構實例可知，很多企業領導由于不了解檔案工作，并不重視檔案工作。就現階段的發展狀態而言，許多國有企業的檔案機構與檔案工作人員正呈現大幅度的下降趨勢。長時間以來，服務于檔案機構的工作人員以及相關檔案保管設施都處于相對落后的發展局面，大多數企業的檔案機構工作條件難以得到真正地改善與進步。甚至在大多數情況下，檔案機構經常都會首先或重點被清理。另外，檔案管理還有另一大問題就是業務經費不足，這嚴重阻礙了檔案工作的正常進行。相比其他部門的工作人員而言，檔案部門工作人員的工資水平非常低。同時，在日常企業組織體系構建過程中，檔案機構的地位正呈現出一種逐年遞減的趨勢，這使得多數檔案機構的工作人員的工作積極性和職業自豪感收到嚴重打擊，很多人才因此流失，嚴重阻礙了企業檔案管理工作的正常發展。
(二)企業檔案管理信息化發展不完善
當檔案機構管理過程出現了信息化的電子文件之時，很多企業檔案機構和人員常常會選擇回避。但傳統的檔案實體管理模式已經不能滿足當下信息化發展的需要，如果過度的依賴傳統的檔案實體管理模式而不積極地尋求改變，一方面，難以適應信息化時代的發展需求，另一方面，還會使得電子文件與電子檔案難以得到真正的、有效的管理，還會誘發管理不當等問題出現，從而帶來難以避免的工作失誤與麻煩。
(三)企業檔案信息缺乏系統化的管理
隨著企業的大規模重組與企業合并趨勢的不斷深化與加強，很多檔案材料被分散保管到各個部門，沒有辦法集中且統一地管理檔案，由此極易為檔案機構的工作人員帶來短時間內難以適應的陌生期，一方面大大減低了工作人員的工作效率。另一方面，還極易誘發工作失誤現象的發生，從而帶來難以挽回的損失。甚至有的企業在檔案機構工作過程當中，由于管理出現問題出現了檔案材料被盜的事件。由此可見，根本性的檔案機構變革是企業檔案部的得以發展與壯大的必要手段。
(一)知識管理理念概述
隨著近年來科技革命的日益發展與進步，知識經濟得到了飛速的發展，知識管理研究也隨之掀起了一番研究熱潮。知識管理作用于知識，其目的主要在于對知識的靈活運用。在現階段的知識管理經營模式下，如何培養企業組織對環境的適應能力是現階段的主要任務，只有加強了企業的適應能力才能使得資金和自然資源不再成為企業發展的阻礙因素，從而有效地提高企業的競爭力。當下，知識資源對企業的發展有著非比尋常的作用，它的生命力是非常強大的，它的發展前途是無限的。簡言之，知識管理理念的具體思想內涵在于，通過采取獲取、存儲、學習、傳播、共享等方式，產生管理企業的相關知識，然后使得這些知識積極地為企業的各項管理工作提供服務功能。在知識人才地位日益提高的今天，知識管理亦可以看作是企業的創新發展的新動力，可以讓每個員工都可以接觸并將企業的知識進行有效地利用，真正地實現將合適的知識在合適的時間交給合適的人去做。真正的做到在每時每刻可以找到最需要的知識。企業的優勢就在于借助知識來獲得的，使之真正地做到用最少的錢，得到最大的收益。
(二)知識管理對企業檔案起到的作用
企業檔案的主要作用在于客觀且真切地記錄企業活動。企業知識資源的主體已經逐漸轉化為企業中的隱性知識，并成為其中的最核心的部分。同時，企業檔案還可以記載了企業員工在生產和管理等各項工作時的真實情況。運用企業檔案，可以結合以往的經驗和教訓，將其進行分析處理，從而逐漸形成很多的企業顯性知識。所謂知識共享，主要是通過信息交流和傳遞來實現的，而企業檔案對實現它有重大意義。俗話說得好，能熟練掌握的才是真知識。常見的知識信息交流與信息傳遞的方式主要有語言和書面這兩種方式。從概念意義上解釋來說是，所謂書面交流主要是依托于文件、檔案等方式來實現對于知識的利用以及交流。一旦知識的應用范圍得到了一定的擴大，那么，價值實現也會隨之得到等同力度的擴大。企業檔案是維護企業知識產權，并且避免知識產權受到不法侵害的重要舉措，并且，還可以對企業知識創新活動時的每一個細節進行客觀并真實地記錄。在現階段的市場經濟和科學技術發展過程中，它起到著至關重要的作用，它是知識產權歸屬于某一企業的法律憑證，具有著證明知識產權的歸屬者的重要作用，這一作用在對于知識產權出現糾紛問題案件的處理上，得到了充分的體現。除此以外，企業檔案的作用還體現在尋找相關領域專家的過程當中，不僅僅可以為其提供線索，更是為企業員工培訓提供了有效的、科學的教材。在一些企業規模龐大、企業內部結構復雜、企業員工數量巨大的問題處理上時，知識管理的作用也能得到有效的發揮，它以系統化的結構對同企業相關的內容進行規律性的記錄，而企業外部知識培訓也可以加快企業新員工的適應能力，可以使得員工以最快的速度投身于工作崗位，并有利于加快員工學習并遵守公司的各項規章制度的進程。由此可見，企業檔案不僅僅是企業自身的文化一種體現，并且，它也是企業家和企業員工在各項企業活動的運行過程所形成的一種理念，知識管理不但是一項管理活動，亦可以稱之為是一種管理理念。
(三)知識管理是檔案工作創新發展的必然走向
隨著信息化時代的不斷進步，加之知識經濟時代的日趨進步，知識管理這一理念也隨之誕生了。知識產品的生產在整個社會生產系統中都處于主導地位，其生產的根本目的在于令知識的價值化為現實，從而使得企業的核心競爭力得到增加與退稿。企業的戰略資源是知識管理的出發點，而其基本活動是知識結構再整理，包括知識的組織、傳遞、應用、創新。它不但起到了加深人們對企業檔案的價值的認識程度的作用，并且可以將企業檔案管理工作的根本目的得到重新的審視與發展，從而使得企業檔案管理的基本活動得到進一步的革新與進步，也可以令企業檔案管理的技術方法得到新的審視與提高。創新型的企業檔案管理模式，首先要將改變傳統手工操作方式的任務置于首要地位，以知識管理思想指導企業檔案工作，來發掘出企業檔案的知識價值，也可以采用用現代社會最為先進、最為推崇的信息化技術應用于企業生產活動當中來，從而使得企業價值得以更大化成熟的實現，從根本上替身企業的核心競爭力、提高企業的經濟效益與文化價值。
(四)知識管理對企業檔案管理的要求
知識管理的實現，需要依賴于拓展和完善企業檔案管理職能才能得以實現。想要使得企業生產力的開發得到加強，以及使得企業檔案知識得以充分利用，則需要從檔案管理的智能化服務變革入手，自始至終將檔案管理的任務置于企業知識管理中的核心地位，才能使得知識管理的作用效果達到最佳。這一檔案管理機構的變革使得檔案人員已不再僅僅是檔案實體保管員，他們可以說是檔案知識的管理者，更是屬于檔案知識的提供者以及決策咨詢者，對于檔案管理工作起到著更為重要的作用。除此以外，企業完善并優化館藏也是實現企業實施管理的重要舉措。檔案機構的工作人員不但需要為電子文件的產生與控制注入大量的工作精力與耐心，并且還需要將完善和優化館藏資源置于檔案工作的基礎重點任務當中來。數字化資源的高效利用，是實現數字化檔案館的建設的基礎工作，也是促進知識管理得以實現的第一步，現代化的信息技術的利用也是數字化檔案館建設必不可少的基礎性因素。想要使得知識管理得以付諸實踐，一方面，企業還需要通過不斷的學習與進步來使得自身檔案管理技術得以提高。另一方面，還需要結合時展的特點，將現代化的信息技術應用于實踐管理活動當中來。當下，檔案信息化和企業信息化之間的關系是不可區分的，要想使得檔案信息資得以深度的開發與利用，還需要將建立完整化、信息化的電子文件置于首要地位，并幾何建立企業的知識庫、提供知識導航等方式，提升企業檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式
在當前這個機遇和挑戰并存的背景下，檔案事業要想實現飛速的發展，就一定要主動去適應知識經濟的發展，提高為知識經濟發展服務的積極性。這樣做，才可以使得檔案工作在知識經濟時代的作用發揮到最佳效果。要想提高企業的競爭力，就必須要企業檔案實施知識管理。
(一)構建檔案知識資源管理模式的目標
當下，正處于信息化發展日益強大的趨勢，我國企業管理的思想已經發生了巨大的改變，這也為檔案管理帶來了巨大的改變。使檔案知識最大化的實現資源化、信息化是當前檔案管理建設的主要目標，依據信息管理的不同方式不同來進行相關的分類保存，為今后的搜索和查詢工作提供了便利條件，也對知識型文檔，設計、設立標準模板建設與實現提供了基礎建設的作用。還要擁護領導的決策，充分了解并分析領導在進行管理決策的事項和過程，也是必不可少的。
(二)構建檔案知識資源管理模式的方法
一般來說，可以依據組織結構的不同將知識資源管理組織建設方案的分為兩項，一項是屬于知識資源管理團隊，另一項則屬于知識資源管理中心。在實施檔案知識資源管理方案的前期階段，首先要進行一系列的調查和研究。譬如，研究調查管理制度方面、硬件方面、技術方面、人才方面等方面的相關知識。這個方案的主體要素就是研究并制定出實施目標。明確方案的實施要素，再建立保障系統，最后實施要素。綜上可知，必須要將原有觀念徹底推翻，打造出一種全新的工作方法，壯大檔案知識資源管理的隊伍，提高其工作人員的自身素質，推進檔案管理逐漸趨向數字化建設，從而促進檔案知識資源管理的發展。
參考文獻:
［1］劉蓓.知識管理背景下的化工企業檔案管理模式研究［J］．當代化工研究，2016(10):91-92．
［2］張淯.知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究［D］．南昌:南昌大學，2014．
作者:范海斌 單位:神東煤炭集團公司檔案室
