商務(wù)合同管理全文(5篇)

摘要：合同管理系統(tǒng)協(xié)同平臺，是合同管理系統(tǒng)的功能延伸平臺，實現(xiàn)了合同履行協(xié)同商務(wù)全過程管理，物流在線跟蹤、協(xié)同業(yè)務(wù)短信提醒、合同文件協(xié)同交互管理等功能。本文從功能模塊設(shè)計、功能與作用等方面論述了合同全生命周期信息化協(xié)同商務(wù)平臺的構(gòu)建，通過對合同履行過程中信息化與協(xié)同管理，有效提高合同雙方商務(wù)協(xié)同工作效率和合同履約管理能力，為雙方合同管理人員的協(xié)同工作提供合規(guī)、便捷、高效的業(yè)務(wù)平臺。

關(guān)鍵詞：合同管理系統(tǒng)；協(xié)同商務(wù)平臺；信息化

隨著集采公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展和深化，近幾年來，公司信息化建設(shè)以信息服務(wù)為主導(dǎo)，先后實施了ERP、合同管理系統(tǒng)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將企業(yè)的管理融入應(yīng)用中，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升集采公司的管理和管控能力。本文結(jié)合集采公司合同管理工作的特點及部門業(yè)務(wù)的需求，初步建立了基于合同管理系統(tǒng)的協(xié)同商務(wù)平臺，主要包含發(fā)貨協(xié)同、到貨驗收協(xié)同、結(jié)算開票協(xié)同、付款協(xié)同、合同附件協(xié)同、物流跟蹤等合同協(xié)同商務(wù)基礎(chǔ)功能，主要對采購合同的貨物履行過程進(jìn)行透明化管控，加快簽約雙方文件協(xié)同速度，全程跟蹤物流信息，有效提高合同雙方商務(wù)協(xié)同工作效率和合同履約管理能力，為雙方合同管理人員的協(xié)同工作提供合規(guī)、便捷、高效的業(yè)務(wù)平臺。

1構(gòu)建合同協(xié)同商務(wù)平臺的必要性

集采公司的合同種類多樣，多為物資、服務(wù)、施工總包類的合同，合同數(shù)量多，付款方式及驗收要求各不相同，參與的合同主題多，在現(xiàn)有的管理模式下，集采公司與需求單位及供應(yīng)商的數(shù)據(jù)與信息交互缺乏有效的交互和共享，導(dǎo)致集采公司的合同管理不能有效地銜接、時效性查、工作效率不高等問題，集中體現(xiàn)在以下幾個方面。（1）進(jìn)度控制困難。由于合同數(shù)量多，參與部門與人員多，合同的進(jìn)度控制僅靠合同管理系統(tǒng)無法滿足集采公司合同管理的需求，相關(guān)人員想全面了解合同的執(zhí)行進(jìn)度存在一定的困難。（2）缺少動態(tài)響應(yīng)機(jī)制。缺少對合同履行、發(fā)貨驗收、開票結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點的有效控制，無法有效幫助集采公司掌控開票情況，不能及時回款及發(fā)票核銷。

2合同協(xié)同商務(wù)平臺的功能模塊的構(gòu)建

主要采用模塊化設(shè)計來實現(xiàn)各項功能，包括移動工作臺、合同信息管理、發(fā)貨/到貨/驗收協(xié)同、結(jié)算/開票/付款協(xié)同、系統(tǒng)管理及第三方服務(wù)平臺等一系列功能模塊：（1）系統(tǒng)管理。用戶的基本操作，包括用戶的系統(tǒng)登錄，身份驗證、密碼修改重置、權(quán)限控制等。其中平臺管理員通過后臺管理可實現(xiàn)用戶管理、界面定制等功能，確定權(quán)限域并對不同的角色分配相應(yīng)的權(quán)限，以保證平臺與數(shù)據(jù)的安全性、增強(qiáng)平臺的靈活性，供應(yīng)商可登錄協(xié)同平臺對本單位的基本信息進(jìn)行維護(hù)，確認(rèn)后提交審核，待系統(tǒng)管理員審核通過后，系統(tǒng)會通過短信通知用戶處理接口信息等功能。（2）移動工作臺。工作臺主要展示待處理的工作事項，是一個待辦業(yè)務(wù)匯總頁面，包括我發(fā)起的任務(wù)、待處理的任務(wù)，已處理的任務(wù)及消息查詢等。（3）合同信息管理。合同信息管理主要是包括合同信息查詢、合同文件協(xié)同及合同文件物流跟蹤。合同信息查詢：包括合同主信息、明細(xì)信息、附件、時間軸四個頁簽，合同主信息包括合同基本信息、簽約信息、累計收支情況三部分；合同明細(xì)信息包括合同明細(xì)主信息以及明細(xì)詳情；附件為合同對應(yīng)的附件；時間軸展示為合同全生命周期過程以及相關(guān)過程中業(yè)務(wù)處理單據(jù)。合同文本協(xié)同：為供應(yīng)商提供文件傳輸?shù)耐ǖ溃?yīng)商的合同承辦人在找到相應(yīng)合同信息后，可在系統(tǒng)允許附件上傳的前提下，選擇對應(yīng)的附件類型并上傳相關(guān)文件，該環(huán)節(jié)便于合同傳輸規(guī)范化，提高文件協(xié)同效果。合同文件物流跟蹤：在合同文件協(xié)同環(huán)節(jié)合同承辦人可人為判斷是否有對應(yīng)的紙質(zhì)文件，如有則可填寫紙質(zhì)文件相應(yīng)的物流信息，待對方收到以后可以進(jìn)行確認(rèn)文件收到，繼而完成合同文件協(xié)同的流程。（4）發(fā)貨/到貨/驗收協(xié)同發(fā)貨協(xié)同：包括可發(fā)貨的合同明細(xì)頁面、發(fā)貨信息錄入頁面；發(fā)貨是交易后合同履約的首要環(huán)節(jié)，供應(yīng)商可針對需要發(fā)貨的合同新建發(fā)貨單。到貨/驗收協(xié)同：包括可到貨/驗收的發(fā)貨單列表頁面、到貨信息錄入頁面/驗收信息錄入頁面；到貨/驗收協(xié)同是指供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨后，集采公司或者需求單位對發(fā)貨單的明細(xì)信息生成到貨驗收單的協(xié)作流程。（5）結(jié)算/開票/付款協(xié)同結(jié)算/開票協(xié)同：包括可結(jié)算的驗收單列表頁面、結(jié)算/開票信息錄入頁面；結(jié)算/開票協(xié)同通過供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算申請，由集采公司進(jìn)行結(jié)算確認(rèn)，并發(fā)送短信提醒對方開票，開票完成后維護(hù)發(fā)票信息，并確認(rèn)的協(xié)作流程。付款協(xié)同：包括付款信息錄入頁面；付款協(xié)同是發(fā)票協(xié)同的閉口環(huán)節(jié)，是針對合同履行不同節(jié)點下的對應(yīng)款項，進(jìn)行付款申請的協(xié)作流程，付款申請是付款的前提。供應(yīng)商通過合同信息搜索定位到相應(yīng)的合同信息，可發(fā)起合同付款的申請，待提交以后協(xié)同平臺會同步推送數(shù)據(jù)至合同管理系統(tǒng)，集采公司相關(guān)人員登錄合同管理系統(tǒng)后可在相應(yīng)的付款申請單上進(jìn)行更新，進(jìn)行集采公司的內(nèi)部付款審批流程。（6）第三方平臺。通過第三方短信平臺及物流平臺實現(xiàn)相應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的短信提醒功能，及相關(guān)物流信息追蹤功能。

摘要：合同是維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展穩(wěn)定的一項重要手段。基于國際貿(mào)易規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大的背景下，因跨國貿(mào)易的大量展開使得國際工程的數(shù)量有了明顯的增加。為了切實保證國際工程項目承包商的合法利益，便需要充分重視國際工程項目商務(wù)合同管理。本文通過深入分析國際工程項目商務(wù)合同管理存在的問題，并根據(jù)實際情況提出國際工程項目商務(wù)合同管理的策略，旨在為提升國際工程項目商務(wù)合同管理的水平提供可參考的資料。

關(guān)鍵詞：國際工程；商務(wù)合同；管理策略

基于合同的約束，方能將項目各方的資源、技術(shù)以及行為等諸多方面聯(lián)系到一起，并作為解決彼此爭端的依據(jù)與證據(jù)。基于國際工程項目所涉及之合同不僅類型多種多樣，且合同履行的期限與時間亦不同于普通的合同，故需切實將合同管理貫穿于國際工程項目的全過程，以此方能在保證工程項目的順利實施同時避免影響到承包商的根本利益。

1國際工程合同管理面臨的問題

1.1對國際工程合同管理意識淡薄

雖然，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得企業(yè)于國際工程項目中的參與度亦有了極大提升。但礙于部分企業(yè)并未能對合同的簽訂給予足夠重視，以致糾紛發(fā)生時亦無法找到反駁的依據(jù)。此點在承包方方面尤為凸顯[1]。因部分承包商認(rèn)為，合同僅是文字層面的東西，甚至于僅是一種形式而不具任何意義，而自身主要能確保工程最終的完工質(zhì)量良好即可。而基于此等心態(tài)，也便使得他們在簽訂合同時通常不會過多了解合同中的相關(guān)規(guī)定，加之對國外環(huán)境的陌生以及對所在國法律文件的不了解，故也容易陷入對方的圈套而引發(fā)利益問題。與此同時，部分承包商還因?qū)磺榈倪^于看重而僅是在口頭上做出了相關(guān)約定，但實際履行過程卻缺乏文字方面的說明，以致后續(xù)一旦發(fā)生問題便會導(dǎo)致雙方矛盾，并蒙受較大的經(jīng)濟(jì)損失。

1.2缺乏專業(yè)的合同管理素養(yǎng)

摘要目前，標(biāo)準(zhǔn)化合同已經(jīng)成為現(xiàn)代商法中契約定型化特征的具體表現(xiàn)之一，它是現(xiàn)代商事交易關(guān)系向簡捷化發(fā)展的必然要求。本文以海洋石油工程企業(yè)為背景，探究標(biāo)準(zhǔn)合同在企業(yè)合同管理中的基礎(chǔ)作用以及重要意義。

關(guān)鍵詞標(biāo)準(zhǔn)合同企業(yè)合同管理企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

一、合同文本的種類及標(biāo)準(zhǔn)合同的基本概念

《合同法》第十條規(guī)定，“當(dāng)事人訂立合同，有書面形式，口頭形式和其他形式”。在企業(yè)經(jīng)營活動中，只有書面合同，才能更好的保障交易安全和利益。再好的權(quán)利義務(wù)安排，如果不能形成書面合同，就會變成水中月、鏡中花。按照現(xiàn)有的法律法規(guī)及企業(yè)的合同實踐，合同書分為特定合同文本、示范合同文本和標(biāo)準(zhǔn)合同文本。特定合同文本是針對特定的業(yè)務(wù)一事一議而起草的文本，一般不進(jìn)行大量重復(fù)使用；而示范合同文本，一般是國家行政部門、行業(yè)協(xié)會、國際團(tuán)體或企業(yè)等的，可以反復(fù)使用，但是不需要強(qiáng)制使用的文本；與特定文本和示范文本不同，標(biāo)準(zhǔn)合同文本是合同制定單位以最大程度滿足己方利益為宗旨，針對某類業(yè)務(wù)，強(qiáng)制推行使用的文本。一部分觀點認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)合同也被稱為格式合同，合同對方?jīng)]有談判、修改的空間。例如航空公司的機(jī)票格式合同、保險公司的保險合同、銀行的開戶協(xié)議、供水/供電/供氣等單位提供的文本。本文中討論的標(biāo)準(zhǔn)文本與此有所不同，雖然由處于有利談判地位的企業(yè)制定和強(qiáng)制使用，但是合同雙方可以針對業(yè)務(wù)特點和價格等因素，對合同部分條款，有商務(wù)談判空間，合同雙方可以經(jīng)過商務(wù)博弈形成最終文本。標(biāo)準(zhǔn)合同，在石油、工程、化工、運(yùn)輸?shù)雀餍懈鳂I(yè)被廣泛使用。

二、標(biāo)準(zhǔn)合同在企業(yè)合同管理中的基礎(chǔ)作用

海洋石油工程企業(yè)屬于施工類企業(yè)，與業(yè)務(wù)單一企業(yè)不一樣的地方是它涉及到設(shè)計、采辦、建造、安裝等多個板塊業(yè)務(wù)類型合同。在海洋石油工程企業(yè)實行標(biāo)準(zhǔn)合同的推廣使用，規(guī)避因合同文本選擇不當(dāng)引起的合同風(fēng)險，提高合同管理部門審核效率，為業(yè)務(wù)操作提供指引，有利于降低企業(yè)管理成本，提高企業(yè)防范風(fēng)險的能力和維護(hù)企業(yè)自身的合法利益。同時它還有利于樹立良好的企業(yè)商業(yè)形象，從而為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。標(biāo)準(zhǔn)合同在企業(yè)合同管理中的基礎(chǔ)作用具體表現(xiàn)為：1.標(biāo)準(zhǔn)合同是經(jīng)過實際業(yè)務(wù)較長時間的反復(fù)運(yùn)用而總結(jié)出來的，能夠科學(xué)地反映特定業(yè)務(wù)的基本需求和對標(biāo)準(zhǔn)合同制定方關(guān)注的合同風(fēng)險點進(jìn)行全面保護(hù)。標(biāo)準(zhǔn)合同具有使用廣泛性，在某類型業(yè)務(wù)中適用，其適用面大，適用頻率高，適用時間長，適用相對方較廣。同時，標(biāo)準(zhǔn)合同規(guī)范了合同內(nèi)容，節(jié)約了談判時間，降低了交易成本，提高了合同交易效率。2.在企業(yè)推廣標(biāo)準(zhǔn)合同，掌握標(biāo)準(zhǔn)合同制定的主動權(quán)，在出現(xiàn)合同糾紛時，可以通過完善的合同條款有效地防范與化解經(jīng)營上的風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。3.標(biāo)準(zhǔn)合同有利于提高企業(yè)內(nèi)部員工的工作效率。企業(yè)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)合同相關(guān)工作，為合同人員的工作起到指導(dǎo)作用，從而提高效率。4.標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理，有助于企業(yè)形象的提升。企業(yè)采用標(biāo)準(zhǔn)化合同有助于讓合作伙伴感受到企業(yè)合同管理的規(guī)范與秩序，也能夠讓其感受到企業(yè)員工的效率，從而幫助企業(yè)建立良好的商業(yè)信譽(yù)，提升企業(yè)形象。總的來看，在企業(yè)建立起標(biāo)準(zhǔn)化的合同體系是企業(yè)解決合同管理相關(guān)問題的重要舉措。

三、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同管理存在的問題

1石油企業(yè)采辦合同的含義及特點

采辦合同注重效率，節(jié)約成本采辦合同可以選擇多種不同的采辦方式達(dá)成，采辦合同要在確保采辦質(zhì)量的同時，努力降低采辦成本。采取競價的方式獲得較低的采辦價格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物。也可以應(yīng)用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質(zhì)量，控制采辦成本。制定嚴(yán)密的合同條款，改進(jìn)貨物的采辦、運(yùn)輸、收發(fā)、保管等方面的工作，減少各個環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采辦費(fèi)用，減少合同執(zhí)行成本。

2石油企業(yè)采辦合同管理中存在的問題

采辦合同的管理涉及:合同的起草、審查、談判、會簽、批準(zhǔn)、簽署、履行、編號、備案、統(tǒng)計、歸檔等全過程及相關(guān)的供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理等。我們把該過程分為采辦合同簽訂前、簽訂過程中及簽訂之后三個階段來探討。在這三個階段中存在著諸多問題:

2.1采辦合同簽訂前的階段

對合同相對方資質(zhì)的審查不嚴(yán)格，存在相對方根本沒有從事該項業(yè)務(wù)的資質(zhì)，或者資質(zhì)等級不符合要求;合同文本起草未征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，技術(shù)條款缺失或者不完善;合同條款的設(shè)置不完整等。

2.2采辦合同簽訂階段

自上世紀(jì)70年代以來公司通過自身的不斷發(fā)展，海外出口業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)張，產(chǎn)品現(xiàn)已出口30多個國家和地區(qū)。出口產(chǎn)品幾乎所有軌道車輛產(chǎn)品。作為對項目支持的重要部分，公司對每個項目都配備了相應(yīng)的合同管理團(tuán)隊。這些團(tuán)隊的建立，為做好現(xiàn)有項目和市場、以及不斷拓展海外的業(yè)務(wù)都發(fā)揮著重要的作用。作為公司海外業(yè)務(wù)團(tuán)隊中的一員，我已經(jīng)從事海外業(yè)務(wù)工作6年并先后參與過多個項目投標(biāo)、項目執(zhí)行等工作。本文擬就如何做好海外項目合同管理的工作，發(fā)揮海外項目合同管理的職能與作用，目前海外項目合同管理上存在的問題以及改進(jìn)的建議，談?wù)剛€人的看法。

一、如何做好海外項目合同管理工作

海外項目合同管理團(tuán)隊是公司直接面對業(yè)主的第一陣營，其職能和作用發(fā)揮的好壞，直接影響著公司的信譽(yù)和市場。做好合同的管理工作，也為公司項目的順利執(zhí)行提供有力的支持和保障。如何做好海外項目的合同管理工作，發(fā)揮其職能與作用，本人認(rèn)為重點要做好以下幾個方面的工作。

1.做好合同分解、風(fēng)險識別工作。

合同分解、風(fēng)險識別是合同管理主要的工作之一。合同管理要站在一定的高度上從項目的整體計劃等方面進(jìn)行理解。只有這樣才不會忽視項目的整體進(jìn)展和最終目標(biāo)。然后要根據(jù)所生產(chǎn)的合同分解文件逐一識別每項工作的潛在風(fēng)險。每項工作的風(fēng)險都包括技術(shù)上的風(fēng)險以及商務(wù)上的風(fēng)險。技術(shù)和商務(wù)不是獨立的而是相互影響相互依賴的。因此，合同風(fēng)險識別的工作應(yīng)該由合同管理團(tuán)隊的組織下各相關(guān)團(tuán)隊共同協(xié)作完成。

2.做好日常監(jiān)控、關(guān)鍵里程碑控制的工作。

項目執(zhí)行是整個項目的核心部分。對于項目監(jiān)控。第一個是日常監(jiān)控工作要求在發(fā)現(xiàn)某一項工作發(fā)生偏離時，應(yīng)及時主動的和相應(yīng)專業(yè)團(tuán)隊溝通對偏離工作進(jìn)行糾正。第二個是關(guān)鍵里程碑控制，關(guān)鍵里程碑的運(yùn)用已經(jīng)成為了一種趨勢。越來越多的用戶在要求投標(biāo)者必須根據(jù)里程碑的節(jié)點來安排執(zhí)行項目計劃。所以必須要做好對關(guān)鍵里程碑的管控，如果發(fā)現(xiàn)工作無法按照里程碑時間要求按時完成，那么將立即作為緊急情況匯報給項目管理層面，作為緊急任務(wù)立即解決。