科室檔案管理全文(5篇)

一、信息時(shí)代下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.醫(yī)院管理體制存在問題

信息產(chǎn)生價(jià)值的關(guān)鍵在于共享。導(dǎo)致信息不能夠共享的一個(gè)重要原因是組織內(nèi)部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機(jī)制,不能很好實(shí)現(xiàn)一體化,就會(huì)使得信息無法在部門之間順暢地流動(dòng)。而目前許多醫(yī)院恰恰存在這種現(xiàn)象。雖然各個(gè)科室都同處于一個(gè)醫(yī)院內(nèi)部,但是各個(gè)科室之間界限分明,存在明顯的縫隙,在工作中無法實(shí)現(xiàn)連接。這直接表現(xiàn)在醫(yī)院各個(gè)科室的資料各自存檔管理,沒有統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)和管理模式,存在檔案材料缺失、混亂,或形成不規(guī)范材料的現(xiàn)象,無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,大大影響了醫(yī)院檔案的開發(fā)利用。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化,使醫(yī)院檔案部門更好地服務(wù)于各個(gè)部門,就必須要求消除各個(gè)科室之間的界限,改變科室與科室之間獨(dú)占信息的局面。

2.信息化的建設(shè)意識(shí)較為薄弱

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠(yuǎn)，這就導(dǎo)致了很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層滿足于現(xiàn)狀，并不重視檔案管理的信息化建設(shè)，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，未能提出相關(guān)建設(shè)性的意見和建議，這些都對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程產(chǎn)生了一定程度的阻礙。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng),并沒有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃和要求。檔案工作隊(duì)伍存在著專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展,缺乏創(chuàng)新和活力,這些情況已嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

摘要:以恩施某三甲醫(yī)院為例，指出了該醫(yī)院檔案管理中存在的問題:檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細(xì)，檔案管理缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率較低，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息共享困難，檔案管理硬件不足，難以滿足長遠(yuǎn)發(fā)展需要，檔案管理人員混雜，專業(yè)素養(yǎng)尚待提高。提出了改善建議:應(yīng)增加醫(yī)院檔案管理資金投入，建立健全檔案管理制度，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)員工檔案管理意識(shí)，建立適宜的獎(jiǎng)懲制度。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;制度;對(duì)策

1案例醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

案例醫(yī)院為恩施某三甲醫(yī)院，目前有59個(gè)科室，在職員工2000多人。由于醫(yī)院檔案管理牽涉人員數(shù)量多、分工雜，隨著就診人數(shù)的增加，醫(yī)院檔案資料維護(hù)成本及難度逐漸增加。該醫(yī)院檔案室最早建立于1952年。2010年，該醫(yī)院開展了創(chuàng)AA級(jí)檔案室改革，成立了職能較為集中的中心檔案室，并積極將1952－2010年檔案錄入電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的電子化。檔案的電子化雖然方便了檢索和查看，但因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息化程度低，以及員工對(duì)電腦界面的接受程度低，雖然每份檔案都盡量錄入系統(tǒng)，檔案的使用率并未提升。近年來，該醫(yī)院再次開展了創(chuàng)AAA級(jí)檔案管理部門的改造，目的也是為了提高檔案的利用率，這一工作也給目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)帶來諸多挑戰(zhàn)。

2案例醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細(xì)

醫(yī)院檔案管理首先需要將檔案收集齊全，案例醫(yī)院科室數(shù)量多，收集工作困難重重。目前，各個(gè)科室只知該存檔的內(nèi)容，對(duì)于檔案管理工作流程及方法則無標(biāo)準(zhǔn)。按規(guī)定，各科室上傳的資料由中心檔案室核對(duì)。然而，由于中心室工作人員數(shù)量有限，難以核對(duì)檔案資料是否收集齊全。且諸多檔案的收集工作并未明確規(guī)定責(zé)任科室，一旦發(fā)現(xiàn)問題，實(shí)際責(zé)任難以明確。醫(yī)院各個(gè)科室收集的檔案不成系統(tǒng)，上交不及時(shí)，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對(duì)檔案資料的收集及移交不積極，損害了檔案的精準(zhǔn)性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監(jiān)督檢查檔案，損害了檔案的完整性。

在社會(huì)生活、工作中，國家相關(guān)組織、社會(huì)組織和個(gè)人直接以靜止攝像攝影反映各種活動(dòng)狀態(tài)，且具有一定保存價(jià)值的歷史記錄即為照片檔案，主要分為題名、照片和底片，在各部門、單位檔案中占據(jù)著重要地位。在檔案管理中，人們主要注重文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、人事檔案的管理，對(duì)照片檔案的管理并不在意，使得照片檔案的收集方法與管理方式比較差。但在醫(yī)院檔案中，醫(yī)院照片檔案具有重要的地位，應(yīng)積極采用先進(jìn)的管理方法對(duì)照片檔案進(jìn)行管理。醫(yī)院照片檔案不僅能夠?qū)⑨t(yī)院的歷史、重大變化以及重要人物反映出來，還能夠作為教學(xué)材料、宣傳材料、憑證材料進(jìn)行教學(xué)、宣傳等，對(duì)醫(yī)院具有重要作用。例如：將醫(yī)院照片檔案進(jìn)行整理并編制出畫冊、史冊，能夠直接將醫(yī)院的文化進(jìn)行宣傳，以加深人們對(duì)醫(yī)院的印象。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)碼相機(jī)的廣泛使用，照片檔案中，逐漸出現(xiàn)大量的數(shù)碼照片，極大改變了照片檔案的載體。對(duì)此，醫(yī)院照片檔案應(yīng)采取怎樣的措施使傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片檔案能夠完整歸檔，對(duì)醫(yī)院照片檔案的管理具有重要意義。

一、醫(yī)院照片檔案管理的現(xiàn)狀與存在的不足

（一）沒有嚴(yán)格依據(jù)制度進(jìn)行照片檔案管理

當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員忽視照片檔案管理制度，沒有貫徹落實(shí)照片檔案管理的相關(guān)規(guī)范。醫(yī)院對(duì)于照片檔案歸檔以及管理均有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是檔案管理人員收集照片檔案時(shí)，沒有按照規(guī)章制度的要求進(jìn)行，相關(guān)部門不移交照片檔案，沒有及時(shí)處理，使得照片檔案出現(xiàn)缺失，破壞了照片檔案的完整性。

（二）缺乏檔案歸檔意識(shí)

檔案管理人員的檔案管理意識(shí)不足，照片檔案沒有及時(shí)歸檔。部分檔案管理人員容易忽視照片檔案工作，將重心放在相關(guān)文書檔案上，沒有認(rèn)識(shí)到照片檔案的重要性，容易忽視整理和收集照片。部分部門的管理人員傾向于本科室自己管理照片檔案，以便后期查閱利用。部分人認(rèn)為照片并非醫(yī)院拍攝，應(yīng)該由拍攝者自己保管。這些情況均是歸檔意識(shí)不足的表現(xiàn)，不利于照片檔案的管理。

（三）缺乏系統(tǒng)性照片檔案管理方法

摘要：高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是高校財(cái)務(wù)管理中非常重要的環(huán)節(jié)和內(nèi)容，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)W(xué)校的財(cái)務(wù)活動(dòng)狀況反映出來，做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理工作至關(guān)重要。為了全面提升高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量，就要求相關(guān)的工作人員要加強(qiáng)內(nèi)部制度的建設(shè)。本文就高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部制度建設(shè)進(jìn)行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；內(nèi)控制度

當(dāng)前，國家財(cái)務(wù)部門對(duì)高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門的號(hào)召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對(duì)象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。

一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制中的重要性

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算過程中產(chǎn)生和接收的會(huì)計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。

1.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)控過程中的重要性內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對(duì)賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會(huì)計(jì)檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。

2.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財(cái)務(wù)部門的號(hào)召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過程中，要對(duì)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會(huì)計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會(huì)背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）科室檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

在醫(yī)院管理中，檔案重保管輕利用，檔案的價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)，許多珍貴的檔案被束之高閣，大量的檔案材料體現(xiàn)不出利用價(jià)值，因此失去了管理的意義。而醫(yī)院只注重經(jīng)濟(jì)效益而忽視了職工的思想教育，未將檔案管理意識(shí)納入科室人員的考核要求，一些醫(yī)務(wù)人員缺乏主動(dòng)建檔意識(shí)，對(duì)存在的醫(yī)療安全隱患視而不見，或留有情面怕得罪人，使各科室人員檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。

（二）檔案管理信息化程度低，檔案管理手段落后

近年來，隨著我院計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)重新改造，信息化管理在我院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院檔案管理正向著以病人信息為中心的多媒體方向發(fā)展，在傳統(tǒng)檔案基礎(chǔ)上發(fā)展了電子病歷、X線膠片、病理切片、各種影像檢查圖文、計(jì)算機(jī)磁盤和數(shù)據(jù)等檔案資料，逐步實(shí)現(xiàn)院內(nèi)信息集成與整合，科室之間的醫(yī)療檔案信息共享，與外院間信息橫向聯(lián)系更加緊密，使檔案信息化管理正在受到越來越多的關(guān)注。但醫(yī)院檔案信息化管理工作停滯在較低的狀態(tài)，只用做簡單的數(shù)據(jù)和電子文件檔案儲(chǔ)存，管理手段落后，檔案整理和歸檔工作仍滯留在手工收集，導(dǎo)致工作量大，信息量小、不利于檔案的利用和開發(fā)，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案不規(guī)范

醫(yī)療設(shè)備檔案從科室申請(qǐng)、招標(biāo)采購、驗(yàn)收使用、維修保養(yǎng)、淘汰報(bào)廢等全部資料,可為醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行、維護(hù)大修、狀態(tài)檢修提供技術(shù)依據(jù),但在醫(yī)療設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)卻不叫檔案人員參加，向檔案室移交檔案資料不完整，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案留存不全。在醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)小故障，需要維修時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺合格證、中文使用說明書、設(shè)備檔案操作手冊及維修保養(yǎng)合同等。