檔案文獻管理全文(5篇)

[摘要]本文針對當前學術期刊檔案管理中紙質期刊保存條件要求高、存放空間需求不斷增長、紙質期刊檔案信息查詢不便的問題，提出了將期刊文獻保存與查詢分開處理的方法。該方法將期刊的pdf文檔作為檔案文件，由其代替紙質期刊，以文獻檢索平臺代替期刊檔案管理系統，實現期刊檔案的檢索與統計?；诖朔椒?，針對數字期刊檔案管理的實施，介紹了期刊檔案文件收集、整理、保存方面需要注意的問題，同時針對電子期刊多媒體化發展給學術期刊檔案管理帶來的挑戰進行了闡述。

檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的原始記錄。學術期刊展示了特定研究領域的成果，刊出的論文反映了所在領域的學科發展。筆者所在單位中國機械工程學會(以下簡稱學會)將主管出版的學術刊物視為檔案，學術將期刊的管理納入檔案管理工作的范疇。然而國內以學術期刊為檔案管理對象的研究很少，對數字出版趨勢下的學術期刊檔案管理方面的研究和論述就更少。筆者結合所在單位學術期刊日常管理工作，針對學術期刊檔案管理工作的特點，總結出一套相應的工作方法，以期為開展數字出版環境下的學術期刊檔案管理工作提供一些借鑒。

一、期刊檔案管理的難點

中國機械工程學會成立于1936年，是我國成立較早、規模最大的工科學會之一，出版的學術刊物包括《中國機械工程》等40余種，既有《中國機械工程》等報道機械學科所有領域的綜合期刊，又有《鑄造》等專注于某個細分學科的專業期刊。此外，還有細分學科的專業期刊，如《鑄造》《中國鑄造裝備與技術》《特種鑄造與有色合金》等，以鑄造為主要報道方向；《焊接學報》《焊接》《中國焊接》等是焊接專業的學術期刊。檔案管理工作是對檔案的收集、整理、保管、統計和提供利用服務等各項工作的總稱。學術期刊檔案管理工作中，保管、統計和提供利用是比較繁瑣的工作環節。紙質期刊檔案的保管必須遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且還需對年代久遠的紙質期刊做脫酸處理，防止紙質文獻的脆化變質。紙質期刊的統計工作既重要又有一定的難度。根據工作的需要，統計對象經常是不同的，可以是單個期刊年度的數量、論文投稿數量，也可以是單篇論文的下載量、引用量等。而這些統計工作都需要依靠功能完備的檔案信息管理系統才能完成。提供利用服務是學會主管的學術期刊檔案管理工作中最為困難的一項工作。學會始終關注機械學科的發展動態，而學術論文是學科發展的成果與標志。如何從學術期刊檔案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(論文)，進而通過分析得到學科的發展動態以及不同學科之間的交叉融合與相互促進，使之成為學會今后工作的可靠支撐，則是學術期刊檔案管理工作的一項重要內容。學術期刊檔案管理工作的要求與當前學術期刊檔案管理工作的實際存在一定的差距，具體體現在以下幾方面。

(一)從事學術期刊檔案管理的人員缺乏

學會專職負責期刊管理的人員只有兩人，目前只能完成學術期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各項統計工作，部分完成利用服務工作。

(二)期刊檔案存放空間有限

一、要轉變農業科技檔案管理觀念，促進農業科技

檔案開發利用如使用多媒體技術、互聯網絡技術應用到檔案管理系統中，運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，實現文檔一體化管理，既方便快捷，又可提高工效。利用現代計算機技術提供遠程服務，使服務對象從“內部”走向“社會”，服務內容由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。最后，在管理形式上對檔案信息資源實行分類分級管理，把一些價值較高、利用率高的科技檔案進行全文集中掃描管理，建立科技檔案信息資源的全文數據庫，合理保管和充分開發利用。

二、要做好農業科技檔案文獻編研，充分開發農業科技資源

要有針對性地對農業科技檔案信息，進行深度編研開發加工，農業科技檔案中蘊藏著大量獨有的科技信息，例如：每年的農業生產情況、農業苗種作物、農業科技信息活動與天氣自然條件的關系。一種農作物從播種到收獲一般需要幾個月甚至幾年的時間，一個優良品種的選育成功甚至需要幾代人的共同努力才能完成。農業生產的這些特點，決定了農業科技工作必須一代代不間斷地進行，反復地長期地探索，因而形成的科技檔案信息量很大。通過編研開發檔案信息資源是檔案工作的永恒主題，只有通過文獻編研開發，檔案信息的價值才能得到充分體現，也只有通過編研開發，檔案工作才能充滿生機和活力。通過多途徑、多渠道、主動地將農業科技檔案信息資源編研開發出來，為農業部門決策、制定規劃、總結經驗教訓、開展科學研究等各項工作服務，才能得到群眾的認可和社會各界的支持。農業科技檔案的利用，通常表現在對農業科研成果的應用范圍、實用價值的利用上，而深入挖掘編研農業科技檔案文獻中有價值的部分，為發展生產和農村經濟服務，避免研究上大量的重復試驗，是農業科技檔案開發利用中的一項重要任務。應當充分利用農業科技檔案開發編研優勢，有針對性地及時整理、篩選、綜合、歸納，編研形成具有實用價值的、準確性、權威性較強的檔案信息資源，滿足農業農村基層部門對檔案利用的客觀要求。要利用計算機把分散的材料集中起來，變成系統材料，把零碎材料變成完整材料，使利用者在短時間內就能找到所需的農業科學數據以便解決問題。

三、要積極采用聯合服務方式，促進農業科技檔案成果轉化

農業科技檔案的綜合性很強，農業各基層部門之間互相滲透、互相依存的情況很普遍，很多研究成果是通過農業、水利、林業等基層部門聯合攻關取得的。從這一特點出發，農業科技單位的檔案管理部門，特別是研究領域的相關性較強的科技部門，其檔案利用服務應該走合作的路子，采取聯合服務的方式，才能適應科學技術發展的需要，從而更加有效地提高科技檔案的利用效果?；鶎涌萍紮n案聯合利用服務的方式可多種多樣，如聯合編寫案卷目錄、農業科技檔案利用指南等檢索工具書、聯合開展檔案編研工作、聯合進行計算機網絡建設、聯合進行檔案查閱服務等。重要的是要增強合作意識，強化農業科技檔案信息共享觀念，加強科技檔案聯合利用服務的組織領導，并給予一定的資金支持。在開展科技檔案聯合利用服務的過程中，應注意與科技情報部門的合作。農業科技檔案是一種信息載體，是一種重要科技信息源，科技情報部門應該重視這一信息源的開發利用。文獻、資料管理與檔案管理有一定共性之處，尤其在開展科技檔案編研業務時，與科技情報部門合作，有利于提高編研成果利用水平和價值。為了提高科技檔案的利用率，應本著有利于農業科學技術發展的原則，盡量擴大可公開利用的檔案范圍，促進農業科技成果盡快轉化為現實生產力。農業科技檔案管理人員首先要了解農業部門的中心工作和主要任務，摸清檔案需求的動向，把握檔案利用者的需求。其次，要了解廣大科研人員的心態，以及他們對檔案利用效果和檔案工作的評價，不斷總結檔案利用的特點、規律，提高檔案利用率。再次，要擺正自己與檔案利用者的關系，明確檔案工作人員既是專業人員，又是服務人員，在工作中要取得廣大利用者的信任，提供優質服務，利用電話、網絡等現代化手段，向需要服務的群眾及部門提供及時準確的科技檔案信息，把農業科技檔案中蘊藏的豐富內容開發出來，讓更多的人利用，使其發揮更多更大的作用。

作者：睢強 單位：吉林省東遼縣檔案局

摘要:伴隨大數據時代的來臨，信息技術不斷普及，高職院校檔案管理工作開始引入信息化管理系統，全面提高了檔案管理的效率。但在實際運用的過程中，也存在一些問題與不足，制約了高職院校檔案管理工作的質量與效率提升。本文采用文獻研究法、分析法等，逐步分析了大數據時代黑龍江高職院校檔案管理存在的問題，并提出解決對策，供高職院校檔案管理工作人員參考。

關鍵詞:大數據;高職院校;檔案管理

0引言

新時代背景下，由于生源數量的不斷增加，教師研究成果不斷增多，圖書館軟硬件設備不斷更新，檔案資料也逐漸變多，且表現出種類多樣，分散龐雜的特點，這給高職院校的檔案管理工作帶來了一定的難度。為此，本課題組開展了關于“大數據時代黑龍江省高職檔案管理應用研究———以黑龍江旅游職業技術學院為例”的課題研究。本文采用文獻研究法、分析法等多種研究方式，逐步分析了大數據時代黑龍江高職檔案管理存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，以此為高職院校檔案管理提供一定的理論基礎與實踐指導。為了全面分析大數據時代黑龍江省高職院校檔案管理存在的問題與不足，課題組開展了全面深入的研究。本課題組立足黑龍江高職院校檔案管理實際，全面分析了其中存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，為高職院校檔案管理提供一定的參考，進一步推動了黑龍江省高職檔案管理質量與效率的全面提升。

1高職院校檔案管理存在的問題

1.1高職院校對檔案管理的重視不足

經調研發現，黑龍江省內80%的高職院校對檔案管理工作的重視程度都明顯不足，部分高職院校對檔案管理工作的重視嚴重不足，具體表現在:第一，部分高職院校沒有安排專門的人員開展檔案管理工作，對檔案管理工作的制度建設、規范性建設與人員安排都存在嚴重空白，對檔案管理的價值與意義也認識不足。第二，部分高職院校對檔案管理的交接、收取、發送等環節都沒有具體的步驟與管理程序，對檔案資料的歸檔、整理、分類工作也開展不足，致使檔案資料混亂無序，缺失嚴重。第三，部分高職院校對檔案管理的資金投入不足，沒有積極引入信息化系統，沒有實現高職院校檔案管理的信息化建設，對檔案管理的重視程度嚴重不足，相關設備設施、資金投入相對較少，難以保障檔案管理的高效開展，難以實現檔案管理工作質量的全面提升。

摘要：近年來隨著信息化電子技術的不斷發展，我國絕大部分中小型國有企業紛紛開展了檔案管理信息化建設工作，雖然大幅提升了企業管理水平與運行效率，但在當前中小型國有企業檔案管理工作實際開展過程中，卻仍舊在隊伍建設層面上存在諸多問題與不足。針對這一問題，對當前中小型國有企業檔案管理隊伍配置層面中主要存在的問題開展深入分析，并針對性制定優化策略。

關鍵詞：中小型國有企業；檔案管理；隊伍建設；加強

1當前中小型國有企業檔案管理隊伍主要存在的問題

1.1當前中小型國有企業檔案管理隊伍配置結構尚未及時優化調整

在中小型國有企業檔案管理工作傳統管理模式運行下，企業所配置檔案管理工作崗位主要由檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、統計與提供利用等諸多細分程度較高的工作崗位。此外，由于在舊有工作模式下，檔案管理工作的開展需要整理、分析與采集大量的數據資料，這也使得中小型國有企業的檔案管理工作隊伍較為龐大。而隨著中小型國有企業檔案管理信息化建設工作的開展，不但將大量的檔案整理、檔案價值鑒定、檔案文獻編纂等工作崗位進行大量裁撤，還增設了如檔案管理平臺系統運營、信息化電子設備維修保養等新的工作崗位。但是在當前中小型國有企業檔案管理隊伍建設過程中，不但存在著新設立工作崗位的人員編制不足、信息化檔案管理工作無法有序開展的問題，也存在著大量舊有工作崗位尚未裁撤，產生極為嚴重的企業冗員問題。從短期角度而言，中小型國有企業檔案管理工作效率與管理水平并未優化提升至預期水準，而從長期角度而言，檔案管理信息化建設工作的開展，并沒有緩解企業發展運行過程中的財務壓力。

1.2中小型國有企業檔案管理工作體系尚不完善

雖然隨著中小型國有企業檔案管理信息化建設改革工作的開展，借助于信息化電子技術高超的運算能力，極大提高了檔案管理工作的數據挖掘能力、數據分析能力，但在隊伍建設層面上，卻仍舊存在著部分檔案管理人員工作態度不端正、管理效率低下等問題。這一問題出現的主要根源在于企業檔案管理工作體系尚不完善，并沒有構建起配套的責任制度與評審系統。對于部分檔案管理人員而言，工作態度是否端正并不影響到自身原有的薪資福利待遇與崗位晉升渠道。而對于中小型國有企業為提高檔案管理隊伍專業水平與綜合素養，所聘請配置的高級專業人才而言，整體過于沉悶、壓抑的工作環境，也會使得其工作積極性受到一定程度的消極影響。

高校檔案記錄和再現了學校教學、科研、管理以及各個歷史時期出現的重要人物、發生的重大事件等內容。客觀而真實地記錄了高校成長、發展、壯大的過程，是校園文化建設的寶貴資源。高校檔案與校園文化建設密不可分，互相促進。利用高校檔案資源促進校園文化建設創新發展是高校檔案工作的必然要求，也是高校培養一專多能復合型人才的需求，更是實現高校健康、科學、可持續發展的重要手段。高校應通過加強對館藏檔案資源的宣傳、利用和挖掘檔案資源的教育功能等促進校園文化建設。

一、重視館藏檔案資源建設和宣傳工作以促進學校校園文化建設

大力推進館藏檔案資源建設是發展高等學校校園文化建設的基礎。因此高校檔案工作人員要不斷增強檔案意識，嚴格遵守檔案管理制度，規范歸檔立卷、歸檔內容、歸檔形式、歸檔移交以及查檔等業務工作流程，以建立面向師生和社會的現代化檔案信息資源管理體系為目標，以提高各類檔案收集的完整性和規范化水平為工作重點，積極學習新時代背景下有關檔案工作的指導性法規性文件，強化檔案收集意識，加強與校內各立卷單位的聯系、協作和業務指導工作，整理、挖掘重要檔案，不斷豐富檔案館藏資源，為信守和傳承校園文化做出應有的奉獻。在此基礎上，高校檔案部門應拓展服務方式，優化服務流程，提升服務水平，切實為廣大師生和校友提供檔案查詢和信息服務。同時，緊密圍繞學校教學、科研、學科建設、管理等中心工作，利用網絡、新媒體（微博、微信）、報告講座、展覽等多種方式開展以檔案信息資源為主體的宣傳和教育活動，發揚檔案的時代精神、歷史精神和人文精神，弘揚校園文化。

二、加強高校特色檔案資源建設以豐富校園文化內涵

高校特色檔案既具有檔案的一般屬性，也具有行業性、專業性和獨特性，它代表和反映了一所高校的獨特活動。隨著社會的不斷進步和發展，高校檔案管理部門要跟隨信息時代的飛速變化，圍繞校園文化建設的特點和需求，積極加強特色檔案收集工作。第一，要拓寬征集渠道，采用多種途徑進行收集。第二，加強對材料中關于特色資料的查證、支撐，并與學校相關部門和院系加強溝通聯系，確保特色檔案資料收集的及時性。第三，高校檔案管理部門應針對校園文化建設的特點和需求，提供一些具有特色的檔案信息服務。比如可以建設科研成果信息庫、學生就業檔案信息庫、名人檔案信息庫、榮譽檔案信息庫等，積極為校園文化建設服務。第四，要加強檔案信息化管理，提升特色檔案資源價值。在條件允許的情況下，檔案管理部門要充分運用信息獲取、圖像處理及網絡技術等，把特色檔案進行數字化加工，建立特色檔案數據庫，方便閱檔人員能夠更加生動、直觀地了解特色檔案的內容。通過對特色檔案的學習和宣傳利用，為校園文化注入新的內容和活力。比如陜西師范大學檔案館有“校史人物檔案”、“名人檔案”、“學校年鑒”；陜西科技大學檔案館有“名人名師檔案”等。高校之間可以通過交流學習，互相吸取檔案特色資源建設經驗，提高檔案業務水平。西北大學侯伯宇先進事跡展覽館是陜西高校中最有特色的校史人物檔案建設。該館建立于2013年，展覽以“把一切獻給祖國教育科學事業的時代先鋒”為主題，分為“不懈求索”、“獻身科學”、“教書育人”、“赤子情懷”、“風范永存”五個部分，全面展示了侯伯宇同志的先進事跡。圖文部分展出了相關資料圖片80余幅，6個玻璃展柜分別展出了侯伯宇教授所獲得榮譽證書、獎章、科研手稿、書籍以及生前衣物。通過對侯教授事跡的持續、深入、廣泛的參觀學習和宣傳活動，許多高校借此在大學校園里培育了崇尚師德的良好氛圍和見賢思齊的強大力量，豐富了校園文化建設內涵，使檔案真正發揮其“存憑、留史、資政、育人”的作用。

三、開展基于館藏文獻的檔案編研工作以深度挖掘校園文化

高校檔案以其原始性和真實性準確記載了高校建設發展過程，匯集了學校教學、科研、管理的全部成果，這是高校寶貴的精神財富。如果高校檔案管理部門在做好檔案資料收集、保存的系統性、完整性的同時，在此基礎上對檔案文獻資料進行有目標、有計劃地篩選、整理、歸納、提煉，按照學校建設發展的專題對其進行編研，就能夠把檔案中蘊藏的文化資源發掘出來，從而進一步發揮檔案為校園文化建設服務的功能。另外，檔案編研工作也是拓寬檔案服務工作范圍，培育和建設高校檔案文化的最佳方式。各高校檔案工作部門要努力地開展檔案編研工作，積極編制比如學校大事記、校史、年鑒、優秀畢業生論文匯編、科研情況匯編，把學校建設發展過程中所取得的成果———展現在師生面前。榜樣的力量是無窮的。為了激發師生熱愛母校情懷，也可以編撰歷任校長傳記、杰出校友風采等優秀人物事跡，把那些束之高閣的檔案變得生動活潑起來，不僅方便廣大師生學習和了解校史，也傳播了校園文化，達到了育人的目標。因此，高校檔案管理部門開展檔案文獻編研工作不僅是檔案管理部門建設和發展的工作需要，更是傳播和建設校園文化的一項必不可少的活動。做好高校檔案的編研工作是學校文化建設的重要手段。高校檔案文獻編研工作，可以讓檔案積極參與學校發展，為學校的發展決策進行參考咨詢，充分發揮自身價值，更好地服務于師生。高校檔案管理部門應在做好檔案收集整理的基礎上做好檔案文獻編研工作，提高編研效率和編研成果的質量，不斷提高檔案部門的服務質量和科學水平?？傊?，高校檔案是高校發展歷史和校園文化的積淀，是重要的德育教育信息資源。高校檔案管理工作水平的不斷提升必然能夠促進校園文化建設的不斷完善，高校應充分挖掘檔案的文化底蘊，將蘊涵豐富教育信息資源的高校檔案運用和服務于校園文化建設，充分發揮檔案在校園文化建設中的積極作用。高校檔案工作人員應當以更加自覺的使命感和責任感，通過對檔案資源的合理、充分利用，總結校園文化建設經驗，創新校園文化建設方法，優化校園文化環境，豐富學校文化內涵，提高育人效果。